Nội dung
Những thách thức trong quá trình thu – đóng học phí mà nhiều trường gặp phải
Thông thường số lượng học sinh, học viên của mỗi nhà trường, mỗi trung tâm khá lớn, thậm chí là rất lớn. Bởi thế, việc tính toán, thu hay quản lý thu chi vấn đề học phí gặp nhiều khó khăn, tốn khá nhiều thời gian và công sức. Bởi thế, việc quản lý theo một hệ thống giải pháp thu – đóng học phí thống nhất được đánh giá cao, từ đó giúp công việc trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.
Công việc quản lý học phí của một nhà trường gặp khá nhiều những khó khăn. Đặc biệt là khi mỗi học sinh, học viên lại có số lần đóng học phí không giống nhau, số tiền cần đóng khác biệt, và thời gian có những thay đổi giữa từng người. Bởi thế, việc quản lý gặp nhiều phiền toái, thậm chí là có nguy cơ xuất hiện những sai sót. Nó đòi hỏi hệ thống quản lý trường học cần có đi kèm với giải pháp thu – đóng học phí để thực hiện việc quản lý đầy đủ, rõ ràng, cụ thể và tiện lợi nhất.
Tại các nhà trường, hay các trung tâm đào tạo thì tình trạng bảo lưu kết quả học tập, hay bảo lưu học phí khá thường xuyên xảy ra. Việc quản lý cũng có những khó khăn nhất định nếu áp dụng phương pháp truyền thống trước kia. Tuy nhiên, với giải pháp thu – đóng học phí thì quản lý chi tiết, đầy đủ và cụ thể là điều được đảm bảo. Nhờ vậy hoạt động của mỗi trung tâm, mỗi nhà trường hạn chế những sai sót có thể xuất hiện.
Khi mà các ngành nghề có sự tăng lên đáng kể, cũng có những khác biệt thì mức thu học phí là không giống nhau. Đó là chưa kể với hình thức học của học sinh có thể là học lần 1, học lại, học cải thiện,… thì mức giá học phí được áp dụng sẽ có nhiều thay đổi. Thông tin đa dạng khiến cho việc quản lý, xử lý gặp nhiều khó khăn, diễn ra phức tạp. Lúc này, giải pháp thu – đóng học phí sẽ phát huy được giá trị và lợi ích, nó đảm bảo giúp việc quản lý được thực hiện đơn giản, dễ dàng và đạt hiệu quả cao hơn.
Một số chức năng chính của giải pháp thu – đóng học phí
Chức năng thiết lập thông tin, quản lý hồ sơ
Đầu tiên người dùng cần thiết lập các hồ sơ thông tin học viên, cán bộ phụ trách của nhà trường, trung tâm. Điều này hỗ trợ cho việc lập biên lai, xuất báo cáo khi cần thiết. Để có thể quản lý học phí hiệu quả, người dùng có thể thiết lập các thông tin liên quan đến học viên như lớp học, môn học, ngành học, khoá học, các thông tin cá nhân (ngày tháng năm sinh, số điện thoại, địa chỉ của học viên). Cho phép nhập số học phí theo tín chỉ, theo môn, theo khoá học. Có thể thiết lập các khoản thu theo học viên, theo lớp, tăng sự tin tưởng của các học viên về số học phí phải đóng.
Chức năng lập học phí cần thu
Lập danh sách các sinh viên có học phí cần thu, tạo bảng kê học phí với đầy đủ chi tiết, tạo phiếu thu gồm các thông tin liên quan như học viên, người lập phiếu, số tiền cần thu, diễn giải khoản thu, phương thức đóng học phí,…Ngoài ra còn bổ sung chức năng thông báo đóng học phí đến học viên, giúp học viên có thể nắm được số học phí cần đóng và có thời gian chuẩn bị.
Chức năng báo cáo, đánh giá
Thực hiện chức năng lập các báo cáo như danh sách học viên đã đóng học phí, danh sách chưa đóng học phí, tổng học phí đã hoàn thành theo môn, theo ngành, theo kỳ học. Đồng thời hiển thị đầy đủ các thông tin và khoản học phí cần thu để tránh xảy ra trường hợp sai sót, xem lịch sử giao dịch khi có khiếu nại hay yêu cầu. Hệ thống hỗ trợ theo dõi toàn bộ quá trình đóng học phí của học viên, từ lúc gửi thông báo học phí cho đến khi học viên hoàn thành đóng học phí.
Chức năng xuất báo cáo
Hệ thống thu học phí cho phép người dùng có thể xuất các file bảng kê, phiếu thu học phí ra nhiều dạng tệp khác nhau, và có thể chọn in ra giấy khi cần thiết.
Nếu như bạn đang tìm kiếm một phần mềm không chỉ hỗ trợ thực hiện chức năng thu học phí mà còn quản lý đa dạng các khía cạnh khác trong trường học thì liên hệ ngay: https://www.phx-smartschool.com/lien-he/