Nội dung
Lợi ích của hệ thống quản lý thư viện thông minh
Thư viện đóng vai trò quan trọng và cần thiết trong công tác phát triển tự học của bạn đọc, đặc biệt là học sinh, sinh viên. Việc đầu tư cả một hệ thống quản lý thư viện thông minh sẽ giúp nhà trường dễ dàng quản lý và vận hành hiệu quả hơn.
Dễ dàng quản lý dữ liệu
Phần mềm quản lý thư viện có thể quản lý toàn bộ danh mục sách, cơ sở dữ liệu về thành viên, chi tiết thông tin mượn/trả sách. Hệ thống hoạt động với độ chính xác, giảm thiểu các lỗi sai sót và mất dữ liệu có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu thủ công.
Quản lý tài nguyên sách
Các thủ thư luôn gặp khó khăn trong việc xác định vị trí của sách khi có nhiều thành viên tìm kiếm hoặc yêu cầu mượn. Hệ thống quản lý thư viện thông minh sẽ giúp thủ thư có thể tra cứu hồ sơ, theo dõi lịch sử và cấp sách trong vòng vài phút.
Tiết kiệm thời gian
Việc nhập dữ liệu và ghi hồ sơ theo cách thủ công rất tốn thời gian. Với hệ thống quản lý thư viện thông minh, tất cả các hoạt động trong thư viện có thể được thực hiện bằng một “click”. Thông qua ứng dụng, học sinh, sinh viên có thể dễ dàng tra cứu tựa sách mình mong muốn và tìm kiếm vị trí của sách trong thư viện. Thủ thư cũng có thể xác định vị trí và hoàn tất thủ tục mượn sách một cách nhanh chóng.
Hiệu quả chi phí
Các tổ chức, trường học có ngân sách cố định để cải tiến công nghệ và việc cài đặt phần mềm mới thường bị coi là tốn kém. Tuy nhiên, chi phí một lần cài đặt phần mềm có thể cao nhưng về lâu dài, nó rất hiệu quả vì chi phí bảo trì là tối thiểu. Hệ thống loại bỏ nhu cầu về một lực lượng lao động lớn, giảm chi phí hoạt động.
Năng suất
Hệ thống quản lý thư viện thông minh hỗ trợ sắp xếp hợp lý mọi hoạt động của thư viện. Việc quản lý cơ sở dữ liệu, báo cáo thời gian thực và giao tiếp với các thành viên được thực hiện thông qua hệ thống. Điều này giúp thủ thư tiết kiệm rất nhiều thời gian và có thể sử dụng thời gian đó một cách hiệu quả cho các công việc quan trọng khác.
Hiệu quả
Duy trì các báo cáo hàng ngày về các cuốn sách đã cho mượn, đổi mới, trả lại và thất lạc một cách thủ công là một quá trình khó khăn và mệt mỏi. Hệ thống tự động loại bỏ nhu cầu nhập thủ công, giảm thiểu sai sót, tăng độ chính xác và hiệu quả của quá trình này.
Thu phí dễ dàng
Hệ thống quản lý thư viện gửi các thông báo cho sinh viên hoặc phụ huynh học sinh về phí thư viện, sách phát hành, ngày đến hạn trả sách. Thủ thư có thể truy cập dữ liệu tự động này để thu phí và tiền phạt.
Những tính năng cần có của hệ thống quản lý thư viện thông minh
- Quản lý danh mục: để theo dõi trực tuyến những gì có sẵn trong thư viện. Các cuốn sách sẽ được phân loại theo tên sách, chủ đề, tác giả và ngày xuất bản.
- Quản lý thành viên: để duy trì một cơ sở dữ liệu chi tiết của học sinh, sinh viên. Hệ thống ghi lại thông tin cơ bản (tên, ngày tháng năm sinh, số CMND, lớp,…) của từng người dùng. Hệ thống giúp xác định hồ sơ theo dõi của thành viên.
- Quản lý mượn/trả sách: để theo dõi tình trạng mượn/trả sách. Vị trí của bất kỳ cuốn sách nào tại bất kỳ thời điểm nào đều có thể được theo dõi. Sách bị thất lạc hoặc bị thiếu có thể được truy tìm một cách dễ dàng. Thông tin chi tiết về những cuốn sách được trả lại và những cuốn sách quá hạn mượn được cung cấp hàng ngày.
- Barcode: để cung cấp thông tin nhận dạng cụ thể cho từng cuốn sách. Tất cả các cuốn sách, cũ và mới, đều được mã vạch dựa trên tên sách, tác giả, chủ đề và ngày xuất bản.
- Quét mã vạch: để đọc mã vạch dễ dàng bằng cảm biến RFID. Cơ sở dữ liệu được cập nhật tự động khi sách được quét trong khi mượn hoặc trả lại.
- Chức năng tìm kiếm: để cho phép cả thủ thư và học sinh, sinh viên tìm kiếm danh mục sách trong thư viện. Các chức năng tìm kiếm có thể được lọc theo nhu cầu của từng người dùng.
- Tự quản lý: để tự mình kiểm tra và xem sách. Hệ thống quản lý thư viện thông minh cho phép các thành viên tự đăng nhập, tra cứu, lựa chọn, mượn và trả sách.
- Quản lý phí: để thu phí thành viên và quản lý tài khoản thành viên cá nhân. Phần mềm sẽ tính toán tiền phạt do sách không trả lại hoặc bị mất và hư hỏng. Các thành viên hiểu rõ về các khoản tiền phạt của hệ thống.
Hệ thống quản lý thư viện thông minh của PHX Smart School
Giải pháp quản lý trường học thông minh của PHX Smart School là một chương trình phần mềm toàn diện có khả năng số hóa toàn bộ hoạt động học tập trong trường học. Phần mềm này rất dễ sử dụng cho học sinh, giáo viên và phụ huynh. Phần mềm có thể truy cập trên các thiết bị cầm tay như điện thoại di động và máy tính bảng.
Hệ thống quản lý thư viện thông minh là một trong số những tính năng vượt trội nằm trong hệ sinh thái giải pháp giáo dục PHX Smart School. Với hệ thống quản lý thư viện này, người dùng có thể:
- Thống kê được toàn bộ sách đang có trong thư viện
- Đặt mượn sách online ngay trên app (học sinh và phụ huynh có thể chọn sách và book lịch mượn ngay trên app)
- Có portal quản lý chung/ Có thể mượn sách trực tiếp tại thư viện dễ dàng
- Có khả năng xuất các đầu sách/xuất dữ liệu kiểm kê sách theo format
- Có khả năng báo rách, bẩn, hỏng sách, vị trí sách
- Thông báo cho phụ huynh và học sinh hạn trả sách
Hệ thống quản lý thư viện thông minh được thiết kế để đáp ứng những mong muốn luôn thay đổi của người dùng. PHX Smart School là giải pháp linh hoạt và có thể được điều chỉnh theo nhu cầu của từng trường học.
Chi tiết xem thêm tại: https://www.phx-smartschool.com/giai-phap-quan-ly/