Thư viện thông minh là gì? Giải pháp quản lý thư viện thông minh

Cập nhật lần cuối vào Tháng 5 17th, 2025 at 11:33 sáng

Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, khái niệm “thư viện thông minh” đang dần trở nên quen thuộc và nhận được nhiều sự quan tâm từ các tổ chức giáo dục trên toàn thế giới. Vậy thư viện thông minh là gì? Giải pháp nào hiện nay đang áp dụng tại Việt Nam? Hãy cùng PHX Smart School giải đáp những thắc mắc trên trong bài viết này

1. Thư viện thông minh là gì?

Thư viện thông minh là mô hình thư viện tích hợp công nghệ số tiên tiến (như IoT, AI, dữ liệu lớn…) vào hạ tầng, quy trình vận hành và hệ thống quản lý, nhằm tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và hiệu quả vận hành. Thư viện không chỉ cung cấp không gian đọc và tra cứu hiện đại, mà còn ứng dụng phân tích dữ liệu và tự động hóa để cá nhân hóa dịch vụ, đồng thời chú trọng phát triển kỹ năng số cho người dùng và năng lực công nghệ cho thủ thư, hướng đến mô hình học tập linh hoạt, chủ động và bền vững.

Các yếu tố chính trong mô hình thư viện thông minh bao gồm:

• Công nghệ thông minh: Nền tảng vận hành tự động và kết nối mọi hoạt động thư viện qua các hệ thống số hóa hiện đại, giúp tăng hiệu suất và mở rộng khả năng phục vụ không giới hạn bởi không gian và thời gian.
• Dịch vụ thông minh: Cách thức thư viện tái cấu trúc trải nghiệm người dùng để trở nên cá nhân hóa, linh hoạt và có thể tiếp cận mọi lúc, mọi nơi, thông qua sự hỗ trợ của công nghệ.
• Người dùng và nhân lực thông minh: Sự chuyển đổi từ thụ động sang chủ động trong tiếp cận tri thức và vận hành thư viện, đòi hỏi kỹ năng số cao và tư duy thích ứng liên tục với đổi mới công nghệ.

Mô hình thư viện thông minh được hoàn thiện đầu tiên tại Việt Nam là dự án “Không gian chia sẻ S.hub” của Thư viện Quốc gia Việt Nam, được mở chính thức vào 2016. Sau 8 năm đi vào sử dụng, khái niệm thư viện thông minh giờ đây đã trở nên phổ biến đến nhiều cơ sở giáo dục, bao gồm cả hai hệ: phổ thông và đại học.

Một khái niệm quan trọng thường đi kèm trong các mô hình thư viện hiện đại là thư viện số. Về cơ bản, thư viện thông minh được xem là bước phát triển tiếp theo dựa trên nền tảng của thư viện số. Trong khi thư viện số chủ yếu tập trung cung cấp các nghiệp vụ thư viện qua môi trường trực tuyến, thì thư viện thông minh mở rộng phạm vi hoạt động, tích hợp cả không gian vật lý với các công nghệ tiên tiến như AI, IoT, đồng thời duy trì nền tảng truy cập trực tuyến vốn có của thư viện số.

Tìm hiểu thêm: 07 giai đoạn xây dựng thư viện thông minh đạt chuẩn tại Việt Nam

2. Lợi ích của mô hình thư viện thông minh

Lợi ích của thư viện thông minh đã được chứng minh trong thực tế các dự án trường học.

2.1. Cơ sở giáo dục được lợi gì?

Việc triển khai thư viện thông minh sẽ giúp các cơ sở giáo dục: 

• Số hóa thư viện: Công tác quản lý thư viện thông minh cần được thực hiện trên các phần mềm điện tử. Điều này tạo điều kiện đồng bộ hóa thư viện, chia sẻ dữ liệu, đẩy nhanh tốc độ xử lý yêu cầu.
• Tối ưu hóa quy trình vận hành: Với sự hỗ trợ của các ki-ốt tự phục vụ và máy trả sách tự động, người dùng có thể tự mượn và trả tài liệu mà không cần sự can thiệp của nhân viên thư viện. Điều này có được là nhờ công nghệ RFID, cho phép theo dõi, quản lý tài liệu và kiểm kê tài sản thông qua sóng vô tuyến.

• Theo dõi và quản lý từ xa: Các thiết bị IoT (Internet of Things) với cảm biến, có thể cập nhật hoàn toàn tự động thông tin về tài liệu, tình trạng, không gian thư viện, và các thiết bị khác. Hệ thống camera giám sát cũng cho phép ban quản lý có thể theo dõi các hoạt động theo thời gian thực trong thư viện.

• Quản lý kho tài liệu: Các tài liệu học tập, nghiên cứu có thể được số hóa thông qua các máy Scan (Scanner), thay vì phải nhập liệu thủ công hoặc chụp ảnh như trước. Các dữ liệu sẽ liên tục được bổ xung và lưu trữ trên hệ thống đấm mây, giúp quy trình cập nhật và phân loại tài liệu được tự động hóa bằng AI hay máy phân loại tự động.

Hiểu một cách đơn giản hơn: Hệ thống thư viện thông minh sẽ gần như thay thế toàn bộ các quy trình vận hành truyền thống khác, yêu cầu lượng lớn nhân sự thực hiện. Với mô hình này, tất cả các hoạt động sẽ được kiểm soát thông qua thủ thư trưởng, dưới sự hỗ trợ bởi hệ thống quản lý tự động và AI, đảm bảo thư viện luôn có được sự trật tự, an ninh, giữ gìn tài liệu trong thư viện.

Các cơ sở giáo dục, đặc biệt là các trường học triển khai theo mô hình trường học thông minh sẽ là đối tượng hưởng lợi nhiều nhất khi sở hữu mô hình thư viện đổi mới này. Bằng việc liên kết cơ sở dữ liệu của thư viện với hệ thống quản lý trường học, các thầy cô có thể ngay lập tức truy cập vào các kho tàng dữ liệu, bài giảng được lưu trữ, giúp nâng cao chất lượng giáo dục của nhà trường.

2.2. Người dùng được lợi gì?

Không chỉ cơ sở giáo dục mà người dùng thư viện, là các bạn học sinh/sinh viên, cũng được hưởng lợi từ mô hình này. 

• Không gian học tập lý tưởng: Đa dạng các không gian chức năng từ phòng học nhóm, cá nhân cho đến các không gian mở. Được trang bị đầy đủ thiết bị như máy tính, màn hình tương tác, thiết bị VR/AR,…cho phép người học truy cập tài liệu số, tham gia các buổi học trực tuyến và thực hành các kỹ năng công nghệ mới.
• Chủ động thực hiện mượn/trả: Học sinh chủ động thực hiện mượn/trả tài liệu thông qua máy mượn/trả tự động mà không cần đến sự tham gia của nhân viên thư viện. 
• Tìm kiếm tài liệu 24/7: Việc sử dụng tài liệu trên nền tảng số cho phép người dùng có thể tìm kiếm và truy cập từ mọi lúc mọi nơi mà không phải đến trực tiếp khu vực thư viện. 
• Kho tài liệu không giới hạn: Cho phép lưu trữ đa dạng các định dạng tài liệu từ eBook, tài liệu số cho đến video và âm thanh. Người học cũng có thể truy cập các nguồn tài liệu bên ngoài với dịch vụ liên thư viện, giúp kết nối và chia sẻ tài nguyên giữa các thư viện.

3. Các giải pháp có trong thư viện thông minh

Sau quá trình tìm hiểu và trải nghiệm một số mô hình thư viện tiêu biểu hiện nay, các chuyên gia giáo dục từ PHX Smart School đã nhận định rằng mô hình thư viện thông minh được cấu thành từ 4 giải pháp chính.

3.1. Phần mềm quản lý thư viện

Phần mềm quản lý thư viện đóng vai trò là giải pháp quan trọng nhất trong mô hình thư viện thông minh. Đây là phần mềm được đơn vị sử dụng để quản lý, theo dõi toàn bộ các dữ liệu thu thập, hoạt động diễn ra liên quan đến thư viện.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý thư viện:

• Quản lý tài sản vật lý/số của thư viện
• Quản lý an ninh thư viện
• Quản lý mượn/trả tài liệu
• Quản lý dữ liệu người dùng

Thông qua các tính năng này, phần mềm đã số hóa được hầu hết các công việc cần được thực hiện bởi thủ thư trước đây, nhưng vẫn đảm bảo về hiệu suất xử lý. 

3.2. Hệ thống thiết bị an ninh

Hệ thống thiết bị an ninh giữ nhiệm vụ đảm bảo trật tự an ninh, sự an toàn trong khuôn viên nhà trường. Trong đó, hệ thống này được tích hợp các thiết bị như:

• Cổng Thông Minh: Loại cổng được trang bị hệ thống camera AI với khả năng quét sinh trắc khuôn mặt để xác thực người ra vào thư viện. Cùng với đó là dữ liệu về thời điểm ra vào và thông tin người dùng sẽ được lưu lại giúp thủ thư dễ dàng theo dõi lịch sử.

• Công nghệ RFID: Đây là công nghệ định vị đồ vật dựa trên sóng vô tuyến. Trong đó, đầu phát sẽ là các thẻ RFID được gắn trên các tài sản thư viện (đồ vật, tài liệu,…) và đầu thu sẽ được tích hợp trên cổng thư viện hoặc phần mềm quản lý. Qua đó cho phép nhân viên quản lý quá trình giám sát tài sản từ xa một cách hiệu quả.

3.3. Hệ thống thiết bị tự động hóa

Hệ thống thiết bị tự động hóa được ra đời với mục đích thay thế các quy trình thủ công trước đây, chủ yếu là các công việc thường nhật, cụ thể là:

• Máy mượn trả tự phục vụ: là một loại máy cho phép người dùng tự thực hiện các giao dịch mượn và trả sách mà không cần sự trợ giúp từ nhân viên thư viện. Một số dòng máy mượn trả tự động phổ biến trên thị trường như Selfcheck hybrid 1000, Bibliotheca.

• Hệ thống phân loại sách tự động: là một hệ thống băng chuyền được thiết kế để tự động hóa quá trình phân loại và sắp xếp sách về các phân khu sau khi chúng được trả lại. Cấu trúc của một hệ thống phân loại sách tự động bao gồm:
  • Hệ thống máy quét đầu sách
  • Dữ liệu đầu sách
  • Băng chuyền vận chuyển
  • Khay đựng/khu vực lưu trữ

• Số Hóa Tài Liệu Thư Viện: Thông qua một số dòng máy scan hiện đại, thư viện có thể số hóa các tài liệu vật lý thành các định dạng điện tử khác nhau như PDF, EPUB, MOBI,…

3.4. Các không gian thư viện

Thư viện thông minh cung cấp nhiều các không gian khác nhau phục vụ cho đa dạng các mục đích học tập, trải nghiệm thư viện:

• • Không gian học tập cá nhân: Được trang bị máy tính và kết nối internet tốc độ cao. Các khu vực này tạo ra môi trường yên tĩnh, tập trung, và riêng tư, phù hợp cho việc tự học hoặc nghiên cứu cá nhân.
  • Không gian học tập nhóm: được thiết kế linh hoạt, với bàn ghế di động, bảng viết, và các thiết bị trình chiếu. Không gian này cho phép học sinh và sinh viên thảo luận, làm việc nhóm và thuyết trình trong môi trường giả định, gần với thực tế.
  • Không gian mô phỏng: Hỗ trợ học tập qua thực hành với các thiết bị mô phỏng thực tế ảo (VR) và thực tế ảo tăng cường (AR). 

• • Không gian thư giãn: Các không nghỉ ngơi với ghế lười và sofa cho phép học sinh có thể nghỉ trưa hoặc thư giãn sau những giờ học căng thẳng.

4. Phần Mềm Quản Lý Thư Viện Thông Minh PHX Smart School Giải Quyết Được Vấn Đề Gì? 

Thấu hiểu rất rõ những nút thắt trong công tác thư viện, đội ngũ nghiên cứu của PHX Smart School đã dựa vào đó để hoàn thiện và đưa vào triển khai thành công phần mềm quản lý thư viện thông minh. Với phần mềm này, nó giúp bộ phận thư viện giải quyết triệt để các vấn đề như:

• Hạn chế về không gian lưu trữ: Tối ưu hóa không gian lưu trữ kho tài liệu thông qua công nghệ điện toán đám mây với ưu điểm tiết kiệm không gian lưu trữ hơn so với sách vật lý, và khả năng mở rộng không gian nhanh chóng.

• Theo dõi tình trạng sách: Việc ghi chép thông tin tình trạng sách bị hạn chế lớn về mặt giấy tờ. Ngược lại với phần mềm của PHX, thủ thư có thể theo dõi tình trạng sách (nguyên bản, hỏng hóc, có sẵn, đang mượn) ngay trên giao diện phần mềm với trải nghiệm thân thiện, tiện lợi hơn.

•  Quá trình mượn – trả kém hiệu quả: Thời gian xử lý mượn/trả sách truyền thống tốn không ít thời gian thực hiện của thủ thư. Chính vì vậy, phần mềm này cho phép người dùng có thể đăng ký mượn/trả, tìm kiếm vị trí sách ngay trên ứng dụng điện thoại.

• Khó khăn trong công tác quản lý: Vấn đề đồng bộ và nhập/xuất dữ liệu luôn là thách thức lớn trong vận hành thư viện khi các phần mềm truyền thống thường được cài đặt mặc định trong máy chủ nhà trường. Thấu hiểu điều này, phần mềm quản lý của PHX được tích hợp dưới dạng module cho phép tích hợp linh hoạt với hệ thống quản lý nhà trường. Các dữ liệu thư viện cũng được liên kết trực tiếp với cơ sở dữ liệu hệ thống theo thời gian thực. 

Đây là một module thành phần trong hệ thống quản lý trường học toàn diện của PHX Smart School. Với thế mạnh trong việc triển khai các dự án tổng thể cho trường học thông minh, phần mềm thư viện mà PHX phát triển được đồng bộ hóa mạnh mẽ với hệ thống trung tâm, cho phép việc phân quyền truy cập dễ dàng để các phòng ban quản lý, chia sẻ thông tin giữa thư viện và các bộ phận khác cũng như tiến hành lập báo cáo phân tích nhanh chóng, tiện lợi.

5. Tạm Kết

Thư viện thông minh đại diện cho một bước đột phá trong việc quản lý và sử dụng tài liệu, cung cấp giải pháp tối ưu cho các cơ sở giáo dục. Với các tính năng hiện đại như tự động hóa quy trình mượn trả, mô hình này giúp nâng cao người dùng cũng như vận hành một cách thông minh hơn trong công tác thư viện.

Với mục tiêu triển khai các dự án thư viện thông minh, đội ngũ PHX Smart School cam kết luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng đơn vị trong suốt quá trình triển khai dự án. Lấy người dùng làm trung tâm, chúng tôi luôn không ngừng phát triển các giải pháp tiên tiến, giúp chất lượng đào tạo và hiệu quả vận hành của đơn vị ngày một được nâng cao. 

Nếu các thầy cô và nhà trường đang có nhu cầu triển khai phần mềm quản lý thư viện thông minh, hãy liên hệ ngay với PHX Smart School tại:

CTCP Dịch Vụ Và Giải Pháp Công Nghệ Giáo Dục PHX Smart School

• SĐT: (+84)392-601-425
• Email: khachhang@phx-smartschool.com
• Fanpage: PHX Smart School