Quy trình xây dựng thư viện số hiện đại đạt tiêu chuẩn 2025

Trong mô hình trường học thông minh, thư viện số được xem là một trong những giải pháp trọng tâm thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện. Điều này đòi hỏi quá trình triển khai phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, không chỉ về mặt chuyên môn mà còn về nguồn lực thực thi. Vì vậy, bài viết này từ PHX Smart School sẽ mang đến cho độc giả cái nhìn cụ thể về các bước cần thiết để xây dựng thư viện số đạt chuẩn.

1. Giới thiệu về hoạt động xây dựng thư viện số

Xây dựng thư viện số là một quá trình thiết lập hệ thống thư viện số – là mô hình thư viện hiện đại ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp tài nguyên thông tin dưới dạng số. Quá trình này bao gồm các hoạt động như số hoá tài liệu truyền thống, xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu số, đồng thời tích hợp các chức năng hỗ trợ người dùng như tìm kiếm, mượn – trả tài liệu trực tuyến,… Mục tiêu cốt lõi là tạo ra một môi trường truy cập thông tin linh hoạt, vượt qua các giới hạn về không gian và thời gian, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong việc khai thác và sử dụng thông tin của người dùng.

So với thư viện thông minh, mục tiêu xây dựng thư viện số chủ yếu là số hóa tài liệu và hiện đại hóa phương thức truy cập thông tin. Trong khi đó, việc xây dựng thư viện thông minh mang định hướng rộng hơn, không chỉ số hóa mà còn tích hợp công nghệ để tái cấu trúc toàn bộ hoạt động thư viện theo hướng linh hoạt, tương tác và lấy người dùng làm trung tâm. Nói cách khác, thư viện số là một bước trong lộ trình xây dựng thư viện thông minh.

Trong bối cảnh chuyển đổi số giáo dục, việc xây dựng thư viện số giữ vai trò thiết yếu trong phát triển mô hình trường học thông minh. Thư viện số mang đến kho học liệu phong phú và đa dạng như sách điện tử, bài giảng số, video, tài liệu nghiên cứu…, cho phép học sinh, sinh viên truy cập dễ dàng qua các thiết bị kết nối internet. Không chỉ giúp người dùng tin tiếp cận nhanh chóng với các nguồn nội dung chất lượng, thư viện số còn góp phần thúc đẩy khả năng tự học, tư duy độc lập và nghiên cứu học thuật một cách chủ động.

2. Xây dựng thư viện số cần chuẩn bị những gì?

• Xác định phạm vi triển khai

Trước khi bắt tay vào xây dựng thư viện số, việc xác lập mục tiêu rõ ràng và khoanh vùng phạm vi triển khai là bước nền tảng không thể bỏ qua. Mục tiêu có thể hướng đến nhiều khía cạnh khác nhau như hỗ trợ giảng dạy, phục vụ nghiên cứu, lưu trữ tài liệu nội sinh hoặc lan tỏa tri thức đến cộng đồng.

Phạm vi triển khai cần được xác định cụ thể, bao gồm: loại hình tài liệu cần số hóa (sách, báo, luận văn, tài liệu quý hiếm…), nhóm đối tượng sử dụng (giảng viên, sinh viên, nhà nghiên cứu, cộng đồng…) và mức độ truy cập (nội bộ hay công khai). Việc làm rõ mục tiêu và phạm vi ngay từ đầu sẽ giúp quá trình xây dựng thư viện số có định hướng rõ ràng, đồng bộ và hiệu quả hơn.

• Đánh giá hiện trạng và nguồn lực

Sau khi đã xác định được mục tiêu và phạm vi, bước tiếp theo là đánh giá thực trạng hiện có và các nguồn lực cần thiết để triển khai thư viện số một cách hiệu quả. Hoạt động đánh giá tập trung vào 3 yếu tố cốt lõi:

• Tài nguyên: Thực hiện kiểm kê số lượng, tình trạng của các tài liệu hiện có và xác định nhóm tài liệu ưu tiên số hóa trong giai đoạn đầu.
• Nhân lực: Xem xét năng lực đội ngũ cán bộ thư viện, đặc biệt là kỹ năng liên quan đến công nghệ thông tin và nghiệp vụ quản lý thư viện số.
• Tài chính: Ước tính và phân bổ ngân sách cần thiết cho toàn bộ quá trình triển khai, bao gồm các khoản đầu tư cho phần cứng, phần mềm, đào tạo đội ngũ và duy trì hệ thống.

Bên cạnh đó, việc lựa chọn nền tảng phần mềm phù hợp cũng đóng vai trò then chốt. Tùy theo nhu cầu và điều kiện tài chính, đơn vị có thể cân nhắc giữa các giải pháp thương mại hoặc mã nguồn mở như DSpace. Việc lựa chọn đúng công cụ sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả đầu tư và đảm bảo tính bền vững cho hệ thống thư viện số.

3. Các giai đoạn trong quy trình xây dựng thư viện số

Xây dựng thư viện số là một quy trình gồm nhiều giai đoạn liên kết chặt chẽ, đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng và sự hợp tác đồng bộ giữa nhiều bộ phận chuyên môn. Dưới đây là các giai đoạn chi tiết và những lưu ý quan trọng trong từng bước:

Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu và lộ trình triển khai

Khởi đầu là bước quan trọng quyết định thành công của cả quá trình xây dựng thư viện số. Ở giai đoạn này, đơn vị cần thực hiện một số nhiệm vụ trọng yếu sau:

• Phân tích nhu cầu, xác định mục tiêu: Đánh giá thực trạng nhu cầu sử dụng thông tin của người học và giảng viên, từ đó xác định rõ mục tiêu xây dựng thư viện số: hỗ trợ học tập, nghiên cứu, lưu trữ tri thức nội sinh hay chia sẻ tài nguyên số.
• Lựa chọn mô hình thư viện số phù hợp: Căn cứ vào nguồn lực và định hướng phát triển, xác định mô hình thư viện số phù hợp như: thư viện số nội sinh, thư viện kết hợp hay thư viện số ảo.
• Xây dựng kế hoạch triển khai tổng thể: Thiết lập kế hoạch chi tiết gồm phạm vi triển khai, các giai đoạn thực hiện, phân công nhiệm vụ rõ ràng và mốc thời gian cụ thể.
• Đánh giá và huy động nguồn lực: Rà soát hiện trạng về nhân sự, tài chính và hạ tầng kỹ thuật; từ đó đưa ra phương án bổ sung hoặc huy động nguồn lực cần thiết để đảm bảo tính khả thi.
• Thiết lập nhóm triển khai liên ngành: Thành lập nhóm công tác với sự tham gia của các bộ phận chuyên môn nhằm phối hợp điều hành dự án, đảm bảo triển khai đồng bộ và hiệu quả.

Giai đoạn 2: Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin

Công nghệ đóng vai trò then chốt, là nền tảng vật chất đảm bảo cho thư viện số vận hành hiệu quả. Để triển khai thành công, đơn vị cần xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin với ba thành phần cốt lõi:

• Phần cứng: Bao gồm máy chủ để lưu trữ dữ liệu thư viện, máy trạm phục vụ công tác nghiệp vụ, cùng thiết bị số hóa như máy scan hoặc camera chuyên dụng. Nên đầu tư thiết bị lưu trữ trung tâm có khả năng sao lưu dữ liệu định kỳ và dễ dàng mở rộng dung lượng khi cần.

• Phần mềm: Lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô hoạt động và mục tiêu triển khai. Có thể sử dụng phần mềm thương mại hoặc mã nguồn mở như DSpace, Koha. Ưu tiên các giải pháp hỗ trợ tiếng Việt, tuân thủ chuẩn siêu dữ liệu và cho phép phân quyền người dùng linh hoạt.
• Hạ tầng mạng: Xây dựng mạng nội bộ ổn định, kết nối với Internet băng thông cao để hỗ trợ truy cập từ xa. Cần trang bị thiết bị mạng và các giải pháp bảo mật cơ bản như tường lửa, VPN. Với đơn vị quy mô lớn, nên cân nhắc triển khai hệ thống máy chủ ảo để tối ưu hóa chi phí và khả năng mở rộng trong tương lai.

Giai đoạn 3: Phát triển và tổ chức tài nguyên số

Tài nguyên số là trái tim của thư viện số. Quá trình phát triển và tổ chức tài nguyên số gồm các giai đoạn chính sau:

Giai đoạn 1: Số hóa tài liệu dưới dạng hình ảnh

• Quét tài liệu giấy, sách, ấn phẩm để tạo ra file hình ảnh số (định dạng TIFF, JPEG…).
• Lưu trữ các file ảnh một cách có hệ thống để phục vụ cho giai đoạn xử lý tiếp theo.

Giai đoạn 2: Chuyển đổi thành văn bản số

• Sử dụng phần mềm OCR (Optical Character Recognition) để chuyển hình ảnh thành văn bản có thể tìm kiếm, chỉnh sửa (PDF có thể tra cứu, DOCX, HTML…).
• Kiểm tra, chỉnh sửa lỗi nhận dạng và tối ưu hóa cấu trúc tài liệu.

Sau khi hoàn tất số hóa, thư viện cần tổ chức lại và mở rộng kho tài nguyên số. Việc này bao gồm thu thập tài liệu nội sinh như giáo trình, luận văn, bài giảng, nghiên cứu từ giảng viên, sinh viên. Đồng thời, thư viện nên hợp tác với nhà cung cấp để mua quyền truy cập sách điện tử, cơ sở dữ liệu, tạp chí học thuật phù hợp nhu cầu người dùng. Toàn bộ tài liệu cần được định dạng, phân loại và sắp xếp theo chủ đề hoặc ngành học để tối ưu khả năng truy cập, tìm kiếm và khai thác.

Giai đoạn 4: Tạo lập và thu thập siêu dữ liệu

Siêu dữ liệu (metadata) có thể hiểu đơn giản là phần mô tả của dữ liệu. Đây là một công đoạn điển hình trong việc xây dựng thư viện số. Việc tạo lập siêu dữ liệu không chỉ là một bước kỹ thuật thuần túy, mà còn là một nghiệp vụ thư viện quan trọng, gắn chặt với công tác biên mục và xây dựng các bộ sưu tập số chuyên đề.

• Tạo lập siêu dữ liệu (Metadata Building)

Đây là quá trình biên mục tài nguyên số. Mỗi tài liệu sau khi được số hóa hoặc đưa vào hệ thống cần được mô tả đầy đủ các thuộc tính như: tiêu đề, tác giả, chủ đề, ngôn ngữ, định dạng, quyền truy cập, tóm tắt nội dung… Các tiêu chuẩn này còn được gọi là hệ thống mô tả thư tịch.  Mục đích là giúp tài liệu có thể được tìm kiếm, truy cập dễ dàng.

Ví dụ về một luận văn số hóa có thể được mô tả như sau:

• Title: “Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong giáo dục đại học”
• Author: Nguyễn Văn A
• Year: 2023
• Subject: AI, giáo dục, đại học
• Format: PDF
• Rights: Truy cập nội bộ
• Description: Luận văn nghiên cứu ứng dụng AI trong giảng dạy và đánh giá năng lực người học tại Việt Nam.

Một số hệ thống mô tả thư tịch đang được áp dụng phổ biến tại các trường học Việt Nam có thể kể đến như Dublin Core – phù hợp với tài liệu học thuật, MARC 21 – dùng cho nhu cầu biên mục chuyên sâu,…

• Thu thập siêu dữ liệu từ bên ngoài (Metadata Harvesting)

Thông qua giao thức OAI-PMH, thư viện có thể gặt hái siêu dữ liệu từ các kho lưu trữ số khác trong nước hoặc quốc tế để tạo thành bộ sưu tập số ảo, tức là chỉ chứa metadata nhưng vẫn hỗ trợ người dùng truy cập tới tài liệu gốc.

Ví dụ: Thư viện có thể thu thập metadata từ arXiv, BASE, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, Thư viện số Quốc gia…

Một số lưu ý và kinh nghiệm quan trọng trong quá trình tạo lập và quản lý siêu dữ liệu là cần đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong biên mục, nhằm nâng cao hiệu quả tra cứu và truy cập tài nguyên. Đồng thời, thư viện cần chú trọng đào tạo đội ngũ cán bộ về kỹ năng mô tả thư tịch, sử dụng các chuẩn siêu dữ liệu và công cụ biên mục số. 

Giai đoạn 5: Quản lý bản quyền tác giả và quyền truy cập

Trong quá trình xây dựng thư viện số, việc quản lý bản quyền và quyền truy cập là yếu tố then chốt nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của tác giả cũng như người dùng.

Trước khi tiến hành số hóa tài liệu, thư viện cần xác định rõ tình trạng bản quyền của từng tài liệu. Đối với các tác phẩm đã hết hạn bảo hộ hoặc thuộc phạm vi công cộng, việc số hóa và phổ biến có thể được thực hiện mà không cần xin phép. Tuy nhiên, đối với các tài liệu còn trong thời hạn bảo hộ, thư viện phải có sự đồng ý bằng văn bản của tác giả hoặc chủ sở hữu quyền tác giả.

Song, Thư viện cần thiết lập chính sách truy cập rõ ràng, phân loại người dùng và mức độ truy cập phù hợp với từng nhóm. Ví dụ, sinh viên và giảng viên có thể được phép truy cập toàn văn các tài liệu phục vụ học tập và nghiên cứu, trong khi người dùng bên ngoài có thể chỉ được xem phần trích dẫn hoặc tóm tắt. Việc này giúp cân bằng giữa quyền truy cập thông tin và bảo vệ quyền tác giả.

Giai đoạn 6: Phát triển đội ngũ nhân sự vận hành

Trong bất kỳ mô hình thư viện số nào, con người luôn đóng vai trò trung tâm, là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của hệ thống.Dưới đây là các nhóm nhân sự trọng yếu và những kỹ năng cần có trong mỗi vai trò.

Nhóm 1: Bộ phận kỹ thuật viên

Đây là lực lượng chủ chốt chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và đảm bảo hoạt động ổn định của toàn bộ hạ tầng công nghệ trong thư viện số. Nhóm kỹ thuật viên thường bao gồm 2 vị trí:

• Kỹ sư hệ thống và quản trị mạng: Phụ trách thiết kế mạng nội bộ, quản lý máy chủ, vận hành hệ thống lưu trữ dữ liệu và theo dõi hiệu suất toàn hệ thống nhằm đảm bảo tính sẵn sàng và an toàn của dịch vụ thư viện số.
• Lập trình viên phần mềm: Có năng lực tùy biến hoặc phát triển các chức năng phần mềm thư viện số, tích hợp với hệ thống LMS hoặc các nền tảng học tập khác. Đồng thời, họ đóng vai trò xây dựng giải pháp bảo mật, đảm bảo thư viện tuân thủ các quy định về an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu người dùng.

Trong thực tế, bộ phận kỹ thuật này thường được thuê ngoài nhằm tối ưu chi phí xây dựng thư viện số, đồng thời tận dụng chuyên môn sâu trong quản trị hạ tầng công nghệ thông tin – một lĩnh vực yêu cầu kỹ năng chuyên biệt và liên tục cập nhật.

Nhóm 2: Cán bộ thư viện

Đội ngũ đảm nhiệm vận hành chính trong thư viện, cung cấp các dịch vụ cốt lõi cho người dùng thư viện. Nhóm này bao gồm các vị trí sau:

• Cán bộ biên mục: Phụ trách tạo lập siêu dữ liệu cho tài nguyên số, xây dựng các bộ sưu tập và tổ chức cấu trúc tài liệu một cách khoa học, hỗ trợ tra cứu và khai thác hiệu quả.
• Chuyên viên số hóa tài liệu: Thực hiện quét, xử lý hình ảnh và chuyển đổi tài liệu in sang định dạng số có thể tìm kiếm và chỉnh sửa, bảo đảm chất lượng và khả năng khai thác lâu dài.
• Cán bộ dịch vụ người dùng: Hướng dẫn người dùng truy cập tài nguyên, giải đáp thắc mắc, tiếp nhận phản hồi và không ngừng cải thiện trải nghiệm sử dụng thư viện số.

Các đơn vị có thể phát triển đội ngũ này thông qua đào tạo lại nhân sự thủ thư hiện có. Với nền tảng nghiệp vụ thư viện sẵn có, họ hoàn toàn có thể tiếp cận và làm chủ các kỹ năng cần thiết để vận hành thư viện số một cách chuyên nghiệp

Nhóm 3: Quản lý thư viện

Để triển khai hiệu quả một dự án thư viện số, nhóm quản lý cần đảm nhiệm các nhiệm vụ như xây dựng kế hoạch tổng thể, giám sát tiến độ, phối hợp giữa các bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ, xử lý vấn đề bản quyền, cấp phép truy cập và ký kết thỏa thuận sử dụng tài liệu số. Đồng thời, họ tổ chức đào tạo nội bộ nhằm nâng cao chuyên môn, cập nhật công nghệ và đảm bảo đội ngũ sẵn sàng thích ứng với thay đổi. Đây chính là lực lượng giữ vai trò chiến lược, đảm bảo sự gắn kết giữa con người, công nghệ và quy trình trong vận hành thư viện số.

4. Những lưu ý khi xây dựng thư viện số

Vấn đề bản quyền

Trong quá trình xây dựng và vận hành thư viện số, vấn đề bản quyền là yếu tố cần được đặc biệt lưu ý. Việc vi phạm quyền tác giả không chỉ gây tổn hại đến uy tín đơn vị mà còn có thể kéo theo hậu quả pháp lý như yêu cầu gỡ bỏ nội dung, bồi thường hoặc xử phạt hành chính.

Một số sai lầm thường gặp là số hóa và chia sẻ tài liệu khi chưa kiểm tra kỹ tình trạng bản quyền hoặc chưa có sự cho phép của chủ sở hữu. Đây là lỗi phổ biến khi triển khai nhanh mà thiếu quy trình kiểm soát rõ ràng.

Để hạn chế rủi ro, thư viện nên thực hiện các giải pháp sau:

• Kiểm tra bản quyền trước khi số hóa hoặc chia sẻ. Nếu tài liệu còn bảo hộ, cần có văn bản cho phép sử dụng hợp pháp.
• Ký kết thỏa thuận sử dụng tài liệu. Việc ký kết với tác giả hoặc đơn vị sở hữu giúp làm rõ phạm vi, thời hạn và điều kiện sử dụng, tránh tranh chấp về sau. Đây là giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả trong quản lý pháp lý tài liệu số.
• Xây dựng chính sách sử dụng tài liệu số, quy định rõ giới hạn quyền truy cập, sao chép và phân phối.
• Đào tạo cán bộ thư viện về các nguyên tắc bản quyền, nhằm nâng cao nhận thức và tránh vi phạm.
• Ưu tiên sử dụng tài liệu có giấy phép mở như Creative Commons, nhằm mở rộng khả năng khai thác hợp pháp.
• Tham khảo chuyên gia pháp lý trong các trường hợp phức tạp hoặc khi chưa rõ về phạm vi sử dụng tài liệu.

Tuân thủ bản quyền không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn thể hiện trách nhiệm nghề nghiệp, góp phần xây dựng môi trường học thuật văn minh, tôn trọng tri thức và quyền sở hữu trí tuệ.

Vấn đề quyền truy cập

Quyền truy cập là yếu tố cốt lõi trong quản lý thư viện số, quyết định khả năng khai thác tài nguyên hợp pháp và hiệu quả. Nếu không được kiểm soát chặt chẽ, thư viện rất dễ đối mặt với các sai lầm như: công bố tài liệu số mà chưa xác minh tình trạng bản quyền; cho phép truy cập toàn văn cho mọi người dùng mà không phân cấp quyền rõ ràng; hoặc thiếu các công cụ kỹ thuật để kiểm soát hành vi tải xuống, in ấn, chia sẻ trái phép. Những thiếu sót này không chỉ gây vi phạm pháp luật mà còn làm giảm uy tín và mức độ an toàn của hệ thống thư viện.

Để hạn chế rủi ro và đảm bảo truy cập tài nguyên đúng mục đích, các thư viện số cần thực hiện các giải pháp sau:

• Xây dựng chính sách phân quyền truy cập rõ ràng, theo nhóm người dùng (giảng viên, sinh viên, khách mời) và loại tài liệu (mở, nội bộ, hạn chế).
• Kiểm tra tình trạng bản quyền trước khi số hóa và công bố tài liệu lên hệ thống.
• Sử dụng phần mềm thư viện số có khả năng giới hạn hành vi người dùng như số lượt tải, quyền in, chia sẻ.
• Tích hợp công cụ xác thực truy cập như EZproxy để đảm bảo chỉ người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập tài liệu số.
• Tổ chức đào tạo và truyền thông nội bộ nhằm nâng cao nhận thức về bản quyền, trách nhiệm khai thác và sử dụng tài nguyên số.

Những giải pháp này sẽ giúp thư viện số không chỉ vận hành hiệu quả, an toàn mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, tạo dựng môi trường học thuật lành mạnh, bền vững.

5. Tạm kết

Quá trình xây dựng thư viện số đạt chuẩn hiện nay không chỉ là bước tiến công nghệ, mà còn là sự đổi mới toàn diện trong cách tổ chức và cung cấp thông tin. Từ việc xác lập mục tiêu, phát triển hạ tầng, tài nguyên số đến quản lý bản quyền và nâng cao năng lực đội ngũ – tất cả đều cần đầu tư nghiêm túc, chiến lược rõ ràng và phối hợp hiệu quả. Thư viện số tiêu chuẩn không chỉ là kho lưu trữ điện tử, mà còn là nền tảng tri thức mở, linh hoạt và bền vững, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục, nghiên cứu và chuyển đổi số trong các cơ sở đào tạo hiện đại.

Là doanh nghiệp hàng đầu về giải pháp giáo dục, đội ngũ PHX Smart School cam kết luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng các đơn vị trong mục tiêu hướng đến mô hình giáo dục số. Lấy người dùng làm trung tâm, chúng tôi luôn không ngừng phát triển các giải pháp tiên tiến, giúp chất lượng đào tạo và hiệu quả vận hành của đơn vị ngày một được nâng cao. 

Nếu các đơn vị đang có nhu cầu về xây dựng thư viện thông minh, hãy liên hệ ngay với PHX Smart School tại:

CTCP Dịch Vụ Và Giải Pháp Công Nghệ Giáo Dục PHX Smart School 

• SĐT: (+84)392-601-425
• Email: khachhang@phx-smartschool.com
• Fanpage: PHX Smart School