Giải Pháp Trường Học Thông Minh: Quy trình triển khai và các tiêu chuẩn 2025

Cập nhật lần cuối vào Tháng 5 12th, 2025 at 08:55 sáng

Trong tiến trình chuyển đổi số toàn diện giáo dục, giải pháp trường học thông minh được xác định là mục tiêu chiến lược, góp phần thay đổi rõ nét mô hình vận hành truyền thống tại các cơ sở giáo dục. Để triển khai hiệu quả mô hình này, việc nắm rõ quy trình thực hiện và các tiêu chuẩn áp dụng là yếu tố then chốt. Cho nên, Hãy cùng PHX Smart School đi tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

1. Bộ giải pháp trường học thông minh của PHX Smart School

Bộ giải pháp trường học thông minh là một hệ thống tổng thể gồm các phần mềm và thiết bị công nghệ được tích hợp chặt chẽ nhằm số hóa toàn diện hoạt động quản lý, giảng dạy và vận hành trong nhà trường. Trọng tâm của giải pháp là nâng cao hiệu quả quản trị, tối ưu hóa nguồn lực, đồng thời hỗ trợ triển khai các phương pháp giáo dục hiện đại và đảm bảo an toàn trong môi trường học đường.

Hiện nay, PHX Smart School đang là đơn vị hàng đầu Việt Nam có năng lực triển khai giải pháp trường học thông minh với cả 2 hệ giáo dục là phổ thông và đại học. Tùy vào mỗi mô hình đào tạo cũng như bài toán của từng đơn vị, đội ngũ PHX sẽ đưa ra các phương án triển khai đáp ứng tốt nhất nhu cầu sử dụng tại đơn vị.

1.1. Triển khai cho hệ phổ thông

Đối với khối giáo dục phổ thông, PHX Smart School phát triển bộ giải pháp trường học thông minh toàn diện, phù hợp với mọi cấp học từ tiểu học đến trung học phổ thông, bao gồm cả các mô hình trường liên cấp. Hệ sinh thái giải pháp được thiết kế đồng bộ và linh hoạt, cho phép đáp ứng nhu cầu đặc thù của từng nhà trường trên nguyên tắc cá nhân hóa và dễ mở rộng.

Bộ giải pháp được chia thành sáu nhóm giải pháp chính, tích hợp sâu giữa phần mềm và thiết bị, bao gồm:

• Giải pháp quản lý vận hành trường học: Hệ thống quản lý tổng của trường.
• Giải pháp đào tạo trực tuyến: Hệ thống quản lý học tập và vận hành đào tạo trực tuyến.
• Giải pháp quản lý & thanh toán không tiền mặt: Bộ giải pháp quản lý mảng tài chính và các giao dịch thanh toán trực tuyến trong đơn vị
• Giải pháp thư viện thông minh: Phần mềm quản lý thư viện.
• Giải pháp kiểm soát an toàn: Hệ thống thiết bị kiểm soát an ninh tự động
• Giải pháp quản lý đưa đón theo thời gian thực: Hệ thống thiết bị thông minh cho công tác quản lý và vận hành xe buýt trường học.

Với bộ giải pháp này, PHX hướng đến mục tiêu số hóa toàn diện các quy trình vận hành, giúp nhà trường tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu suất công việc và giảm thiểu rủi ro do thao tác thủ công. Đồng thời, hệ thống còn tạo nền tảng để triển khai các phương pháp giáo dục hiện đại, linh hoạt và lấy người học làm trung tâm.

Hiện nay, PHX Smart School là đối tác cung cấp giải pháp trường học thông minh cho nhiều đơn vị giáo dục uy tín trên cả nước. Một số đơn vị tiêu biểu có thể kể đến như Hệ thống Trường Liên cấp Ban Mai (BMS), Trường Liên cấp Iris (Iris School), Trường THPT Liên Bảo. Thực tiễn triển khai cho thấy giải pháp của PHX được đánh giá cao về tính đồng bộ, khả năng vận hành ổn định và mức độ tùy biến cao theo nhu cầu đặc thù của từng nhà trường.

1.2. Triển khai cho hệ đại học

Khác với hệ phổ thông, bộ giải pháp đại học thông minh đã được loại bỏ giải pháp đưa đón do nhu cầu thực tế từ thị trường nhưng vẫn giữ được triển khai đồng bộ 5 nhóm giải pháp còn lại.

Bên cạnh khối phổ thông, PHX Smart School cũng vinh dự là đơn vị đồng hành triển khai chuyển đổi số toàn diện tại hai trường đại học lớn: Đại học Phenikaa và Trường Đại học CMC. Với đặc thù quy mô và tính chất vận hành phức tạp hơn của bậc đại học, các cấu trúc trong hệ thống quản lý đã được PHX nghiên cứu, tối ưu hóa lại một cách bài bản. Giải pháp đảm bảo khả năng vận hành xuyên suốt và đồng bộ giữa các mảng nghiệp vụ trọng yếu như công tác sinh viên, tuyển sinh, dịch vụ hỗ trợ sinh viên và đào tạo E-Learning, đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản trị hiện đại trong môi trường đại học số.

Bên cạnh đó, các bộ phận chuyên biệt như kết nối doanh nghiệp, nghiên cứu khoa học, đảm bảo chất lượng, hành chính một cửa cũng được đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm của PHX thiết kế và phát triển phù hợp với đặc thù của từng đơn vị. Những thành phần này có thể được tích hợp linh hoạt theo yêu cầu riêng của nhà trường, góp phần xây dựng một hệ sinh thái giải pháp luôn sẵn sàng đưa vào triển khai và dễ dàng thích ứng với các thay đổi đột ngột trong cấu trúc tổ chức của nhà trường.

2. Quy trình triển khai giải pháp trường học thông minh

Mặc dù có sự khác nhau trong cấu trúc vận hành giữa hệ đại học và hệ phổ thông, quy trình triển khai giải pháp trường học thông minh vẫn sẽ tuân theo một bộ khuôn thống nhất. Đội ngũ chuyên gia giáo dục PHX đã xây dựng và áp dụng nó thành công với hơn 50 cơ sở giáo dục trên cả nước. Cụ thể, quy trình triển khai sẽ cần trải qua 5 giai đoạn dưới đây.

Giai đoạn 1: Xây dựng chiến lược & kế hoạch triển khai

Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình bởi nó sẽ tác động trực tiếp đến kết quả tổng thể của dự án. Đầu ra cho giai đoạn này sẽ là một bộ kế hoạch tổng thể bao gồm : 

• Bản chiến lược phát triển: Bản định hướng phát triển mô hình trường học thông minh trong ngắn hạn và  trong dài hạn.
• Bản kế hoạch triển khai: Bản kế hoạch triển khai chi tiết các hạng mục trong từng giai đoạn, thời gian dự kiến, đánh giá nguồn lực,…
• Bản nghiệm thu dự án: Bản tiêu chí đánh giá các hạng mục đã được hoàn thiện.
• Bản phân bổ ngân sách: Bản dự trù tài chính cho các khoản đầu tư và phát sinh trong quá trình triển khai

Bên cạnh đó, một số nội dung như đánh giá rủi ro hoặc giấy tờ pháp lý có thể được bổ sung tùy theo quy mô và đặc thù của từng cơ sở. Trong giai đoạn này, ban lãnh đạo nhà trường và đội ngũ quản lý dự án sẽ phối hợp với đơn vị cung cấp giải pháp để triển khai các công việc cần thiết. Các bên sẽ trao đổi để xác định nhu cầu, thiết lập mục tiêu dự án; khảo sát và đánh giá hiện trạng, bao gồm con người, hạ tầng và phần mềm đang sử dụng. Từ đó, xây dựng lộ trình triển khai theo từng giai đoạn, đồng thời thiết lập ngân sách và phân bổ nguồn lực phù hợp.

Giai đoạn 2: Xây dựng hạ tầng công nghệ – kỹ thuật

Hạ tầng công nghệ kỹ thuật sẽ đóng vai trò làm cơ sở để mọi phần mềm, thiết bị công nghệ của đơn vị hoạt động hiệu quả trên đó. Một số nền tảng hạ tầng sẽ được lắp đặt gồm có:

• Hạ tầng kết nối internet: Đảm bảo khả năng truy cập, kết nối và vận hành liên tục các phần mềm, thiết bị truy cập trong trường học.
• Hạ tầng trang thiết bị: Cung cấp công cụ hỗ trợ dạy – học, quản lý và tương tác hiệu quả trong môi trường số.
• Hạ tầng cơ sở dữ liệu: Trung tâm lưu trữ toàn bộ dữ liệu trường học một cách có hệ thống, phục vụ quá trình nhập – xuất dữ liệu.

Với giai đoạn này, nhà cung cấp sẽ giữ vai trò chính trong việc khảo sát, lắp đặt và cấu hình hệ thống hạ tầng, nhằm bảo đảm tính đồng bộ và tối ưu hóa hiệu suất vận hành. Bạn có thể đọc bài viết sau để tìm hiểu chi tiết hơn về các trang thiết bị cần có trong lớp học thông minh. 

Giai đoạn 3: Triển khai các hệ thống phần mềm – công nghệ

Sau khi hoàn tất hạ tầng công nghệ, dự án sẽ bước vào giai đoạn triển khai các hệ thống phần mềm – thành phần đóng vai trò cốt lõi trong mô hình trường học thông minh. Đây chính là nền tảng tương tác trung tâm, nơi toàn bộ người dùng trong nhà trường như ban giám hiệu, bộ phận vận hành, giáo viên, học sinh và phụ huynh sẽ sử dụng để kết nối và thực hiện các hoạt động hàng ngày.

Trong giai đoạn này, một số hệ thống phần mềm phổ biến thường được triển khai bao gồm:

• Phần mềm quản lý trường học: Hỗ trợ quản trị toàn diện hoạt động nhà trường, từ hồ sơ học sinh – giáo viên, thời khóa biểu, phân công giảng dạy đến công tác hành chính, báo cáo.
• Phần mềm quản lý học tập (LMS): Tổ chức lớp học trực tuyến, giao – nhận bài, đánh giá năng lực, lưu trữ học liệu và cá nhân hóa hành trình học tập của từng học sinh.
• Phần mềm quản lý & thanh toán không tiền mặt: Giúp phụ huynh thanh toán học phí, tiền ăn, các khoản dịch vụ khác thông qua nền tảng số, giảm áp lực thu – chi thủ công cho nhà trường.
• Phần mềm kiểm soát an ninh: Kết nối với hệ thống camera AI, kiểm soát vào/ra, cảnh báo sớm các tình huống rủi ro để đảm bảo an toàn trường học.
• Phần mềm thư viện thông minh: Số hóa và quản lý kho học liệu, tài liệu tham khảo, hỗ trợ tra cứu và mượn trả nhanh chóng.

Tất cả các phần mềm này sẽ được đồng bộ dữ liệu trên một hệ thống tích hợp duy nhất, đảm bảo tính liên thông và nhất quán giữa các phòng ban, từ đó rút ngắn thời gian xử lý hành chính và tăng hiệu suất vận hành. Đồng thời, hoạt động số hóa văn bản, tài liệu cũng được triển khai trong giai đoạn này, giúp xây dựng kho học liệu số có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi, hỗ trợ đắc lực cho việc dạy và học linh hoạt, hiện đại.

Giai đoạn 4: Thử nghiệm và hoàn thiện

Ở giai đoạn này, các hệ thống phần mềm, thiết bị và hạ tầng đã được triển khai sẽ được đưa vào vận hành thử nghiệm trong môi trường thực tế. Các hoạt động bao gồm:

• Kiểm tra tính ổn định của hệ thống
• Đánh giá mức độ tương thích giữa các phần mềm và thiết bị
• Thử nghiệm luồng vận hành của các phòng ban cũng như trải nghiệm người dùng

Đồng thời, đơn vị triển khai sẽ phối hợp cùng đội ngũ nhà trường thu thập phản hồi, rà soát các lỗi phát sinh và hiệu chỉnh lại hệ thống nhằm đảm bảo mọi thành phần vận hành trơn tru trước khi chính thức đưa vào sử dụng rộng rãi.

Trong giai đoạn thử nghiệm, đội ngũ quản lý dự án cần đặc biệt lưu ý đến việc xây dựng kịch bản vận hành chi tiết, phân công rõ trách nhiệm xử lý sự cố và theo dõi sát sao các chỉ số kỹ thuật. Việc ghi nhận đầy đủ các vấn đề gặp phải và phản hồi từ người dùng không chỉ giúp hoàn thiện hệ thống mà còn tạo nền tảng quan trọng để đào tạo, hướng dẫn sử dụng sau này. Bên cạnh đó, cần thống nhất với nhà cung cấp về kế hoạch hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì sau thử nghiệm nhằm đảm bảo tính liên tục trong vận hành và hạn chế tối đa rủi ro khi đi vào hoạt động chính thức.

Giai đoạn 5: Đào tạo người dùng

Sau khi hệ thống công nghệ đã được thử nghiệm và tinh chỉnh, giai đoạn đào tạo người dùng sẽ đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo công nghệ được ứng dụng hiệu quả vào thực tiễn nhà trường. Trong giai đoạn này, các nhóm đối tượng chính như nhân viên vận hành, giáo viên và học sinh sẽ được hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm, thiết bị và quy trình làm việc gắn với công nghệ. Mỗi nhóm người dùng sẽ được thiết kế chương trình đào tạo riêng biệt, phù hợp với vai trò và nhu cầu sử dụng thực tế, cụ thể:

• Nhân viên vận hành: Được đào tạo về cách sử dụng hệ thống phần mềm quản lý, thực hiện quy trình làm việc số hóa, theo dõi và phân tích dữ liệu trên hệ thống.
• Giáo viên: Học cách chủ động quản lý lớp học bằng phần mềm, tổ chức dạy học trực tuyến, xây dựng bài giảng điện tử và khai thác học liệu số.
• Học sinh: Được hướng dẫn cách học tập trực tuyến, truy cập và sử dụng nguồn học liệu, tương tác với giáo viên và thực hiện các bài tập, bài kiểm tra trên hệ thống.

Đây là quá trình cần được triển khai liên tục và có lộ trình rõ ràng, giúp người dùng dần hình thành thói quen sử dụng công nghệ trong hoạt động thường ngày. Các buổi tập huấn có thể kết hợp giữa lý thuyết và thực hành để tăng tính ứng dụng. Đồng thời, nhà trường cần duy trì cơ chế thu thập phản hồi trong suốt quá trình đào tạo để tiếp tục hoàn thiện hệ thống và nội dung hướng dẫn. Việc ghi nhận các góp ý từ giáo viên, học sinh và phụ huynh không chỉ giúp điều chỉnh kỹ thuật kịp thời mà còn góp phần tăng mức độ hài lòng và sẵn sàng chuyển đổi trong toàn trường.

3. Một số tiêu chuẩn trường học thông minh cần có

Do tính chất đào tạo giữa hai nhà trường của hệ phổ thông và hệ đại học là khác nhau, các tiêu chuẩn triển khai giải pháp trường học thông minh cũng sẽ được chia riêng biệt để có thể đánh giá một cách hiệu quả:

3.1. Tiêu chuẩn trường học thông minh

Căn cứ vào “Bộ chỉ số đánh giá mức độ chuyển đổi số của cơ sở giáo dục phổ thông và giáo dục thường xuyên” được Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, các đơn vị nhà trường đạt đến mức độ 3 (mức độ đạt chuẩn) cần đảm bảo được những tiêu chuẩn sau:

• Tiêu chuẩn “Cơ sở – Hạ tầng”

• • Tỷ lệ phòng học thông minh: >60%
  • Mức độ đáp ứng yêu cầu dạy môn Tin học (số học sinh/máy tính): 1
  • Số lượng phòng studio thông minh: 15-20

• Tiêu chuẩn “Đào tạo & Nguồn nhân lực”

• • Tỷ lệ giáo viên tham gia bồi dưỡng trực tuyến: >60%
  • Tỷ lệ giáo viên đáp ứng năng lực công nghệ (sử dụng thành thạo các phần mềm/công cụ): >60%
  • Tỷ lệ giáo viên có thể xây dựng học liệu số: >60%

• Tiêu chuẩn “Hệ thống quản trị & vận hành”

• • Có đội quản lý dự án trường học thông minh
  • Có kế hoạch & quy chế sử dụng hệ thống/phần mềm
  • Quản lý học sinh
  • Sổ điểm/ học bạ điện tử
  • Quản lý đội ngũ giáo viên, nhân viên
  • Quản lý cơ sở vật chất
  • Quản lý ý tế trường học, sức khỏe học sinh
  • Quản lý kế toán
  • Kết nối với CSDL ngành

• Tiêu chuẩn “Chương trình đào tạo”

• • Có kế hoạch & quy chế tổ chức dạy học trực tuyến
  • Có phần mềm dạy học trực tuyến
  • Triển khai hệ thống quản lý học tập
  • Số lượng học liệu được số hóa: >40
  • Có phần mềm thi & tổ chức đánh giá trực tuyến

• Tiêu chuẩn “Dịch vụ trực tuyến”

• • Có ứng dụng kết nối gia đình và nhà trường
  • Triển khai tuyển sinh trực tuyến
  • Triển khai thanh toán không tiền mặt

Tùy vào từng giai đoạn chuyển đổi số giáo dục, bộ tiêu chuẩn trên đây có thể được Bộ Giáo dục và Đào tạo thay đổi linh hoạt nhằm đánh giá một cách chính xác nhất mức độ trường học thông minh của các cơ sở giáo dục phổ thông tại Việt Nam.

Ngoài các tiêu chuẩn trên, nhà trường cũng cần chú ý đến bộ tiêu chí trường học thông minh. Đây là bộ tiêu chí được xây dựng nhằm giúp nhà trường và các cơ sở giáo dục dễ dàng đánh giá mức độ triển khai mô hình trường học thông minh của mình, đảm bảo hoạt động chuyển đổi số giáo dục diễn ra hiệu quả nhất.

3.2. Tiêu chuẩn đại học thông minh

Do mức độ phức tạp về cấu trúc tổ chức, Bộ GD&ĐT hiện vẫn đang trong quá trình hoàn thiện bộ tiêu chuẩn cho hệ đại học. Tuy nhiên, dựa trên một cơ sở đánh giá từ các đơn vị đại học mà đội ngũ chuyên gia PHX đã thực hiện, một trường đại học đạt chuẩn sẽ thường đáp ứng được những yêu cầu sau:

• Tiêu chuẩn “Hệ thống quản lý vận hành”

• • Hệ thống cảm biến trong khuôn viên: năng lượng, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, an toàn, an ninh
  • Hệ thống cổng thông minh: quét thẻ thông minh/ sinh trắc học.
  • Hệ thống lưu trữ điện toán đám mây
  • Hệ thống kết nối internet

• Tiêu chuẩn “Dữ liệu đầu ra”

• • Xử lý và sàng lọc dữ liệu đầu vào
  • Thống kê và hiển thị lên hệ thống quản lý

• Tiêu chuẩn “Quản lý dữ liệu”

• • Phân tích, đánh giá dữ liệu: tiến trình học, chương trình giảng dạy.
  • Chẩn đoán các kết quả tương lai

• Tiêu chuẩn “Mức độ sẵn sàng chuyển đổi số”

• • Số lượng giảng viên tham gia vào thực thi giải pháp: 45% -> 53% 

Bộ tiêu chuẩn này đã được tinh gọn lại, giảm bớt các điều kiện mà đa số các cơ sở đại học hiện nay đã có. Tuy nhiên, để việc đánh giá được chính xác nhất, bộ phận quản lý nhà trường nên phối hợp cùng các chuyên gia giáo dục, đặc biệt là trong lĩnh vực chuyển đổi số, để có những tiêu chuẩn được cập nhật mới nhật từ Bộ GD&ĐT.

4. Tạm kết

Sau quá trình phát triển và áp dụng thực tế, bộ giải pháp trường học thông minh toàn diện của PHX đã được hoàn thiện với sáu nhóm giải pháp cho hệ phổ thông và năm nhóm cho hệ đại học. Bằng việc đồng bộ về phần mềm và dữ liệu, các giải pháp hướng đến sự phát triển bền vững, đáp ứng được tối đa mọi nhu cầu trong quá trình chuyển đổi của đơn vị.

Là doanh nghiệp hàng đầu về giải pháp giáo dục, đội ngũ PHX Smart School cam kết luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng các đơn vị trong mục tiêu hướng đến mô hình giáo dục số. Lấy người dùng làm trung tâm, chúng tôi luôn không ngừng phát triển các giải pháp tiên tiến, giúp chất lượng đào tạo và hiệu quả vận hành của đơn vị ngày một được nâng cao. 

Nếu các đơn vị đang có nhu cầu về triển khai giải pháp trường học thông minh, hãy liên hệ ngay với PHX Smart School tại:

CTCP Dịch Vụ Và Giải Pháp Công Nghệ Giáo Dục PHX Smart School 

• SĐT: (+84)392-601-425
• Email: khachhang@phx-smartschool.com
• Fanpage: PHX Smart School