Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Hệ Thống Quản Lý Trường Phổ Thông

Hệ thống quản lý trường phổ thông đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng của mình trong bối cảnh chuyển đổi số giáo dục tại Việt Nam ngày nay. Hệ thống này được xem như giải pháp cốt lõi giúp các cơ sở giáo dục tạo dựng nền móng vững chắc cho hành trình phát triển thành trường học số toàn diện.

Với cấu trúc phức tạp và tính năng đa dạng, nhiều câu hỏi đã  được đặt ra từ phía nhà trường và phụ huynh nhưng chưa được giải đáp một cách cụ thể và rõ ràng. Trong bài viết này, hãy cùng PHX Smart School đi tìm câu trả lời cho 12 câu hỏi thường gặp về hệ thống quản lý trường phổ thông. 

Nhà Trường

1. Hệ thống quản lý trường phổ thông có thể tích hợp với các phần mềm hiện tại của trường không?

Hệ thống được thiết kế với khả năng tích hợp linh hoạt, cho phép kết nối dễ dàng với các phần mềm quản lý hiện có của trường như quản lý học sinh, quản lý tài chính hay các module khác. Nhằm đảm bảo tính đồng bộ hóa trong việc trao đổi dữ liệu và tối ưu việc sử dụng thông tin một cách thông minh.  

Trong những trường hợp đặc biệt, như khi hệ thống/phần mềm hiện tại của trường không còn đáp ứng được các tiêu chuẩn về vận hành và bảo mật, phương án tối ưu cần được xem xét là xây dựng một hệ thống quản lý mới. 

2. Triển khai hệ thống quản lý trường phổ thông trung bình kéo dài trong bao lâu?

Thời gian triển khai hệ thống thường phụ thuộc vào mức độ phức tạp, số lượng tính năng và quy mô của trường. Trung bình, quá trình này có thể kéo dài từ 6 đến 12 tháng. 

Bắt đầu từ giai đoạn đầu tiền là đánh giá nhu cầu, thiết kế và phát triển, cho đến giai đoạn đào tạo người dùng là bước cuối cùng để đảm bảo họ có thể sử dụng hệ thống một cách thành thạo.

Đọc thêm: Lộ Trình Triển Khai Hệ Thống Quản Lý Trường Học 

3. Dữ liệu của học sinh được bảo mật như thế nào?

Học sinh là nhóm đối tượng dễ trở thành nạn nhân trong các cuộc tấn công mạng, các hệ thống quản lý trường phổ thông hiện nay đang áp dụng nhiều biện pháp bảo mật dữ liệu tiên tiến. Các biện pháp này bao gồm mã hóa dữ liệu, xác thực nhiều lớp, hệ thống phân quyền,…

• Mã hóa dữ liệu: sử dụng các thuật toán mã hóa khi truyền tải và lưu trữ để đảm bảo chỉ những người hoặc hệ thống có quyền mới có thể giải mã và truy cập vào dữ liệu. 
• Xác thực nhiều lớp: Củng cố hàng rào bảo mật bằng nhiều lớp xác thực như SMS, mã OTP, mã thoại,… nhằm giới hạn khả năng người ngoài truy cập bất hợp pháp. 
• Hệ thống phân quyền: Thiết lập và kiểm soát quyền truy cập cho người dùng, đảm bảo rằng chỉ những người có quyền mới có thể truy cập hoặc thay đổi dữ liệu.

Ngoài ra, việc kiểm tra và cập nhật an ninh hệ thống định kỳ cũng được thực hiện để phát hiện và khắc phục kịp thời các lỗ hổng bảo mật. Nhà cung cấp dịch vụ cũng cần phải tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế trong bảo mật dữ liệu cá nhân. 

4. Hệ thống có thể tự động hóa quy trình tuyển sinh của trường không?

Hiện tại, tính năng này thường được áp dụng phổ biến hơn trong hệ thống quản lý trường đại học. Tuy nhiên, với sự tương đồng trong các khâu vận hành công tác tuyển sinh, tính năng này hoàn toàn có thể tương thích với hệ thống quản lý trường phổ thông. 

Nhà trường sẽ được trang bị đầy đủ các công cụ từ đăng ký trực tuyến phục vụ cho hoạt động nộp hồ sơ online của phụ huynh và học sinh cho đến  tổng hợp hồ sơ tuyển sinh và các công cụ lọc ảo giúp tự động hóa một số hoạt động tuyển sinh như phân loại hay xét duyệt hồ sơ. 

5. Chi phí để triển khai một hệ thống quản lý trường phổ thông như vậy là bao nhiêu?

Chi phí triển khai hệ thống có thể dao động tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của trường. Thông thường, chi phí bao gồm chi phí đầu tư và chi phí vận hành. 

• Chi phí đầu tư là toàn bộ các hạng mục  như: chi phí phần cứng/phần mềm, chi phí thiết kế hệ thống, chi phí đào tạo nhân sự,… 
• Chi phí vận hành là các chi phí để duy trì hệ thống: chi phí vận hành, chi phí bảo trì hệ thống, chi phí nâng cấp hệ thống,…

Nhà trường có thể yêu cầu báo giá chi tiết khi làm việc trực tiếp với nhà cung cấp để có kế hoạch đầu tư hợp lý, phù hợp với ngân sách của trường. 

6. Làm thế nào mà hệ thống quản lý trường phổ thông có thể giúp quản lý tài chính và ngân sách của trường hiệu quả hơn?

Toàn bộ hoạt động giám sát các khoản thu và chi, quản lý hoạt động đầu tư, lập báo cáo tài chính,… đều được hệ thống hóa và chuyển đổi lên phần mềm quản lý của nhà trường. Từ đó, ban lãnh đạo trường có thể theo dõi tình hình tài chính một cách trực quan để đưa ra các quyết định hợp lý trong việc đầu tư và cân đối dòng tiền. 

Bên cạnh đó, hệ thống này cho phép trường lập các kế hoạch ngân sách nhanh chóng và dễ dàng như kế hoạch thu phí định kỳ, được tích hợp thêm tính năng  thông báo tự động và theo dõi lịch sử. 

Điều này giúp công việc thanh toán các khoản phí của phụ huynh trở nên dễ dàng và nhanh chóng, thông tin giao dịch cũng sẽ được đảm bảo tính minh bạch và chính xác.  

Đọc thêm: Giải Pháp Quản Lý Và Thanh Toán Không Tiền Mặt Cho Nhà Trường 

7. Hệ thống có thể quản lý và lưu trữ học bạ điện tử của học sinh không?

Với việc lưu trữ dữ liệu bằng điện toán đám mây (Cloud), hệ thống này sẽ thay đổi mô hình quản lý và lưu trữ học bạ vật lý truyền thống sang học bạ điện tử. Nhà trường dễ dàng truy cập, cập nhật và quản lý hồ sơ học sinh một cách an toàn và hiệu quả. 

Phụ huynh và học sinh có thể truy cập và xuất học bạ điện tử trực tuyến mà không cần phải thực hiện thủ công như trước đây. Đồng thời, việc lưu trữ điện tử giúp tránh được các rủi ro liên quan đến bảo quản hồ sơ và học bạ truyền thống như hư hỏng, mất mát hay sai sót thông tin. 

8. Hệ thống quản lý trường phổ thông có hỗ trợ việc giao tiếp và gửi thông báo giữa nhà trường và phụ huynh không?

Đa số các hệ thống hiện nay đang được trang bị tính năng hỗ trợ giao tiếp và thông báo hai chiều giữa nhà trường và phụ huynh. Thông qua hệ thống quản lý,, nhà trường có thể gửi thông báo, cập nhật tình hình học tập, nhận phản hồi từ phụ huynh một cách nhanh chóng và ngược lại. 

Phụ Huynh

9. Tôi có thể theo dõi các khoản phí và thanh toán học phí của con mình không? 

Phụ huynh có thể xem chi tiết các khoản phí, nhận thông báo kịp thời, xem lại lịch sử thanh toán và thực hiện các giao dịch trực tuyến một cách an toàn và thuận tiện qua ứng dụng di động hoặc cổng thông tin trực tuyến. 

10. Tôi có thể liên lạc trực tiếp với giáo viên và nhà trường qua ứng dụng này không?

Hầu hết hệ thống quản lý trường phổ thông đều sẽ có tính năng hỗ trợ giao tiếp trực tiếp giữa phụ huynh, giáo viên và nhà trường. Phụ huynh có thể gửi tin nhắn, gọi trực tiếp hoặc nhận phản hồi từ giáo viên một cách thuận tiện thông qua thiết bị di động. 

11. Ứng dụng có cung cấp thông tin về lịch thi và kết quả thi của học sinh không?

Hệ thống sẽ thông báo trực tiếp các thông tin liên quan đến lịch thi, kiểm tra và bảng điểm tới thiết bị di động của phụ huynh. Với việc hệ thống hạn chế tối đa các loại giấy tờ vật lý, phụ huynh có thể theo dõi chính xác tình hình học tập cũng như kết quả đạt được trên lớp của con mình. 

12. Tôi có thể theo dõi tình trạng hiện tại của con được không?

Với việc áp dụng công nghệ Tracking và các thiết bị IoT, hệ thống cho phép phụ huynh, nhà trường và giáo viên đồng thời giám sát tình trạng của học sinh theo thời gian thực.

Các công nghệ này được sử dụng với mục đích thu thập dữ liệu liên tục theo thời gian thực trong quá trình học sinh sinh hoạt tại trường. Như trong quá trình đưa đón học sinh, phụ huynh sẽ nhận được các thông báo được cập nhật tự động trên ứng dụng: “đang đưa học sinh đến trường”, “xe đã đến điểm đón”, “con bạn đã lên xe”, “con bạn đã đến trường”. 

Đọc thêm: Tìm Hiểu 9 Tính Năng Trong Giải Pháp Đưa Đón Học Sinh Theo Thời Gian Thực Toàn Diện 

Điều này đảm bảo rằng các con luôn được giữ an toàn tuyệt đối, kịp thời xử lý khi xảy ra các trường hợp khẩn cấp. 

Tạm Kết

Bài viết đã giải pháp những băn khoăn, thắc mắc từ phía nhà trường và các bậc cha mẹ học sinh về hệ thống quản lý trường phổ thông. Nếu quý nhà trường và các bậc phụ huynh còn điều gì thắc mắc nhưng chưa được giải đáp trong bài viết này, xin vui lòng liên hệ trực tiếp với chuyên viên hỗ trợ để được nhận phản hồi sớm nhất. 

LIÊN HỆ NGAY

SĐT: 0392 601 425

Email: khachhang@phx-smartschool.com 

Theo dõi fanpage PHX Smart School để biết thêm các tin tức mới nhất về lĩnh vực giáo dục, công nghệ giáo dục trong và ngoài nước.