Thư viện số là gì? Điểm khác biệt so với thư viện truyền thống

Cập nhật lần cuối vào Tháng 5 15th, 2025 at 04:49 chiều

Trong bối cảnh chuyển đổi số giáo dục đang được đẩy mạnh, các mô hình thư viện hiện đại ngày càng thu hút sự quan tâm từ các trường học và trường đại học trên cả nước. Trong số đó, thư viện số và thư viện thông minh là hai khái niệm dễ bị nhầm lẫn. Vậy thư viện số thực chất là gì? Hãy cùng PHX Smart School tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Thư viện số là gì?

Hiện nay, khái niệm “thư viện số là gì?” đang được hiểu theo nhiều cách khác nhau, tùy vào góc nhìn và vai trò của người đánh giá. Chính điều này phần nào gây ra sự lúng túng cho đội ngũ cán bộ nhà trường khi tiếp cận và tìm hiểu mô hình thư viện số.

Trong bối cảnh đó, Khoản 2 Điều 3 của Luật Thư viện năm 2019 được xem là định nghĩa mang tính chính thống, rõ ràng và sát với thực tiễn triển khai. Cụ thể, theo quy định:

Thư viện số là thư viện hoặc bộ phận của thư viện có tài nguyên thông tin được xử lý, lưu giữ dưới dạng số mà người sử dụng thư viện truy cập, khai thác thông qua thiết bị điện tử và không gian mạng.

Với một mô hình thư viện số điển hình, thông thường sẽ bao gồm 4 đặc điểm chính:

• Kho tài nguyên số: Kho tài nguyên thư viện bao gồm tài nguyên số nguyên sinh (được tạo ra dưới dạng số ngay từ đầu) và tài nguyên được số hóa (chuyển đổi từ dạng vật lý sang dạng số). 
• Hệ thống lưu trữ đám mây: Hệ thống đảm nhận việc lưu trữ kho tài nguyên số.
• Phần mềm quản lý thư viện: Nền tảng điều phối toàn bộ hoạt động của thư viện số bao gồm tổ chức và lưu trữ tài nguyên số, quản lý quyền truy cập, quản lý mượn trả, hỗ trợ tìm kiếm/gợi ý tài liệu,…
• Tính năng tìm kiếm nâng cao: Phần mềm tích hợp công cụ tìm kiếm theo chủ đề, thể loại, đầu sách một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Trong thực tiễn, thư viện số có thể vận hành độc lập như một thư viện truyền thống hoặc đóng vai trò là một bộ phận tích hợp trong hệ thống thư viện hiện có. Tuy nhiên, điều kiện cốt lõi cần được đảm bảo là toàn bộ tài liệu phải được lưu trữ và truy cập dưới dạng số hóa. Các nguồn tài liệu trong thư viện số rất phong phú, đa dạng cả về nội dung lẫn định dạng lưu trữ, bao gồm: sách, báo chí, tài liệu âm thanh, video, bài giảng điện tử,…

2. So sánh thư viện số với thư viện truyền thống

Dưới đây là bảng so sánh khái quát sự khác biệt đặc trưng giữa 2 mô hình thư viện số và thư viện truyền thống.

Tiêu chí	Thư viện số	Thư viện truyền thống
Định nghĩa	Hệ thống lưu trữ, truy cập và phân phối tài nguyên số qua thiết bị điện tử và internet.	Nơi lưu trữ tài liệu in ấn, phục vụ mượn/trả và đọc tại chỗ trong không gian vật lý.
Cách tiếp cận	Truy cập từ xa mọi lúc, mọi nơi, thông qua internet và thiết bị thông minh.	Phải đến trực tiếp, giới hạn theo giờ mở cửa và vị trí địa lý.
Nguồn tài liệu	Kết hợp tài liệu in và tài nguyên số như eBook, video, tạp chí điện tử, cơ sở dữ liệu.	Chủ yếu là sách giấy, báo, tạp chí in ấn.
Khả năng cập nhật tài liệu	Có thể bổ sung, chỉnh sửa tài liệu tức thời trên hệ thống.	Cập nhật chậm, phụ thuộc vào sách in mới.
Cách tìm kiếm tài liệu	Tìm kiếm thông minh, đa tiêu chí, hỗ trợ từ khóa, chủ đề, tác giả, thời gian,…	Tìm kiếm thủ công.
Khả năng bảo quản tài liệu	Dễ bị hư hỏng do môi trường, thời gian và thao tác sử dụng.	Dữ liệu số hóa bền vững, không phai mờ, ít chịu ảnh hưởng bởi thời tiết hoặc thời gian.
Không gian lưu trữ	Không gian số không giới hạn, có thể mở rộng linh hoạt trên hệ thống lưu trữ dữ liệu.	Bị giới hạn bởi diện tích thực tế của thư viện.
Khả năng đáp ứng nhu cầu người đọc	Không giới hạn số lượng người dùng cùng lúc; không xảy ra tình trạng thiếu tài liệu.	Bị giới hạn bởi số lượng bản in, không gian chỗ ngồi và thời gian phục vụ.

Định nghĩa và khái niệm

Thư viện truyền thống là mô hình quen thuộc từ lâu đời, nơi người dùng tìm đến để đọc, mượn hoặc nghiên cứu tài liệu in ấn trong một không gian cố định. Trong khi đó, thư viện số sử dụng tài nguyên thông tin được số hóa và tổ chức trong môi trường trực tuyến. Người dùng có thể truy cập và khai thác tri thức chỉ với một thiết bị kết nối internet, bất kể thời gian hay vị trí.

Cách tiếp cận

Với thư viện truyền thống, người đọc cần có mặt tại thư viện vào khung giờ quy định, điều này gây hạn chế trong bối cảnh học tập và làm việc linh hoạt hiện nay. Ngược lại, thư viện số mang đến khả năng truy cập 24/7, giúp người học dễ dàng tìm kiếm, đọc và lưu tài liệu mọi lúc, mọi nơi.

Nguồn tài liệu

Trong khi thư viện truyền thống chủ yếu phục vụ sách giấy, báo in và tài liệu nghe nhìn ở dạng vật lý, thì thư viện số mở rộng phạm vi tài nguyên bằng cách tích hợp nhiều định dạng như eBook, video, âm thanh, tài liệu học thuật trực tuyến và cơ sở dữ liệu chuyên sâu. Điều này giúp thư viện số đáp ứng linh hoạt nhu cầu học tập đa phương tiện ngày nay.

Khả năng cập nhật tài liệu

Một trong những điểm yếu lớn của thư viện truyền thống là tốc độ cập nhật chậm, việc bổ sung tài liệu mới phụ thuộc vào quá trình in ấn và mua sắm kéo dài. Ngược lại, thư viện số cho phép cập nhật gần như tức thì, giúp giáo viên hoặc người quản lý dễ dàng bổ sung, chỉnh sửa nội dung chỉ trong vài thao tác, đảm bảo tính thời sự và chính xác của học liệu.

Cách tìm kiếm tài liệu

Việc tra cứu tài liệu trong thư viện truyền thống đòi hỏi người dùng phải quen với hệ thống mục lục và quy tắc tra cứu. Trong khi đó, thư viện số sử dụng công cụ tìm kiếm thông minh, cho phép truy vấn đa tiêu chí như tác giả, từ khóa, thời gian xuất bản… giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm và tăng hiệu quả tra cứu.

Khả năng bảo quản tài liệu

Tài liệu in ấn dễ hư hỏng do độ ẩm, ánh sáng, thao tác người dùng, hoặc thời gian dài sử dụng. Trái lại, tài nguyên số có thể được lưu trữ bền vững, sao lưu nhiều bản, tránh mất mát dữ liệu, đồng thời duy trì chất lượng nội dung qua năm tháng nhờ các công nghệ xử lý hình ảnh và quản lý dữ liệu.

Không gian lưu trữ

Thư viện truyền thống phải đối mặt với giới hạn không gian: quá nhiều sách sẽ làm quá tải kho lưu trữ. Trong khi đó, thư viện số không bị ràng buộc bởi không gian vật lý – tài liệu có thể được lưu trữ trên đám mây hoặc máy chủ, dễ dàng mở rộng khi nhu cầu tăng mà không ảnh hưởng đến cấu trúc hạ tầng.

Khả năng đáp ứng nhu cầu người đọc

Khi nhiều người dùng muốn đọc cùng một tài liệu trong thư viện truyền thống, tình trạng thiếu bản in, chờ đợi hoặc hết chỗ ngồi thường xảy ra. Ngược lại, thư viện số loại bỏ hoàn toàn hạn chế này khi mọi người đều có thể truy cập vào cùng một tài liệu số cùng lúc, không giới hạn số lượng bản sao hay thời điểm sử dụng.

Thư viện số và thư viện truyền thống đều có chung mục tiêu là cung cấp tri thức cho người dùng, tuy nhiên chúng khác nhau về hình thức hoạt động và phương thức tiếp cận thông tin. Thư viện số nổi bật với khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi cùng nguồn tài nguyên số hóa đa dạng, trong khi thư viện truyền thống vẫn giữ vai trò thiết yếu với không gian đọc trực tiếp và trải nghiệm sách in chân thực.

Song, thư viện thông minh được xem là bước phát triển cao hơn so với thư viện số, khi tích hợp thêm các công nghệ hiện đại như Internet vạn vật (IoT) để tự động hóa, AI nhằm cá nhân hóa trải nghiệm người đọc. Tuy nhiên, việc áp dụng những công nghệ này trong thư viện đòi hỏi chi phí đầu tư lớn và có thể gây lãng phí nếu không được khai thác trên quy mô toàn trường. Lúc này, thư viện số được đánh giá là lựa chọn phù hợp hơn khi vừa đáp ứng nhu cầu của người đọc, vừa giúp nhà trường từng bước chuyển đổi số mô hình vận hành.

3. Vai trò của thư viện số trong giáo dục hiện đại

3.1. Các lợi ích mà thư viện số mang lại

Thư viện số được xem là một giải pháp giáo dục hiệu quả, mang lại nhiều giá trị tích cực rõ rệt sau khi được triển khai trong thực tiễn, cụ thể gồm có các lợi ích sau:

• Truy cập linh hoạt mọi lúc, mọi nơi: Đây là lợi ích cốt lõi, giúp người dùng, đặc biệt là học sinh – sinh viên và giáo viên, dễ dàng tiếp cận tài liệu mà không bị giới hạn bởi không gian hay thời gian, từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
• Tối ưu hóa chi phí vận hành: Thư viện giúp tiết kiệm chi phí mua sách, chi phí lưu trữ vật lý, chi phí nhân sự vận hành… Trong dài hạn, đây là mô hình kinh tế hơn rất nhiều so với thư viện truyền thống.
• Khả năng cập nhật và bổ sung tài liệu nhanh chóng: Giáo viên, quản trị viên có thể bổ sung học liệu chỉ trong vài phút, giúp hệ thống học tập luôn theo kịp kiến thức mới, đặc biệt là trong các chủ đề như công nghệ, khoa học,…
• Đa dạng hóa định dạng tài nguyên: Hỗ trợ nhiều loại tài liệu như video bài giảng, âm thanh, hình ảnh, tài liệu tương tác,… từ đó đáp ứng đa dạng phong cách học tập.
• Hệ thống tìm kiếm và quản lý dữ liệu hiệu quả: Thông qua công cụ tìm kiếm thông minh, thư viện cho phép người dùng truy xuất tài liệu theo từ khóa, chủ đề, tác giả, thời gian… nhanh chóng và chính xác, giúp nâng cao trải nghiệm học tập.

• Bảo quản tài liệu bền vững và an toàn hơn:  Tài nguyên số không chịu tác động của thời gian như sách giấy, dễ sao lưu và phục hồi, tránh mất mát do thiên tai, hư hỏng vật lý hoặc hao mòn tự nhiên.

Thư viện số mang lại những lợi ích vượt trội, đặc biệt về khả năng truy cập linh hoạt, tiết kiệm chi phí, đa dạng hóa học liệu và nâng cao hiệu quả tìm kiếm – những yếu tố cốt lõi giúp hiện đại hóa hoạt động thư viện trong bối cảnh chuyển đổi số giáo dục. Không chỉ góp phần tối ưu vận hành, mô hình thư viện này còn mở rộng cơ hội tiếp cận tri thức một cách công bằng, bền vững, mở ra cơ hội học tập đến tất cả mọi người. 

3.2. Vai trò của thư viện số

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, thư viện số giữ vai trò then chốt trong việc mở rộng cơ hội tiếp cận tri thức cho người học. Nhờ số hóa tài liệu, người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi thông qua các thiết bị kết nối internet, vượt qua giới hạn không gian và thời gian vốn có của thư viện truyền thống. Điều này tạo điều kiện thuận lợi để học sinh, sinh viên chủ động học tập và nghiên cứu, phù hợp với xu hướng giáo dục cá nhân hóa ngày nay.

Bên cạnh đó, mô hình này góp phần nâng cao hiệu quả lưu trữ và bảo quản tài liệu, hạn chế tối đa rủi ro hư hỏng, mất mát như với tài liệu in. Tài nguyên số có thể được cập nhật liên tục, đảm bảo người dùng luôn được tiếp cận với thông tin mới, chính xác và kịp thời. Việc số hóa còn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn các giá trị tri thức và thúc đẩy sự công bằng trong tiếp cận thông tin, đặc biệt với người học ở vùng sâu, vùng xa.

Trước yêu cầu đổi mới giáo dục theo hướng mở, linh hoạt và cá nhân hóa, phát triển thư viện số không chỉ là xu thế tất yếu mà còn là yếu tố quyết định nhằm nâng cao chất lượng và tính bền vững của hệ thống giáo dục hiện đại.

Tìm hiểu thêm: Top 05 phần mềm thư viện số phổ biến nhất Việt Nam 2025

4. Quá trình phát triển thư viện số tại Việt Nam

4.1. Giai đoạn đầu

Thư viện số bắt đầu được quan tâm tại Việt Nam từ giai đoạn 2010–2020, khi chiến lược phát triển ngành thông tin – thư viện đưa ra yêu cầu đổi mới toàn diện nhằm thích ứng với sự phát triển của công nghệ và nhu cầu người dùng. Trong bối cảnh không gian lưu trữ tài liệu in truyền thống dần trở nên quá tải, giải pháp số hóa tài liệu bắt đầu được triển khai như một hướng đi tất yếu.

Một trong những dấu mốc quan trọng là việc xây dựng thư viện của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam từ tháng 9/2008. Song song với đó, hệ thống thư viện đại học cũng từng bước được đầu tư hiện đại hóa. Từ những năm 1990, phần mềm CDS/ISIS đã được sử dụng để quản lý tài liệu. Đến đầu những năm 2000, nhiều thư viện chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý thư viện hiện đại hơn dựa trên cơ sở dữ liệu như SQL, ORACLE, và một số phần mềm mã nguồn mở như Greenstone để xây dựng kho tài nguyên số.

4.2. Thách thức khi xây dựng thư viện số

Mặc dù có những khởi đầu tích cực, quá trình triển khai thư viện số tại Việt Nam vẫn gặp phải nhiều khó khăn. Một phần nguyên nhân đến từ xuất phát điểm của ngành Thông tin – Thư viện vốn chịu ảnh hưởng nặng nề của mô hình quản lý cũ, khiến việc tiếp cận công nghệ mới và chuẩn hóa nghiệp vụ diễn ra chậm chạp.

Tình trạng triển khai riêng lẻ, thiếu liên kết giữa các thư viện và việc phụ thuộc vào nhà thầu công nghệ thông tin đã dẫn đến sự phân tán và lãng phí nguồn lực. Đội ngũ cán bộ thư viện, đặc biệt tại các trường đại học, vẫn còn hạn chế về kỹ năng ngoại ngữ, công nghệ thông tin, và kiến thức chuyên sâu về thư viện hiện đại.

Bên cạnh đó, vấn đề bản quyền cũng là một trở ngại lớn. Trước năm 2023, hành lang pháp lý liên quan đến thư viện số còn thiếu rõ ràng, dễ dẫn đến nguy cơ vi phạm quyền tác giả khi số hóa và chia sẻ tài liệu. Mặc dù vậy, Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi năm 2022, có hiệu lực từ ngày 01/01/2023, đã tạo cơ sở pháp lý thuận lợi hơn cho thư viện khi cho phép sử dụng tác phẩm đã công bố trong một số trường hợp nhất định mà không cần xin phép hay trả phí bản quyền.

4.3. Tình hình mô hình thư viện số tại Việt Nam hiện nay

Hướng tới mục tiêu chuyển đổi số trong giáo dục, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tiên phong đón đầu xu hướng chuyển đổi sang mô hình thư viện số. Tiếp bước theo sau là nhiều cơ sở giáo dục như Đại học Đà Nẵng, Đại học Đà Lạt, Đại học Cần Thơ, Đại học Thái Nguyên, Học viện Nông nghiệp và Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, với những nỗ lực đáng kể trong đầu tư hạ tầng công nghệ và từng bước hoàn thiện hệ thống thư viện số.

Tài liệu số hiện nay ngày càng được khai thác rộng rãi, góp phần mở rộng khả năng tiếp cận tri thức mọi lúc, mọi nơi, đồng thời giảm tải áp lực lưu trữ tài liệu giấy. Quá trình số hóa cũng hỗ trợ hiệu quả trong việc bảo tồn tài liệu quý, nâng cao khả năng tra cứu và tiết kiệm thời gian cho người sử dụng.

4.4. Định hướng phát triển

Nhằm thúc đẩy quá trình phát triển một cách bền vững, Chính phủ đã ban hành Quyết định số 206/QĐ-TTg ngày 11/02/2021, phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số ngành thư viện đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”. Đây là văn kiện quan trọng định hình chiến lược phát triển thư viện số quốc gia trong dài hạn.

Trong đó, một số mục tiêu đã được nêu ra bao gồm:

• Phát triển hạ tầng số và tài nguyên số hóa

Một trong những ưu tiên hàng đầu là hoàn thiện hạ tầng công nghệ thông tin, đảm bảo khả năng kết nối, lưu trữ và truy cập dữ liệu thư viện số một cách an toàn, liên thông và hiệu quả. Song song đó, các thư viện được định hướng tích cực triển khai hoạt động số hóa tài liệu, xây dựng kho tài nguyên học liệu mở, đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu của người dùng ở mọi nơi, mọi thời điểm. Việc phát triển hệ thống lưu trữ phân tán, đồng bộ cơ sở dữ liệu giữa các thư viện cũng là mục tiêu quan trọng được đặt ra.

• Phát triển lên mô hình thư viện thông minh

Thư viện số trong tương lai không chỉ là nơi lưu trữ và phân phối tài nguyên số, mà còn là hệ thống thông minh, tích hợp các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật (IoT), dữ liệu lớn (Big Data) để tự động hóa vận hành, cá nhân hóa trải nghiệm người dùng và hỗ trợ hoạt động đào tạo, nghiên cứu hiệu quả. Mô hình thư viện thông minh được kỳ vọng sẽ mang đến các dịch vụ truy xuất nhanh chóng, tiện lợi và thân thiện với người sử dụng.

• Hoàn thiện chính sách và hành lang pháp lý

Trước những thách thức về quyền tác giả trong quá trình số hóa và khai thác tài liệu, Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi năm 2022 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2023) đã bổ sung các quy định liên quan đến hoạt động thư viện số. Cụ thể, thư viện được phép sử dụng các tác phẩm đã công bố để lưu trữ hoặc truyền qua mạng trong phạm vi nhất định mà không cần xin phép hoặc trả tiền bản quyền. Đây là bước tiến quan trọng, tạo điều kiện pháp lý thuận lợi để thư viện triển khai số hóa sâu rộng hơn trong thời gian tới.

• Nâng cao năng lực đội ngũ và mở rộng hợp tác quốc tế

Phát triển thư viện số bền vững không thể tách rời với việc xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng cao. Chương trình chuyển đổi số ngành thư viện đặt mục tiêu tăng cường đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng cho cán bộ thư viện về công nghệ thông tin, quản trị dữ liệu, ngoại ngữ và nghiệp vụ thư viện hiện đại. Đồng thời, thúc đẩy hợp tác quốc tế để tiếp cận các mô hình thư viện tiên tiến, công nghệ mới và kinh nghiệm triển khai hiệu quả từ các quốc gia phát triển.

Với những định hướng cụ thể, có cơ sở pháp lý rõ ràng và lộ trình triển khai từng bước, Việt Nam đang từng bước hiện thực hóa mục tiêu xây dựng hệ thống thư viện số hiện đại, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin, góp phần thúc đẩy giáo dục mở, nghiên cứu khoa học và phát triển kinh tế tri thức trong thời đại số.

5. Tạm kết

Thư viện số không chỉ là bước tiến tất yếu trong thời đại công nghệ mà còn mở ra cơ hội tiếp cận tri thức không giới hạn cho mọi người. So với thư viện truyền thống, thư viện  vượt trội về tính linh hoạt, khả năng lưu trữ và truy cập. Đây chính là nền tảng giúp lan tỏa tri thức sâu rộng trong xã hội hiện đại.

Là doanh nghiệp hàng đầu về giải pháp giáo dục, đội ngũ PHX Smart School cam kết luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng các đơn vị trong mục tiêu hướng đến mô hình giáo dục số. Lấy người dùng làm trung tâm, chúng tôi luôn không ngừng phát triển các giải pháp tiên tiến, giúp chất lượng đào tạo và hiệu quả vận hành của đơn vị ngày một được nâng cao. 

Nếu các đơn vị đang có nhu cầu về triển khai hệ thống thư viện thông minh, hãy liên hệ ngay với PHX Smart School tại:

CTCP Dịch Vụ Và Giải Pháp Công Nghệ Giáo Dục PHX Smart School 

• SĐT: (+84)392-601-425
• Email: khachhang@phx-smartschool.com
• Fanpage: PHX Smart School