Phần mềm quản lý trường phổ thông là gì?

phần mềm quản lý trường phổ thông

Cập nhật lần cuối vào Tháng 1 5th, 2025 at 07:54 chiều

Công cuộc chuyển đối số trường học đã không còn là khái niệm xa lạ trong bối cảnh đổi mới giáo dục. Tuy nhiên, việc ứng dụng các phần mềm đơn lẻ đã để lộ một điểm yếu chí mạng là khả năng đồng bộ, vô tình làm phức tạp hóa. Giải pháp mới được đưa ra hiện nay là triển khai phần mềm quản lý trường phổ thông toàn diện. Vậy phần mềm này là gì? Cùng PHX Smart School tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Phần mềm quản lý trường phổ thông là gì?

Phần mềm quản lý trường phổ thông là một phần mềm điện tử được dùng để hỗ trợ xử lý các công tác trong trường học phổ thông như quản lý đào tạo, quản lý học sinh, quản lý nhân sự,… Hệ phổ thông là phân hệ giáo dục bao gồm các trường: Tiểu học, THCS, THPT. Ngoài ra, một số mô hình trường học mới du nhập vào Việt Nam như trường liên cấp cũng có thể được xếp vào hệ phổ thông.

phần mềm quản lý trường phổ thông
Phần mềm quản lý trường phổ thông mô phỏng của PHX Smart School

Để vận hành một nền tảng quản lý toàn diện như vậy, đơn vị cần triển khai đồng đồ các hạ tầng kết nối, hạ tầng công nghệ, trang thiết bị vật tư, khả năng công nghệ của người dùng,…Song, đây đều là những yếu tố quan trọng trong cấu trúc của một trường học thông minh. Chính vì vậy, việc ứng dụng phần mềm này đang được nhiều chuyên gia nhận định sẽ góp phần thúc đẩy nhà trường phát triển lên mô hình trường học thông minh.

2. Lợi ích của phần mềm quản lý trường phổ thông

Việc chuyển đổi mô hình quản lý từ truyền thống sang phần mềm điện tử mang lại nhiều lợi ích cho các cơ sở trường học, cụ thể là:

  • Giảm tải khối lượng công việc: Tối ưu hóa quy trình thông qua việc kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận nhà trường, qua đó làm rút ngắn thời gian xử lý công việc, giảm bớt số lượng nhân sự hành chính và vận hành.
  • Số hóa tài liệu văn bản: Việc triển khai phần mềm quản lý trường phổ thông yêu cầu giấy tờ/văn bản được sử dụng dưới dạng điện tử, qua đó giúp việc tìm kiếm, lưu trữ, nhập xuất dữ liệu trở nên nhanh chóng, thuận tiện.
  • Quản lý hiệu quả hoạt động tài chính: Các giao dịch trong trường học như đầu tư cơ sở vật chất, thu đóng học phí, trả lương,…đều được thực hiện một cách minh bạch, trực quan trên giao diện phần mềm.
phần mềm quản lý trường phổ thông
Theo dõi tình trạng đóng học phí trên phần mềm quản lý trường phổ thông
  • Bảo mật thông tin: Các dữ liệu như người dùng, hồ sơ, đào tạo đều được quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất, được mã hóa bằng các hệ thống tường lửa bảo mật bởi các kỹ thuật viên giàu chuyên môn.
  • Tăng sự kết nối với phụ huynh: Mọi thông tin, tình trạng học sinh đều được cập nhật theo thời gian thực trên thiết bị di động của phụ huynh. Đồng thời, nhà trường có thể tạo và quản lý tập trung các hội phụ huynh được chia theo lớp, theo khối.

Về lâu dài, khi số lượng học sinh tăng lên hay cấu trúc vận hành thay đổi, phần mềm này sẽ thể hiện rõ nhất giá trị của nó ở mặt tối ưu chi phí và thay đổi linh hoạt theo nhu cầu nhà trường.

3. Các chức năng của phần mềm quản lý trường phổ thông?

Tùy vào đặc thù vận hành trong từng nhà trường, các chức năng của phần mềm quản lý trường phổ thông sẽ có sự điều chỉnh phù hợp. Về cơ bản, chúng đều tập trung xử lý các nghiệp vụ phổ biến trong một trường phổ thông. Dưới đây là 10 chức năng được áp dụng phổ biến trong phần mềm.

3.1. Quản Lý Đào Tạo

Trong quản lý trường phổ thông, chức năng quản lý đào tạo giúp thực hiện các hoạt động bao gồm: quản lý thông tin trường học, quản lý học vụ, quản lý giáo viên, quản lý thông tin – thông báo, quản lý bảng điểm – đánh giá học sinh, quản lý thời khóa biểu.

phần mềm quản lý trường phổ thông
Chức năng quản lý thời khóa biểu trong phần mềm quản lý trường phổ thông

3.2. Quản Lý Học Sinh

Quản lý học sinh bao gồm các tác vụ liên quan đến quản lý lớp học (thông tin học sinh và phụ huynh), quản lý chuyên cần/nghỉ phép. Thay thế các cách thức thu thập thông tin truyền thống bằng phần mềm điện tử giúp rút ngắn thời gian thực hiện.

phần mềm quản lý trường phổ thông
Chức năng quản lý điểm danh

3.3. Quản Lý Bảng Điểm

Trong phần mềm quản lý trường phổ thông, chức năng này giúp tổng hợp các đầu điểm của học sinh. Mọi số liệu đều được lưu trữ trên hệ thống, thuận tiện trong việc tra cứu và truy xuất báo cáo ra bên ngoài. 

phần mềm quản lý trường phổ thông
Chức năng đánh giá kết quả học tập

3.4. Quản Lý Y Tế, Sức Khỏe

Chức năng này sẽ đảm nhận theo dõi, tổng hợp thông tin y tế, sức khỏe của học sinh trong trường. Đồng thời, nó cho phép tạo và thông báo lịch khám sức khỏe, kiểm tra y tế định kỳ tới trực tiếp phụ huynh. 

phần mềm quản lý trường phổ thông
Chức năng quản lý y tế

3.5. Quản Lý Thực Đơn

Quản lý thực đơn được áp dụng đối với các trường học có hoạt động ăn bán trú, canteen trường học giúp số hóa việc quản lý bữa ăn, quản lý thực đơn và đơn đăng ký.

phần mềm quản lý trường phổ thông
Chức năng quản lý thực đơn

3.6. Quản Lý Phòng Chức Năng

Đây là chức năng chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý trạng thái phòng, hoạt động sử dụng phòng trong khuôn viên nhà trường. 

3.7. Quản Lý Tài Sản

Quản lý tài sản giúp nhà trường thực hiện quản lý thông tin tài sản, kiểm tra trạng thái tài sản, đăng ký và theo dõi lịch sử mượn trả tài sản cũng như tiến hành các báo cáo, thống kê.

3.8. Quản Lý Nhân Sự

Quản lý nhân sự thực hiện chức năng quản lý thông tin nhân sự, quản lý chấm công, quản lý phân công công việc, quản lý tiến độ công việc. 

phần mềm quản lý trường phổ thông
Chức năng quản lý thông tin nhân sự trong phần mềm quản lý trường phổ thông

3.9. Quản Lý Sự Kiện

Đây là một chức năng có thể tích hợp linh hoạt trong phần mềm quản lý trường phổ thông, cho phép quản lý thông tin sự kiện, tạo và thu thập form đăng ký sự kiện. 

phần mềm quản lý trường phổ thông
Chức năng quản lý sự kiện

3.10. Quản lý Liên Lạc

Quản lý liên lạc cho phép nhà trường tăng cường tương tác với giáo viên và phụ huynh trong việc theo sát quá trình học tập và sinh hoạt của học sinh

phần mềm quản lý trường phổ thông
Chức năng quản lý thông tin liên lạc

4. Sự khác biệt giữa phần mềm quản lý tổng thể với phần mềm hỗ trợ đơn lẻ

Không chỉ dừng lại ở câu chuyện đồng bộ hóa, việc ứng dụng phần mềm quản lý trường phổ thông thay vì các phần mềm đơn lẻ cũng đem đến nhiều thay đổi tích cực. Bảng so sánh dưới đây sẽ thể hiện chi tiết điều này.

phần mềm quản lý trường phổ thông
So sánh hai hình thức triển khai phần mềm tổng thể và phần mềm đơn lẻ
Tiêu chí Phần mềm quản lý tổng thể Phần mềm hỗ trợ đơn lẻ
Chi phí đầu tư Chi phí lớn do triển khai đồng bộ trên phạm vi toàn trường Chi phí nhỏ tùy theo những phần mềm được ứng dụng
Khả năng đồng bộ hóa Đồng bộ hóa toàn diện mọi dữ liệu, phần mềm, hệ thống vận hành của nhà trường Không thể đồng bộ, chia sẻ dữ liệu giữa các phần mềm
Khả năng mở rộng Sẵn sàng tích hợp các phần mềm/hệ thống từ bên ngoài, không gian lưu trữ dữ liệu có thể mở rộng. Cố định tính năng, khó liên kết với các công cụ bên thứ ba, không gian lưu trữ giới hạn.
Sử dụng lâu dài Tối ưu chi phí vận hành, đáp ứng tối đa các nhu cầu phát sinh trong quá trình sử dụng. Rủi ro không đáp ứng được yêu cầu mới, cần phải triển khai lại. Phức tạp hóa quy trình vận hành.

Trên thực tế, mỗi hình thức triển khai đều có những đặc tính riêng phù hợp với từng quy mô trường học. Như các trường có quy mô dưới 500 học sinh, lựa chọn các phần mềm hỗ trợ đơn lẻ như hệ thống E-Learning hay phần mềm thanh toán trực tuyến là các giải pháp phù hợp hơn để tối ưu chi phí. Ngược lại, những đơn vị có số lượng học sinh lớn, từ 1000 người trở lên, một phần mềm quản lý trường học toàn diện mới đủ đáp ứng được khối lượng công việc xử lý cũng như vận hành hiệu quả bộ máy nhà trường.

5.Triển khai phần mềm quản lý trường phổ thông

Hiện nay, thị trường giải pháp phần mềm giáo dục tại Việt Nam đã có nhiều bước phát triển mạnh mẽ cả về đội ngũ chuyên gia kỹ thuật lẫn khả năng vận hành phần mềm, và quản lý trường phổ thông cũng không phải ngoại lệ. Công tác triển khai nhờ vậy cũng trở nên dễ dàng hơn bởi sự hỗ trợ từ các nhà cung cấp như PHX Smart School – một trong số các đơn vị mang đến giải pháp quản lý trường học toàn diện.

5.1. Lộ Trình

Để đưa được một phần mềm quản lý trường phổ thông vào vận hành thực tế, dự án triển khai sẽ cần trải qua 5 giai đoạn:

  • Giai đoạn 1: Khảo sát và đánh giá nhu cầu
  • Giai đoạn 2: Thiết kế phần mềm
  • Giai đoạn 3: Kiểm thử
  • Giai đoạn 4: Triển khai thực tế
  • Giai đoạn 5: Vận hành và bảo trì
phần mềm quản lý trường phổ thông
5 giai đoạn triển khai phần mềm quản lý trường phổ thông

Tùy theo quy mô và yêu cầu từ phía nhà trường, nhà cung cấp sẽ đánh giá và đề xuất lộ trình triển khai phù hợp với từng đơn vị. 

5.2.Thách Thức

Bên cạnh những giá trị to lớn mà phần mềm mang lại, đơn vị nhà trường cần vượt qua một số thách thức sau.

1. Vấn đề chi phí

Những giải pháp công nghệ mang tính toàn diện như phần mềm quản lý trường phổ thông sẽ bao gồm nhiều loại chi phí từ đầu tư, vận hành cho đến bảo trì và nâng cấp phần mềm là tương đối lớn. 

Điều này vô hình chung trở thành một gánh nặng đối với ngân sách nhà trường. Với phần lớn đơn vị giáo dục trong hệ phổ thông là các trường công thì bài toán về giải ngân thường phức tạp hơn khi có nhiều thủ tục pháp lý. 

Giải pháp

  • Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với ngân sách của trường
  • Lập đề án triển khai, kế hoạch tài chính một cách rõ ràng.

2. Chuyển sang quy trình mới

Với việc cấu trúc vận hành đã được duy trì trong rất nhiều năm, không dễ để giáo viên, nhân viên hay các bậc cha mẹ học sinh sẵn sàng chấp nhận việc thay đổi sang một quy trình mới. 

Ứng dụng một phần mềm tổng thể trong trường học không chỉ cần đến sự đồng thuận từ phía ban giám hiệu nhà trường mà còn cả những thành viên khác cùng tham gia vào quá trình sử dụng. Đây là yếu tố cần được nhà trường cân nhắc ngay từ trước khi triển khai phần mềm. 

Giải pháp

  • Đào tạo chuyên sâu cho một số nhân viên phụ trách để chủ động trong việc hỗ trợ người dùng. 
  • Tổ chức thường xuyên các buổi đào tạo cho người dùng. 

3. Thiếu hiểu biết về công nghệ

Không phải tất cả người dùng cũng đều có đủ hiểu biết và kỹ năng để sử dụng các phần mềm công nghệ như quản lý trường phổ thông. Để giải quyết bài toán này đòi hỏi sự đầu tư đáng kể về thời gian và công sức từ phía nhà trường bởi lẽ đây là yếu tố đặt nặng tính cá nhân. 

Giải pháp: Đào tạo, hỗ trợ và hướng dẫn liên tục cách sử dụng phần mềm.  

5. Tạm Kết

Phần mềm quản lý trường phổ thông đã được chứng minh tính hiệu quả trong thực tế ở nhiều trường học. Với những ưu điểm vượt trội, giải pháp này đã và đang giúp nhà trường tháo gỡ được nhiều nút thắt lớn trong công tác quản lý hiện tại.  

Không chỉ dừng lại như một phần mềm trường học, giải pháp này hứa hẹn sẽ trở thành một bước tiến lớn trong công cuộc chuyển đổi số giáo dục nói chung và với hệ phổ thông nói riêng. Những lợi ích mà nó đem lại cần được nhìn nhận một cách đúng đắn và nghiêm túc từ phía các đơn vị nhà trường để giải pháp này ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong trường học. 

Liên hệ ngay tới chuyên viên để được nhận tư vấn về triển khai phần mềm quản lý trường phổ thông. 

CTCP Dịch Vụ Và Giải Pháp Công Nghệ Giáo Dục PHX Smart School

  • SĐT: (+84)392-601-425
  • Email: khachhang@phx-smartschool.com  
  • Fanpage: PHX Smart School
Hãy đánh giá nếu bài viết hữu ích nhé!

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *