Nội dung
1. Quản Lý Thanh Toán Toàn Diện Cho Nhà Trường
Nhà trường giữ vai trò chủ chốt trong việc quản lý và giám sát toàn diện các hoạt động tài chính, từ việc thu đóng học phí, theo dõi trạng thái thanh toán đến kiểm soát dòng tiền.
Những nhiệm vụ này đòi hỏi sự chính xác cao và quy trình tinh gọn. Do đó, để đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả, hệ thống quản lý thanh toán không tiền mặt cần tích hợp các tính năng đặc biệt, được thiết kế phù hợp với nhu cầu của nhà trường.
1.1. Quản Lý Danh Sách Khoản Thu
Với tính năng quản lý danh sách các khoản thu, hệ thống cho phép nhà trường tạo và quản lý thông tin chi tiết của từng khoản thu bao gồm: tên, nội dung, mức đóng. chính sách, đối tượng áp dụng. Tất cả đều có thể được điều chỉnh một cách linh hoạt
Ngoài ra, các chính sách miễn giảm như học bổng, ưu đãi, và các chính sách đặc biệt khác cũng sẽ được tích hợp trong mục cài đặt. Các dữ liệu này được hệ thống quản lý thanh toán sử dụng cho việc tự động quyết toán khoản phải thu một cách chính xác. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng cho bộ phận kế toán của nhà trường
1.2. Quản Lý Hoạt Động Thu Phí
Sau khi thiết lập các dữ liệu cơ bản, tính năng quản lý hoạt động thu phí sẽ tự động hóa toàn bộ quy trình thu phí của bộ phận kế toán nhà trường.
Nhà trường có thể dễ dàng đặt lịch thông báo tự động trên hệ thống quản lý thanh toán cho các đợt thu phí theo lớp hoặc theo kỳ. Những thông báo này sẽ được gửi trực tiếp đến thiết bị di động của phụ huynh qua SMS hoặc email.
Dựa trên dữ liệu đã được cài đặt, hệ thống sẽ tự động quyết toán số tiền cần đóng của từng học sinh. Phụ huynh sau đó có thể thực hiện thanh toán trực tuyến ngay trên giao diện phần mềm. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình thu phí mà còn giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc sử dụng tiền mặt, như thất lạc, hư hỏng, hoặc tiền giả.
1.3. Theo Dõi, Báo Cáo Tài Chính
Khi các giao dịch được hoàn tất, hệ thống sẽ cần một tính năng có thể tự động hóa và trực quan hóa quá trình theo dõi tài chính.
Với tính năng này, hệ thống có thể tự động xác nhận, đối soát và cập nhật tiến độ thu phí lên hệ thống quản lý. Nhờ đó, nhà trường có thể theo dõi tiến độ đóng phí của từng khối, từng lớp và từng học sinh một cách trực quan. Trong trường hợp gần đến hạn, hệ thống cũng sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở đến thiết bị của phụ huynh về các khoản cần thanh toán.
Mọi giao dịch sẽ được lưu lại vào lịch sử giao dịch, tạo cơ sở dữ liệu quan trọng cho việc truy xuất bằng chứng hoặc xử lý khiếu nại từ phụ huynh nếu có.
Ngoài ra, nhà trường sẽ được hỗ trợ việc tạo và xuất báo cáo tài chính dưới nhiều dạng dữ liệu khác nhau, từ biểu đồ, so sánh, phân tích cho đến bảng thống kê đơn giản. Điều này giúp nhà trường xuất nhiều dạng báo cáo phù hợp với những nhu cầu sử dụng khác nhau.
Đọc thêm: Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt Trong Trường Học: Các Mô Hình Tại Việt Nam
2. Hệ Thống Quản Lý Thanh Toán Giúp Tăng Sự Thuận Tiện Cho Phụ Huynh
2.1. Thanh Toán Nhiều Hình Thức
Thông thường, mỗi phụ huynh có thể sở hữu nhiều tài khoản ngân hàng cho các mục đích khác nhau. Ngoài ra, mỗi người dùng lại quen với một hình thức thanh toán riêng như ví điện tử hay mobile banking.
Điều này yêu cầu các hệ thống quản lý thanh toán hiện nay cần cung cấp nhiều hình thức thanh toán khác nhau cho người dùng, phần mềm thanh toán học phí cũng không phải ngoại lệ.
Phần mềm nên được tích hợp nhiều hình thức thanh toán khác nhau như: internet banking, mobile banking, ví điện tử, thẻ nội địa, thẻ quốc tế,… Nhờ đó, phụ huynh có thể thực hiện thanh toán một cách tiện lợi và nhanh chóng, phù hợp với thói quen sử dụng hàng ngày.
2.2. Lựa Chọn Khoản Đóng
Trong quá trình sử dụng, nhiều phụ huynh mong muốn có thể chia nhỏ các khoản phí để thanh toán linh hoạt theo nhiều đợt. Điều này xuất phát từ thực tế rằng không phải tất cả phụ huynh đều sẵn sàng tài chính để đóng tất cả các khoản phí cùng một lúc.
Để đáp ứng nhu cầu này, các hệ thống quản thanh toán không tiền mặt hiện nay cần tích hợp tính năng lựa chọn khoản đóng. Tính năng này cho phép phụ huynh linh hoạt trong việc chọn thời điểm thanh toán các khoản phí, phù hợp với tình hình tài chính của gia đình.
Qua đó, phụ huynh có thể giảm bớt gánh nặng tài chính và nâng cao sự tiện lợi trong quản lý chi tiêu.
2.3. Thông Báo Nhắc Nhở
Trong cuộc sống bận rộn, thực tế cho thấy nhiều bậc phụ huynh thường không có nhiều thời gian để kiểm tra các thông báo từ nhà trường về tình hình học tập cũng như việc thanh toán học phí. Điều này dẫn đến việc họ dễ bỏ lỡ các thông tin quan trọng.
Để khắc phục tình trạng trên, phần mềm thanh toán của phụ huynh nên được cài đặt tính năng thông báo nhắc nhở. Các thông báo sẽ tự động gửi tới thiết bị của phụ huynh khi gần đến hạn nộp hoặc còn khoản nợ chưa được thanh toán.
Nhờ vậy, các bậc phụ huynh có thể kịp thời nắm bắt các lịch đóng phí và thực hiện thanh toán đúng thời gian mà trường quy định.
2.4. Chatbot AI
Trong các đợt cao điểm như thu phí đầu năm, nhà trường cần xử lý đồng thời yêu cầu của hàng nghìn phụ huynh trong cùng một thời điểm. Cách làm việc 1-1 giữa hỗ trợ viên và phụ huynh theo mô hình truyền thống cần tăng cường đội ngũ nhân sự từ phía nhà trường. Hơn nữa, việc xếp hàng làm thủ tục có thể khiến bậc phụ huynh không thoải mái khi phải chờ đợi lâu.
Để giải quyết vấn đề này, việc tích hợp tính năng chatbot AI vào phần mềm là rất cần thiết. Với cơ sở dữ liệu đã được lập trình sẵn, các chatbot này hoạt động như những tổng đài viên ảo giúp giải đáp nhanh chóng các thắc mắc và yêu cầu từ phía phụ huynh. Ngoài ra, thông tin mà các chatbot trả về sẽ đảm bảo độ chính xác cao.
Bên cạnh đó, việc sử dụng tính năng chatbot AI giúp nhà trường tiết kiệm đáng kể nguồn nhân lực cần thiết để xử lý yêu cầu từ phụ huynh. Điều này đặc biệt quan trọng trong các đợt thu phí cao điểm, khi khối lượng công việc gia tăng đột biến.
3. Tạm Kết
Việc áp dụng hệ thống quản lý thanh toán không tiền mặt không chỉ cần tập trung vào giải pháp mà còn vào việc xử lý các vấn đề thực tiễn trong quá trình sử dụng. Điều này đảm bảo rằng các hệ thống được thiết kế và phát triển dựa trên trải nghiệm người dùng.
Đây là phương châm mà đội ngũ PHX Smart School vẫn luôn đặt ra cho mỗi giải pháp khi được ứng dụng cho nhà trường. Hệ thống trên là một giải pháp như vậy.
Nếu quý nhà trường mong muốn được trao đổi trực tiếp về hệ thống quản lý cũng như cách thức triển khai, xin vui lòng liên hệ ngay với chuyên viên để thực hiện đặt lịch.
Đội ngũ chuyên viên của PHX Smart School luôn sẵn sàng hỗ trợ các nhà trường trong việc triển khai các giải pháp công nghệ và chuyển đổi số giáo dục, với mong muốn đồng hành cùng nhà trường hướng tới mục tiêu trường học số trong tương lai.
CTCP Dịch Vụ Và Giải Pháp Công Nghệ Giáo Dục Phx Smart School
- SĐT: (+84)869 185 044
- Email: office@prati.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/phx.smartschool