Nội dung
Phần Mềm Quản Lý Trường Phổ Thông Là Gì?
Phần mềm quản lý trường phổ thông là một phần mềm được dùng để quản lý các công tác trong trường học như: quản lý đào tạo, quản lý học sinh, quản lý nhân sự,… với đối tượng hướng đến là các trường thuộc hệ phổ thông.
Hệ phổ thông là phân hệ giáo dục bao gồm các trường: Tiểu học, THCS, THPT. Ngoài ra, một số mô hình trường học mới đang hoạt động tại Việt Nam như trường liên cấp cũng có thể được xếp vào hệ phổ thông.
Các Chức Năng Của Phần Mềm
1. Quản Lý Đào Tạo
Trong quản lý trường phổ thông, chức năng quản lý đào tạo giúp thực hiện các hoạt động bao gồm: quản lý thông tin trường học, quản lý học vụ, quản lý giáo viên, quản lý thông tin – thông báo, quản lý bảng điểm – đánh giá học sinh, quản lý thời khóa biểu.
2. Quản Lý Học Sinh
Quản lý học sinh bao gồm các tác vụ liên quan đến quản lý lớp học (thông tin học sinh và phụ huynh), quản lý chuyên cần/nghỉ phép. Thay thế các cách thức thu thập thông tin truyền thống bằng phần mềm điện tử giúp rút ngắn thời gian thực hiện.
3. Quản Lý Bảng Điểm
Chức năng này giúp tổng hợp các đầu điểm của học sinh. Mọi số liệu đều được lưu trữ trên hệ thống, thuận tiện trong việc tra cứu và truy xuất báo cáo ra bên ngoài.
4. Quản Lý Y Tế, Sức Khỏe
Theo dõi, tổng hợp thông tin y tế, sức khỏe của học sinh trong trường. Cho phép tạo và thông báo lịch khám sức khỏe, kiểm tra y tế định kỳ tới trực tiếp phụ huynh.
5. Quản Lý Thực Đơn
Quản lý thực đơn được áp dụng đối với các trường học có hoạt động ăn bán trú, canteen trường học giúp số hóa việc quản lý bữa ăn, quản lý thực đơn và đơn đăng ký.
6. Quản Lý Phòng Chức Năng
Làm nhiệm vụ theo dõi và quản lý trạng thái phòng, hoạt động sử dụng phòng trong khuôn viên nhà trường.
7. Quản Lý Tài Sản
Quản lý tài sản giúp nhà trường thực hiện quản lý thông tin tài sản, kiểm tra trạng thái tài sản, đăng ký và theo dõi lịch sử mượn trả tài sản cũng như tiến hành các báo cáo, thống kê.
8. Quản Lý Nhân Sự
Quản lý nhân sự thực hiện chức năng quản lý thông tin nhân sự, quản lý chấm công, quản lý phân công công việc, quản lý tiến độ công việc.
9. Quản Lý Sự Kiện
Cho phép quản lý thông tin sự kiện, tạo và thu thập form đăng ký sự kiện.
10. Quản lý Liên Lạc
Quản lý liên lạc cho phép nhà trường tăng cường tương tác với giáo viên và phụ huynh trong việc theo sát quá trình học tập và sinh hoạt của học sinh
Ưu Điểm Của Phần Mềm Quản Lý Trường Phổ Thông
Ngày nay, chuyển đổi mô hình quản lý từ truyền thống sang phần mềm điện tử đang là giải pháp hàng đầu được ưu tiên áp dụng không chỉ ở trường học mà cả các doanh nghiệp, đơn vị hoạt động ngoài lĩnh vực giáo dục.
Phần mềm quản lý trường phổ thông mang đến rất nhiều tính năng ưu việt, đóng vai trò quan trọng trong việc hướng đến trường học thông minh. Dưới đây là các ưu điểm nổi bật mà phần mềm này đem lại.
1. Tối Ưu Hóa Quản Lý
Đây là ưu điểm dễ nhận thấy nhất ở phần mềm quản lý trường phổ thông. Nếu như trước đây, khối lượng công việc trong công tác quản lý chiếm phần lớn thời gian của nhà trường khi mà đa số đều phải thực hiện thủ công thì giờ đây chỉ cần vài thao tác đơn giản đã có thể xử lý được. Giúp nhà trường tối ưu được rất nhiều thời gian và nhân lực cho hoạt động này.
2. Bảo Mật Thông Tin
Phần mềm quản lý trường phổ thông thường được bảo mật bởi chính nhà cung cấp phần mềm. Không như trước đây, đa số các nhà trường đều tự mình quản lý cũng như đảm nhận bảo mật dữ liệu. Rất ít trường sở hữu một đội hỗ trợ kỹ thuật riêng biệt đủ chuyên môn để thực hiện công việc này dẫn đến việc nhiều lỗ hổng bảo mật bị phát hiện. .
Do đó, ủy thác cho một đơn vị bên ngoài đủ trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm thực tế thực hiện sẽ đảm bảo mọi dữ liệu của nhà trường được bảo mật ở mức cao nhất.
3. Gia Tăng Kết Nối Giữa Phụ Huynh Và Nhà Trường
Trước đây, để biết tình hình sinh hoạt và học tập của con tại trường thì phụ huynh chỉ có thể thông qua trao đổi trực tiếp với giáo viên phụ trách. Bên cạnh đó, việc kết nối và quản lý một số lượng lớn phụ huynh cũng là một bài toán lớn đối với nhà trường.
Phần mềm quản lý giúp xử lý triệt để vấn đề này bằng việc:
- Mọi thông tin, tình trạng học sinh đều được cập nhật theo thời gian thực trên thiết bị di động của phụ huynh.
- Nhà trường có thể tạo và quản lý các nhóm phụ huynh thuộc các lớp cùng một lúc trên phần mềm quản lý.
4. Số hóa văn bản
Việc sử dụng quá nhiều các giấy tờ vật lý khiến cho nhà trường tốn nhiều thời gian và nhân lực để xử lý, đồng thời các trường hợp như thất lạc hay hư hỏng cũng dễ xảy ra hơn.
Một ưu điểm rất lớn mà phần mềm quản lý trường phổ thông đem lại chính là khả năng số hóa và quản lý các văn bản, giấy tờ, báo cáo, đơn từ dưới dạng điện tử. Từ đó mà hoạt động lưu trữ, tìm kiếm, nhập xuất các thông tin trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Triển Khai Thực Tế
Lộ Trình
Để đưa được một phần mềm quản lý trường phổ thông vào trong nhà trường sẽ cần trải qua 5 giai đoạn triển khai:
- Giai đoạn 1: Khảo sát và đánh giá nhu cầu
- Giai đoạn 2: Thiết kế giải pháp
- Giai đoạn 3: Phát triển và kiểm thử
- Giai đoạn 4: Triển khai thực tế
- Giai đoạn 5: Vận hành và bảo trì
Tùy theo quy mô và yêu cầu từ phía nhà trường mà nhà cung cấp sẽ đề xuất phương án triển khai khác nhau, từ đó mà các giai đoạn cũng sẽ có chút thay đổi.
Xem thêm: Lộ trình triển khai hệ thống quản lý trường học
Thách Thức
1. Vấn đề chi phí
Những giải pháp công nghệ mang tính toàn diện như phần mềm quản lý trường phổ thông sẽ bao gồm nhiều loại chi phí từ đầu tư, vận hành cho đến bảo trì và nâng cấp phần mềm là tương đối lớn.
Điều này vô hình chung trở thành một gánh nặng đối với ngân sách nhà trường. Với phần lớn đơn vị giáo dục trong hệ phổ thông là các trường công thì bài toán về giải ngân thường phức tạp hơn khi có nhiều thủ tục pháp lý.
Giải pháp:
- Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với ngân sách của trường
- Lập đề án triển khai, kế hoạch tài chính một cách rõ ràng.
2. Chuyển sang quy trình mới
Với việc cấu trúc vận hành đã được duy trì trong rất nhiều năm, không dễ để giáo viên, nhân viên hay các bậc cha mẹ học sinh sẵn sàng chấp nhận việc thay đổi sang một quy trình mới.
Ứng dụng một phần mềm tổng thể trong trường học không chỉ cần đến sự đồng thuận từ phía ban giám hiệu nhà trường mà còn cả những thành viên khác cùng tham gia vào quá trình sử dụng. Đây là yếu tố cần được nhà trường cân nhắc ngay từ trước khi triển khai phần mềm.
Giải pháp:
- Đào tạo chuyên sâu cho một số nhân viên phụ trách để chủ động trong việc hỗ trợ người dùng.
- Tổ chức thường xuyên các buổi đào tạo cho người dùng.
3. Thiếu hiểu biết về công nghệ
Không phải tất cả người dùng cũng đều có đủ hiểu biết và kỹ năng để sử dụng các phần mềm công nghệ như quản lý trường phổ thông. Để giải quyết bài toán này đòi hỏi sự đầu tư đáng kể về thời gian và công sức từ phía nhà trường bởi lẽ đây là yếu tố đặt nặng tính cá nhân.
Giải pháp: Đào tạo, hỗ trợ và hướng dẫn liên tục cách sử dụng phần mềm.
Tạm Kết
Phần mềm quản lý trường phổ thông đã được chứng minh tính hiệu quả trong thực tế ở nhiều trường học. Với những ưu điểm vượt trội, giải pháp này đã và đang giúp nhà trường tháo gỡ được nhiều nút thắt lớn trong công tác quản lý hiện tại.
Không chỉ dừng lại như một phần mềm trường học, giải pháp này hứa hẹn sẽ trở thành một bước tiến lớn trong công cuộc chuyển đổi số giáo dục nói chung và với hệ phổ thông nói riêng. Những lợi ích mà nó đem lại cần được nhìn nhận một cách đúng đắn và nghiêm túc từ phía các đơn vị nhà trường để giải pháp này ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong trường học.
Liên hệ ngay tới chuyên viên để được nhận tư vấn về triển khai phần mềm quản lý trường phổ thông.
LIÊN HỆ NGAY
SĐT: 0392601425
Email: khachhang@phx-smartschool.com
Theo dõi fanpage PHX Smart School để biết thêm các tin tức mới nhất về lĩnh vực giáo dục, công nghệ giáo dục trong và ngoài nước.