Những năm trở lại đây, mô hình thanh toán không tiền mặt đang ngày càng trở nên phổ biến tại hầu hết các trường học ở Việt Nam. Mục tiêu ban đầu của mô hình này là hỗ trợ nhà trường và phụ huynh tối ưu hóa quá trình thu, đóng học phí cùng các khoản phí khác, một cách thông minh và hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, một số giải pháp khi đưa vào triển khai thực tế lại gây ra nhiều khó khăn cho đối tượng phụ huynh trong quá trình sử dụng. Các vấn đề được đưa ra tranh luận liên quan đến quy trình phức tạp, giới hạn liên kết ngân hàng, thu phí giao dịch,…gây ảnh hưởng không nhỏ đến sự hài lòng của người dùng.
Đọc thêm: Thanh toán không dùng tiền mặt trong nhà trường: Phụ huynh than khó thực hiện
Bài toán được đặt ra cho ban lãnh đạo các trường là làm thế nào để tìm được một giải pháp được phát triển dựa trên lợi ích không chỉ riêng nhà trường mà còn với cả đối tượng phụ huynh học sinh.
Trong bài viết này, hãy cùng PHX Smart School đi tìm lời giải chính xác nhất với giải pháp quản lý và thanh toán không tiền mặt.
Nội dung
Giải Pháp Quản Lý Và Thanh Toán Không Tiền Mặt
Giải pháp quản lý và thanh toán không tiền mặt được đội ngũ PHX Smart School phát triển để thực hiện công việc quản lý và thu/đóng các khoản phí trong trường học mà không cần sử dụng đến tiền mặt.
Khác với nhiều mô hình phổ biến khi nhà trường thường phải thông qua một đơn vị trung gian để thực hiện, giải pháp này được tích hợp trực tiếp vào hệ thống quản lý vận hành của trường. Việc này đảm bảo rằng dữ liệu nội bộ sẽ được quản lý một cách minh bạch và bảo mật ở mức tối đa.
Ưu Điểm Vượt Trội
Đồng Bộ Dữ Liệu
Với việc tích hợp trực tiếp vào hệ thống của trường, mọi dữ liệu liên quan đến hoạt động kế toán và quá trình thu/đóng phí sẽ được tổng hợp ở trung tâm lưu trữ dữ liệu, hay còn được gọi là trục dữ liệu liên thông. Nhờ vậy, toàn bộ thông tin sẽ được cập nhật và lưu trữ theo thời gian thực, đảm bảo tính chính xác.
Chính vì thế, các hoạt động quản lý, theo dõi, báo cáo và xử lý thông tin trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Giúp nhà trường tiết kiệm thời gian và công sức trong quy trình thu và đóng học phí.
Tính Bảo Mật Cao
Khi triển khai giải pháp quản lý và thanh toán không tiền mặt, đội ngũ PHX Smart School sẽ đảm nhận việc phát triển phần mềm, hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì hệ thống và không can thiệp vào dữ liệu của nhà trường.
Điều này khác biệt với các mô hình khác, trường thường phải sử dụng phần mềm của một bên thứ ba để thực hiện các hoạt động thanh toán. Trong trường hợp này, nhà trường gặp khó khăn trong việc đảm bảo rằng thông tin nội bộ như dữ liệu giao dịch hay thông tin người dùng được bảo mật tuyệt đối. Điều này đồng nghĩa với việc các rủi ro về an ninh dữ liệu có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Cá Nhân Hóa
Mỗi trường học sẽ có cách vận hành đặc thù và yêu cầu riêng biệt khi áp dụng mô hình thanh toán không tiền mặt. Do đó, mỗi giải pháp được đề xuất cần thiết kế và tối ưu hóa dựa trên trải nghiệm của người dùng tại từng trường.
Nhận thức sâu sắc điều này, đội ngũ PHX Smart School luôn đảm bảo mỗi giải pháp khi đưa vào triển khai đều sẽ được tối ưu hóa các tính năng cũng như giao diện phần mềm phù hợp nhất với mô hình hiện tại, tương thích với từng trường.
Đồng thời, ứng dụng dành cho phụ huynh sẽ được đơn giản hóa, loại bỏ các chức năng không cần thiết trong quá trình sử dụng. Điều này nhằm đảm bảo rằng phụ huynh có được trải nghiệm tốt nhất khi thực hiện các giao dịch như thanh toán học phí hay phí dịch vụ khác một cách tiện lợi và nhanh chóng mà không gặp bất kỳ vấn đề nào.
Triển Khai Linh Hoạt
Giải pháp quản lý và thanh toán không tiền mặt là một module trong bộ giải pháp quản lý toàn diện dành cho trường học số, được phát triển bởi đội ngũ PHX Smart School. Ban lãnh đạo trường có thể lựa chọn triển khai giải pháp này theo một trong hai hình thức.
Đọc thêm: Giải pháp công nghệ toàn diện cho trường học thông minh, cá nhân hoá theo nhu cầu mỗi trường
Hình thức đầu tiên là triển khai đồng thời với các module khác trong bộ giải pháp tổng thể, điều này mang lại lợi ích lớn về lâu dài cho nhà trường. Với hình thức này, đồng bộ dữ liệu trở thành yếu tố then chốt, đặc biệt quan trọng nếu nhà trường hướng đến mục tiêu chuyển đổi số một cách bền vững.
Đồng bộ hóa toàn bộ hệ thống không chỉ giúp cải thiện hiệu quả quản lý mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển và mở rộng của nhà trường trong tương lai.
Bên cạnh đó, nhà trường có thể lựa chọn hình thức thứ hai là triển khai độc lập. Tùy thuộc vào định hướng chiến lược cũng như tình hình thực tế, ban lãnh đạo trường có thể quyết định áp dụng giải pháp này một cách riêng lẻ, giúp giải quyết các nhu cầu cấp thiết hiện tại về hoạt động thanh toán.
Các Chức Năng Trong Giải Pháp Quản Lý Và Thanh Toán Không Tiền Mặt
Hoạt Động Quản Lý Của Nhà Trường
Quản lý các loại phí, miễn giảm
Tính năng này giúp nhà trường thiết lập và quản lý các khoản phí, chính sách thu phí, cũng như tạo các mức miễn giảm và chính sách ưu đãi cho học sinh. Điều này mang lại sự linh hoạt và minh bạch trong việc quản lý tài chính, đảm bảo rằng các chính sách hỗ trợ và ưu đãi được áp dụng chính xác và hiệu quả.
Tạo gói phí, gửi thông báo cho phụ huynh
Nhà trường có thể lập danh sách sinh viên và tạo phiếu thu với đầy đủ các thông tin chi tiết như thông tin học viên, các khoản cần đóng, phương thức thanh toán,…thiết lập và quản lý các thông báo đóng phí, gửi đến phụ huynh và học sinh theo thời gian được tạo sẵn một cách tự động.
Quyết toán chi phí
Kế toán sẽ thực hiện các công đoạn ghi nhận, đối soát và hoàn tất các khoản phí đã thu trên phần mềm quản lý thanh toán không tiền mặt. Việc sử dụng phần mềm giúp nhà trường quản lý chặt chẽ dòng tiền, giảm thiểu sai sót và ngăn ngừa thất thoát.
Điều này không chỉ nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong công tác kế toán mà còn đảm bảo sự chính xác và an toàn cho các giao dịch tài chính.
Thống kê, báo cáo
Hệ thống cho phép lập các báo cáo chi tiết như danh sách học viên đã hoàn tất việc đóng học phí, danh sách những học viên còn nợ học phí, cũng như tổng hợp học phí đã thu theo môn học, ngành học, và kỳ học. Cho phép nhà trường theo dõi toàn bộ tiến trình thanh toán học phí của học viên.
Đồng thời hiển thị đầy đủ các thông tin và khoản học phí cần thu để tránh xảy ra trường hợp sai sót, xem lịch sử giao dịch khi có khiếu nại hay yêu cầu.
Hoạt Động Thanh Toán Của Phụ Huynh
Thông báo sẽ được gửi hoàn toàn tự động về phụ huynh thông qua ứng dụng di động trên điện thoại hoặc qua email một cách dễ dàng và nhanh chóng. Phụ huynh sẽ thực hiện các bước thanh toán từ lựa chọn ưu đãi, cách thức và hình thức đóng học phí ngay trên giao diện phần mềm.
Bên cạnh đó, giải pháp quản lý và thanh toán không tiền mặt được tích hợp thêm lịch sử giao dịch giúp phụ huynh dễ dàng theo dõi và kiểm tra trong những trường hợp cần thiết.
Tạm Kết
Giải pháp quản lý và thanh toán không tiền mặt là một trong những giải pháp tiên phong tại Việt Nam, được phát triển và tích hợp trực tiếp vào hệ thống quản lý vận hành của trường học.
Giải pháp này đã và đang giúp các trường học giải quyết hiệu quả những vấn đề còn tồn tại ở một số mô hình thanh toán trước đây. Nhờ vào việc tối ưu hóa quy trình và tăng cường tính linh hoạt, nó không chỉ cải thiện sự hiệu quả trong quản lý thanh toán mà còn nâng cao trải nghiệm của người dùng, giảm thiểu các rủi ro và hạn chế thường gặp.
Với tiêu chí “ứng dụng công nghệ đồng hành cùng mục tiêu chuyển đổi số” được đặt lên hàng đầu, đội ngũ PHX Smart School luôn chú trọng tính toàn diện và phát triển bền vững trong từng giải pháp giáo dục của mình. Mỗi giải pháp không chỉ được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu thực tiễn mà còn tạo cơ sở hướng đến sự phát triển lâu dài cho nhà trường.
Quý nhà trường mong muốn tìm hiểu thêm về lộ trình triển khai cũng như các thông tin xoay quanh giải pháp này, xin vui lòng liên hệ với chuyên viên để được tư vấn và trao đổi trực tiếp.
LIÊN HỆ NGAY
SĐT: 0392 601 425
Email: khachhang@phx-smartschool.com
Theo dõi fanpage PHX Smart School để biết thêm các tin tức mới nhất về lĩnh vực giáo dục, công nghệ giáo dục trong và ngoài nước.