Chuyển đổi số trong giáo dục nói chung và giáo dục đại học nói riêng đang là nhiệm vụ quan trọng nhằm thực hiện Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 của Chính phủ. Các trường đại học đang ứng dụng rất nhiều công nghệ giáo dục mới vào việc quản lý và vận hành trường học từ công tác đào tạo, tuyển sinh cho đến nhân sự hay kết nối doanh nghiệp.
Trong quá trình sử dụng, các trường đã ghi nhận một vấn đề phát sinh gây tác động lớn đến hiệu suất quản lý: mỗi phần mềm của nhà trường sẽ sử dụng một tệp dữ liệu riêng trong khi các dữ liệu này khá tương đồng với nhau.
Điều này không chỉ gây mất thời gian cho việc truy xuất chéo dữ liệu giữa các phần mềm mà còn khiến công việc quản lý và bảo mật thông tin cũng trở nên phức tạp hơn.
Do đó, một hệ thống quản lý trường đại học tổng thể là điều mà các trường thực sự cần tại thời điểm hiện tại. Hệ thống này sẽ làm nhiệm vụ đảm bảo dữ liệu sử dụng cho từng lĩnh vực hoạt động được xuất từ một trục dữ liệu liên thông duy nhất.
Dưới đây là 12 thành phần (module) trong bộ giải pháp tổng thể của hệ thống quản lý trường đại học.
Nội dung
- 12 thành phần trong hệ thống quản lý trường đại học.
- Module 1. Quản lý nhân sự (HRM)
- Module 2. Công tác sinh viên
- Module 3. Chương trình đào tạo
- Module 4. Hành chính 1 cửa
- Module 5. Quản lý thiết bị
- Module 6. Quản lý tuyển sinh
- Module 7. Nghiên cứu khoa học
- Module 8. Quan hệ khách hàng (CRM)
- Module 9. Đảm bảo chất lượng
- Module 10. Kết nối doanh nghiệp
- Module 11. Hợp tác đối ngoại
- Module 12. Văn bản E-Office
- Tạm kết
12 thành phần trong hệ thống quản lý trường đại học.
Module 1. Quản lý nhân sự (HRM)
Quản lý nhân sự là hoạt động quản lý, theo dõi tình hình làm việc hàng ngày của nhân sự theo thời gian thực.
Chức năng
- Quản lý công tác tuyển dụng, hợp đồng lao động
- Quản lý chính sách quyền lợi, phúc lợi,…
- Giám sát phân công công việc, chấm công
- Quản lý đào tạo nhân sự
Ưu điểm
- Số hóa, tự động hóa các quy trình
- Làm việc trên hệ thống quản lý điện tử
Module 2. Công tác sinh viên
Công tác sinh viên là hoạt động quản lý thông tin, tình hình học tập, cũng như quá trình hoạt động của sinh viên tại trường.
Chức năng
- Quản lý hồ sơ sinh viên
- Quản lý tình trạng sinh viên
- Quản lý hoạt động ngoại khóa
- Quản lý các chính sách học bổng, khen thưởng, kỷ luật
- Dịch vụ tư vấn sinh viên
- Kết nối với phụ huynh
Ưu điểm
- Số hóa quy trình
- Bảo mật thông tin cá nhân của sinh viên
- Quản lý được số lượng sinh viên lớn
- Tăng kết nối giữa nhà trường – sinh viên – phụ huynh
Module 3. Chương trình đào tạo
Chương trình đào tạo xoay quanh việc đào tạo và quản lý đề cương chương trình, hỗ trợ viết đề cương theo chuẩn CDIO mới nhất, giúp nâng cao chất lượng đào tạo.
Chức năng
- Quản lý chương trình đào tạo theo chuẩn CDIO
- Quản lý dữ liệu ngành, khóa đào tạo, bộ môn
- Quản lý đơn vị, khoa chuyên môn, giảng viên
- Quản lý học phần
- Quản lý đề cương học phần chuẩn CDIO
Ưu điểm
- Tra cứu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức
- Giảm thiểu sai sót
Module 4. Hành chính 1 cửa
Hành chính một cửa cho phép sinh viên có thể tự thao tác, xử lý, gửi các yêu cầu giải quyết các thủ tục hành chính (xác nhận sinh viên, cấp bảng điểm, in thời khóa biểu,…) trong nhà trường thông qua máy tính một cách nhanh chóng
Chức năng
- Tạo và xử lý các thủ tục trực tuyến
- Tra cứu tình trạng, kết quả xử lý các yêu cầu
- Quản lý lịch sử các thủ tục hành chính
Ưu điểm
- Tự động hóa các quy trình
- Giảm thiểu các giấy tờ không cần thiết
- Linh hoạt về thời gian
- Gia tăng số lượng thủ tục được xử lý
Module 5. Quản lý thiết bị
Quản lý thiết bị là hoạt động quản lý kế hoạch, lịch họp/công tác; tìm kiếm, đăng ký sử dụng các trang thiết bị, phòng chức năng; quản lý cơ sở vật chất của nhà trường…
Chức năng
- Quản lý tình trạng các trang thiết bị
- Quản lý tình trạng phòng
Ưu điểm
- Đảm bảo các trang thiết bị luôn đạt điều kiện sử dụng
- Kịp thời sửa chữa thiết bị khi xảy ra vấn đề
Module 6. Quản lý tuyển sinh
Quản lý tuyển sinh bao gồm các hoạt động: quản lý, theo dõi toàn bộ quá trình của hoạt động tuyển sinh, đảm bảo tính chính xác, cập nhật, báo cáo trực quan, hỗ trợ phân tích các phương án đưa ra điểm chuẩn tối ưu cho từng ngành.
Chức năng
- Đăng ký, tổng hợp hồ sơ tuyển sinh online
- Quản lý hồ sơ tuyển sinh
- Quản lý hoạt động tài chính – kế toán
- Công cụ lọc ảo hồ sơ
Ưu điểm
- Làm việc trên hệ thống điện tử
- Tự động hóa quy trình
- Tiết kiệm thời gian
- Tự động phân loại hồ sơ
Module 7. Nghiên cứu khoa học
Nghiên cứu khoa học tập trung vào hoạt động số hóa, quản lý các công trình nghiên cứu khoa học, theo dõi các hợp đồng, KPI nghiên cứu… tự động kết nối đến cơ sở dữ liệu của Scimago, Scopus, ISI để lấy dữ liệu xếp hạng cho 144.247 tạp chí theo quy định, đề xuất các tạp chí phù hợp cho nhà nghiên cứu
Chức năng
- Quản lý công trình khoa học
- Quản lý đề tài nghiên cứu khoa học
- Quản lý hồ sơ nghiên cứu khoa học
- Quản lý hoạt động sở hữu trí tuệ
- Quản lý tổ chức hội nghị hội thảo khoa học
Ưu điểm
- Giám sát trên hệ thống quản lý tổng.
- Bảo mật thông tin, quyền sở hữu trí tuệ các công trình nghiên cứu.
Module 8. Quan hệ khách hàng (CRM)
Quan hệ khách hàng là hoạt động lưu trữ thông tin, quản lý quá trình chăm sóc khách hàng, triển khai các chiến dịch hướng đến đối tượng khách hàng.
Chức năng
- Quản lý thông tin khách hàng
- Quản lý lịch sử giao dịch
- Theo dõi trạng thái khách hàng
- Theo dõi, báo cáo tiến độ nghiệm thu Lead
Ưu điểm
- Tối ưu hóa quy trình quản lý khách hàng
- Đo lường, đánh giá hiệu quả chăm sóc khách hàng
Module 9. Đảm bảo chất lượng
Đảm bảo chất lượng là hoạt động quản lý dữ liệu văn bản quy định, quy trình kiểm định chất lượng của cơ sở giáo dục và chương trình đào tạo; xây dựng kế hoạch triển khai tự đánh giá theo bộ kiểm định tiêu chuẩn, phân công nhiệm vụ và thời gian tự đánh giá cho các đơn vị, phòng ban.
Chức năng
- Quản lý dữ liệu ĐBCL
- Quản lý kho minh chứng
- Quản lý hoạt động kiểm định chất lượng
Ưu điểm
- Bảo mật thông tin các công văn, văn bản nội bộ
- Theo dõi hiệu lực các nghị quyết, quyết định của trường
Module 10. Kết nối doanh nghiệp
Kết nối doanh nghiệp được coi như cổng kết nối việc làm giữa sinh viên và nhà tuyển dụng, giúp gắn kết nhân lực đang trong quá trình đào tạo tại nhà trường với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp
Chức năng
- Quản lý danh sách đối tác, doanh nghiệp
- Quản lý các tin tức, sự kiện liên doanh
- Quản lý hồ sơ ứng viên
- Quản lý danh sách việc làm.
Ưu điểm
- Xây dựng mạng lưới kết nối doanh nghiệp
- Tạo nhiều cơ hội việc làm cho sinh viên
Module 11. Hợp tác đối ngoại
Hợp tác đối ngoại liên quan đến việc lưu trữ thông tin quá trình hoạt động hợp tác giữa nhà trường và các đối tác, quản lý, nhắc nhở hoạt động
Chức năng
- Quản lý thông tin đối tác, hoạt động hợp tác
- Quản lý quy trình, văn bản hợp tác
- Quản lý lịch trình làm việc
- Quản lý hoạt động trao đổi sinh viên quốc tế
Ưu điểm
- Số hóa, tối ưu hóa quy trình quản lý
Module 12. Văn bản E-Office
Văn bản E-Office liên quan đến việc số hóa các tài liệu, quy trình công việc; quản lý, xử lý các tác nghiệp, văn bản điều hành trực tuyến, trao đổi và báo cáo công việc.
Chức năng
- Quản lý văn bản điện tử
- Quản lý báo cáo, thống kê
Ưu điểm
- Số hóa các giấy tờ, văn bản
- Giảm thiểu rủi ro thất lạc
Tạm kết
Mỗi module tượng trưng cho một nghiệp vụ quan trọng trong hệ thống quản lý trường đại học, tất cả dữ liệu đều sẽ được truy xuất từ một trục dữ liệu liên thông nhằm đảm bảo tính đồng bộ và bảo mật cho toàn bộ hệ thống.
Các module này được tích hợp vào hệ thống quản lý một cách chủ động và linh hoạt, phù hợp với quy mô, mô hình hoạt động, quy trình vận hành của từng trường đại học.
Để biết thêm các tin tức mới nhất về lĩnh vực giáo dục, các công nghệ giáo dục hay các giải pháp hay cho trường học, mọi thông tin sẽ được cập nhật tại fanpage PHX Smart School