Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt Trong Trường Học: Các Mô Hình Tại Việt Nam

Thanh toán không tiền mặt

Cập nhật lần cuối vào Tháng 12 5th, 2024 at 05:04 chiều

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã mang đến những thay đổi đáng kể cho nền giáo dục Việt Nam nói chung và các cơ sở giáo dục nói riêng. Trong những năm qua, chúng ta đã chứng kiến những nỗ lực không ngừng nghỉ từ phía ban lãnh đạo các trường trong việc ứng dụng công nghệ vào môi trường học tập.

Một trong những đổi mới nổi bật là việc ứng dụng thanh toán không dùng tiền mặt. Đây được coi là một giải pháp giáo dục mang tính đột phá, thay đổi hoàn toàn mô hình quản lý và thanh toán trong trường học so với trước đây.  

Hãy cùng PHX Smart School khám phá tổng quan về mô hình thanh toán không dùng tiền mặt và bức tranh hiện tại của giải pháp tại các trường học ở Việt Nam trong bài viết này.  

Khái Niệm Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt

Thanh toán không dùng tiền mặt là việc thực hiện các giao dịch, thanh toán mà không sử dụng đến tiền giấy hay các loại hình tiền vật lý khác, được thay bằng các hình thức thanh toán điện tử như internet banking, mobile banking, ví điện tử, thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng,…

Trong mô hình trường học, thanh toán không dùng tiền mặt được áp dụng cho các hoạt động thanh toán các khoản phí như học phí và dịch vụ. Một số giải pháp mới hiện nay còn tích hợp thêm các chức năng quản lý hoạt động thanh toán và nghiệp vụ kế toán, mang lại nhiều tiện ích cho nhà trường.

Lợi Ích Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt Đối Với Trường Học

Đối với nhà trường

Tiết kiệm thời gian và nhân lực

Với việc thực hiện hoàn toàn trên phần mềm, các công đoạn từ ghi nhận, đối soát cho đến xác thực hay lập báo cáo sẽ được diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác.

Từ đó, giảm bớt gánh nặng công việc cho kế toán viên, loại bỏ các thao tác rườm rà tốn nhiều thời gian như thu và kiểm đếm tiền. Nhà trường có thể tối ưu hóa nguồn lực và tập trung vào các nghiệp vụ chuyên môn quan trọng khác như quản lý đào tạo.

Tự động hóa

Các giải pháp thanh toán không dùng tiền mặt hiện nay cho phép nhà trường tự động hóa một số công việc trong quá trình thanh toán học phí như gửi thông báo đến phụ huynh, tính số tiền từng khoản mục cũng như áp dụng chiết khấu và miễn giảm đặc biệt với từng học sinh.  

Bên cạnh đó, công nghệ này còn cho phép tự động hóa một số nghiệp vụ kế toán như quyết toán số dư tài khoản, tổng hợp lịch sử giao dịch,… giúp giảm đáng kể khối lượng công việc của kế toán viên.  

Loại bỏ rủi ro tiền mặt

Một số vấn đề phổ biến khi giao dịch phụ thuộc vào tiền mặt như thất lạc, tiền giả hay không đủ điều kiện lưu hành. Trong những trường hợp này, nhà trường thường phải dành rất nhiều thời gian để giải quyết các sự cố như vậy. 

Bằng cách sử dụng tiền ở tài khoản ngân hàng, nhà trường không còn phải lo lắng về các vấn đề liên quan đến điều kiện lưu hành của tiền mặt như trước đây. Điều này không chỉ giúp nhà trường loại bỏ các rủi ro khi sử dụng tiền mặt mà còn giảm thiểu sự bất tiện trong việc xử lý và quản lý tiền mặt. 

Tổng hợp và phân tích dữ liệu

Tất cả thông tin tài chính, giao dịch, người dùng và lịch sử thanh toán sẽ được số hóa và lưu trữ trên phần mềm quản lý kế toán. Nhờ vậy, nhà trường có thể dễ dàng truy xuất dữ liệu khi cần thiết, như trong các trường hợp đối soát hoặc xử lý khiếu nại từ phụ huynh. 

Ngoài ra, các dữ liệu này có thể được chuyển đổi thành nhiều dạng biểu đồ khác nhau để phục vụ cho mục đích phân tích dữ liệu. Điều này cho phép nhà trường có cái nhìn trực quan hơn về hoạt động thu/đóng phí, từ đó đưa ra các quyết định tài chính chính xác và hiệu quả hơn. 

Đối với phụ huynh

Thanh toán linh hoạt

Với mô hình này, phụ huynh có thể thanh toán học phí và các khoản phí khác bất cứ khi nào và ở bất kỳ đâu. Điều này khác biệt hoàn toàn so với trước đây, khi việc thanh toán chỉ có thể thực hiện tại trường trong giờ hành chính, dẫn đến tình trạng xếp hàng gây bất tiện cho các bậc phụ huynh.

An toàn và minh bạch

Phụ huynh có thể dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán cho con thông qua ứng dụng và thông báo điện tử. Điều này giúp tránh được các rủi ro liên quan đến mất tiền mặt hay lo sợ về việc giao tiền cho con trẻ.

2 Mô Hình Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt Được Ứng Dụng Tại Việt Nam

Thanh Toán Bán Tự Động

Thanh toán bán tự động là mô hình thanh toán thay thế tiền mặt bằng hình thức chuyển khoản qua ứng dụng di động. Đây là một sự thay đổi đáng kể so với mô hình truyền thống khi phụ huynh có thể chủ động về mặt thời gian và địa điểm khi thực hiện thanh toán, đồng thời nhà trường không cần phải quản lý và bảo quản tiền thanh toán dưới dạng vật lý. 

Tuy nhiên, quy trình tổ chức thu/đóng phí của nhà trường vẫn diễn ra theo mô hình truyền thống, đòi hỏi kế toán viên phải thực hiện các công đoạn từ lập biểu phí, gửi thông báo đến phụ huynh, xác nhận các khoản thanh toán, và đối soát với sổ sách kế toán một cách thủ công. 

Mặc dù vấn đề thời gian đã được cải thiện đáng kể nhưng hiệu suất công việc vẫn chưa được tối ưu với mô hình thanh toán không dùng tiền mặt này. 

Thanh toán không tiền mặt
Mô hình thanh toán bán tự động trong trường học

Thanh Toán Tự Động

Với mô hình thanh toán tự động, nhà trường sẽ hợp tác với một đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ thanh toán để thực hiện toàn bộ quy trình thu và đóng học phí. Trong trường hợp này, nhà trường sử dụng phần mềm do nhà cung cấp phát triển, được tích hợp sẵn các tính năng cần thiết để quản lý và xử lý các khoản phí một cách hiệu quả.

Thanh toán không tiền mặt
Mô hình thanh toán tự động trong trường học

Tự động hóa toàn bộ quy trình là ưu điểm vượt trội của mô hình thanh toán tự động. Điều này không chỉ giảm bớt khối lượng công việc và thời gian xử lý, mà còn giúp nhà trường tối ưu hóa nguồn nhân lực. Phụ huynh có nhiều lựa chọn hơn trong việc thanh toán từ internet banking, ví điện tử cho đến thẻ nội địa/quốc tế, tùy thuộc vào phương thức được tích hợp trong phần mềm. 

Tuy nhiên, việc phụ thuộc vào phần mềm từ bên thứ ba có thể khiến nhà trường gặp khó khăn trong việc kiểm soát hoàn toàn công tác quản lý và dữ liệu của mình. Cụ thể, các vấn đề liên quan đến quyền truy cập, bảo mật thông tin cũng như sự hạn chế trong việc tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu cụ thể của nhà trường. 

Đọc thêm: Thanh toán không dùng tiền mặt trong trường học: Tiện nhưng phải lợi

Để khắc phục những rủi ro trên, một số nhà cung cấp hiện nay đang triển khai tích hợp phần mềm thanh toán không dùng tiền mặt trên hệ thống quản lý tổng thể của trường học. Điều này đảm bảo mọi dữ liệu sẽ được đồng bộ hóa và chịu quản lý bởi nhân viên nhà trường. 

Nhà cung cấp dịch vụ chỉ đảm nhận vai trò phát triển, hỗ trợ, duy trì và bảo mật hệ thống, mà không can thiệp vào các thông tin nội bộ liên quan đến kế toán và tài chính của trường. Nhà trường sẽ có toàn quyền kiểm soát dữ liệu, giúp quản lý chặt chẽ và minh bạch các quy trình tài chính. 

Đọc thêm: Giải Pháp Quản Lý Và Thanh Toán Không Tiền Mặt Cho Nhà Trường 

Tạm Kết

Hiện nay, vai trò của việc ứng dụng thanh toán không dùng tiền mặt đối với nhà trường không chỉ dừng lại ở sự thuận lợi cho phụ huynh và học sinh với hoạt động thanh toán mà còn góp phần nâng cao năng lực quản lý của nhà trường trong công tác kế toán, tài chính. 

Bằng việc áp dụng công nghệ, hoạt động xử lý các khoản phí trong nhà trường đã được tự động hóa một cách tối đa, tối ưu hóa thời gian và nguồn nhân lực. Nhờ đó, các giao dịch trở nên an toàn và minh bạch, giảm thiểu những rủi ro phát sinh từ các phương pháp thanh toán truyền thống.

Với mục tiêu chuyển đổi số, một số giải pháp đã được đưa vào khai thác nhằm giúp nhà trường tạo những tiền đề quan trọng trong việc đồng bộ hóa và hệ thống hóa vận hành, hướng tới sự phát triển trường học thông minh một cách bền vững. 

Quý nhà trường mong muốn trải nghiệm thực tế mô hình thanh toán tích hợp, xin vui lòng liên hệ với chuyên viên của PHX Smart School để được tư vấn và trao đổi trực tiếp. 

CTCP Dịch Vụ Và Giải Pháp Công Nghệ Giáo Dục PHX Smart School

SĐT: (+84)392-601-425

Email: khachhang@phx-smartschool.com  

Fanpage: PHX Smart School

Hãy đánh giá nếu bài viết hữu ích nhé!

Chuyên gia chiến lược chuyển đổi số giáo dục, 12 năm kinh nghiệm làm công tác cố vấn cho các đơn vị trường học, trường đại học trên cả nước trong việc triển khai các giải pháp công nghệ.