07 giai đoạn xây dựng thư viện thông minh đạt chuẩn tại Việt Nam

Hiện nay, xây dựng thư viện thông minh là một trong những nội dung được các trường học quan tâm hàng đầu. Là thành phần cốt lõi trong mô hình trường học thông minh, giải pháp này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dạy học và hoạt động tự học của người học. Nhận thấy tầm quan trọng đó, trong bài viết này, hãy cùng PHX Smart School tìm hiểu các giai đoạn cần thực hiện để xây dựng thư viện thông minh.

1. Giới thiệu về thư viện thông minh

Thư viện thông minh là mô hình thư viện hiện đại ứng dụng các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật (IoT), dữ liệu lớn và điện toán đám mây nhằm nâng cao hiệu quả vận hành, mở rộng khả năng phục vụ và cá nhân hóa trải nghiệm người dùng. Khác với mô hình truyền thống, thư viện thông minh cho phép người dùng tiếp cận tài nguyên và không gian học tập một cách chủ động, linh hoạt, không bị giới hạn bởi thời gian hay địa điểm, từ đó góp phần định hình một hệ sinh thái tri thức số toàn diện.

Việc phát triển thư viện thông minh không chỉ dừng lại ở hiện đại hóa thiết bị, mà còn là sự chuyển đổi sâu rộng về tư duy phục vụ và mô hình quản lý. Các thư viện tiên tiến thường bắt đầu bằng việc nâng cấp hạ tầng công nghệ và hệ thống phần mềm tích hợp, sau đó triển khai các tiện ích tự động như tra cứu thông minh, mượn – trả không cần nhân viên, hỗ trợ học tập từ xa… Cốt lõi của quá trình này là sự kết hợp giữa công nghệ, dịch vụ linh hoạt và đội ngũ nhân lực có năng lực số, nhằm tạo ra môi trường học tập và nghiên cứu tối ưu, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng.

Tại Việt Nam, nhiều thư viện trong các trường đại học, viện nghiên cứu và thư viện công cộng đã bước đầu triển khai các giải pháp công nghệ để hướng đến mô hình thư viện thông minh, điển hình như ứng dụng hệ thống quản lý tài nguyên tích hợp (ILS), công nghệ RFID, cơ sở dữ liệu số và các dịch vụ truy cập từ xa. Tuy vậy, quá trình này vẫn gặp nhiều khó khăn do chênh lệch hạ tầng giữa các khu vực, hạn chế về nguồn lực tài chính và nhân sự có kỹ năng công nghệ. Để thúc đẩy phát triển bền vững, cần có chiến lược đầu tư đồng bộ, tăng cường đào tạo và hoàn thiện cơ chế chính sách hỗ trợ thư viện chuyển đổi số trên phạm vi toàn quốc.

2. Các tiêu chuẩn cần có trong thư viện thông minh

Trong quá trình triển khai thư viện thông minh tại các cơ sở giáo dục, việc tuân thủ các tiêu chuẩn theo quy định pháp luật là điều kiện tiên quyết để đảm bảo sự đồng bộ, hiệu quả và bền vững. Các tiêu chuẩn này không chỉ giúp thư viện đáp ứng đúng chức năng giáo dục và nghiên cứu mà còn là nền tảng để tiến đến tích hợp công nghệ, số hóa và liên thông hệ thống thư viện trong và ngoài nước.

Tiêu chuẩn được căn cứ theo:

• Luật Thư viện 2019

• Quyết định 206/QĐ-TTg về “Chương trình chuyển đổi số ngành thư viện đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”.

• Thông tư 14/2023/TT-BGDĐT quy định về tiêu chuẩn thư viện trong giáo dục đại học.

• Thông tư 16/2022/TT-BGDĐT quy định về tiêu chuẩn thư viện trong giáo dục mầm non và phổ thông.

2.1. Tiêu chuẩn chung

Đây là các tiêu chuẩn được áp dụng thống nhất cho mọi cấp học.

Tài nguyên thông tin

• Phải bao gồm đầy đủ giáo trình, tài liệu tham khảo, tài liệu nội sinh, tài liệu số và học liệu mở.
• Tỷ lệ học liệu điện tử tối thiểu: 25% ở tiểu học, 35% ở THPT, 100% số hóa tài liệu nội sinh tại đại học.
• Tài nguyên cần xử lý nghiệp vụ theo chuẩn MARC, Z39.50, ISO 2709.

Cơ sở vật chất

• Không gian thư viện bao gồm: phòng đọc, không gian mở, kho sách (mở và đóng), khu tra cứu, mượn – trả, hành chính – nghiệp vụ, phòng học nhóm, phòng media, phòng trưng bày.
• Bảo đảm điều kiện kỹ thuật: ánh sáng, thông gió, điều hòa, PCCC, tiếp cận người khuyết tật.

Thiết bị chuyên dùng

• Trang thiết bị gồm: máy tính, máy in, máy scan, máy mượn trả tự động, thiết bị số hóa, thiết bị đọc mã vạch/RFID, phần mềm quản lý thư viện, cổng thông tin trực tuyến.
• Có phần mềm quản lý đạt chuẩn quốc gia/quốc tế, hỗ trợ tra cứu, mượn – trả, thống kê và liên thông.

Hoạt động thư viện

• Tổ chức tiết đọc, tiết học tại thư viện, khuyến đọc, cung cấp dịch vụ từ xa.
• Mức tối thiểu: tiểu học 2 tiết/học kỳ/lớp, THPT 3 tiết đọc, 1 tiết học/môn/học kỳ.
• Liên thông, luân chuyển tài nguyên thông tin và dịch vụ giữa các thư viện.

Quản lý nhân lực

• Có quy chế vận hành, hồ sơ, kế hoạch hoạt động và đánh giá định kỳ.
• Nhân sự có trình độ thư viện hoặc chứng chỉ chuyên môn; được đào tạo lại theo lộ trình chuyển đổi số.
• Kinh phí hoạt động tối thiểu chiếm 3% ngân sách thường xuyên đối với phổ thông.

2.2. Tiêu chuẩn đặc thù

Song từng cấp học lại có những tiêu chuẩn đặc thù riêng.

Cấp học Tiêu chuẩn	Tiểu học	Trung học	Đại học
Tài nguyên	≥3 bản/học sinh; 25% học liệu điện tử	4–6 bản/học sinh; 35% học liệu điện tử	50 bản giáo trình/1000 SV, 20 bản tham khảo; 100% nội sinh số hóa
Cơ sở vật chất	≥54 m²; 0,6 m²/học sinh; phòng đọc riêng	≥60 m²; phòng học nhóm, media, kho mở/đóng	Tính theo quy mô SV; gồm không gian mở, phòng giảng, media
Thiết bị	Máy tính, phần mềm quản lý, thiết bị nghe nhìn	Thiết bị số hóa, máy tra cứu, quản lý phần mềm	Máy chủ, lưu trữ dữ liệu, hệ thống RFID, cổng số
Hoạt động	2 tiết đọc/học kỳ/lớp; tiết học tại thư viện	3 tiết đọc + 1 tiết học/môn/học kỳ	Quản lý theo kế hoạch; có kinh phí riêng
Quản lý	Có người làm thư viện chuyên trách/kiêm nhiệm; đánh giá hằng năm	Quản lý theo kế hoạch; có kinh phí riêng	Cán bộ thư viện đạt chuẩn; kết nối liên thông hệ LMS, học liệu mở

Những tiêu chuẩn này chính là mục tiêu cơ bản mà các mô hình thư viện thông minh cần lấy làm định hướng trong giai đoạn hiện nay. Tùy theo mức độ phát triển và khả năng triển khai thực tế tại Việt Nam, các tiêu chuẩn này có thể được Bộ Giáo dục và Đào tạo điều chỉnh, bổ sung trong thời gian tới. Tuy nhiên, mỗi đơn vị cần chủ động tiếp cận và nắm vững hệ thống tiêu chuẩn này như một nền tảng thiết yếu để từng bước xây dựng thư viện thông minh phù hợp với điều kiện của mình.

3. Các giai đoạn xây dựng thư viện thông minh

Dưới đây là 07 giai đoạn mà một mô hình thư viện thông minh điển hình sẽ cần trải qua. 

Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu triển khai

Bước đầu tiên trong quá trình xây dựng thư viện thông minh là đánh giá toàn diện nhu cầu thực tế của nhà trường. Trước hết, cần thực hiện khảo sát về hành vi và nhu cầu của người dùng, bao gồm học sinh, sinh viên, giáo viên và cán bộ thư viện. Việc khảo sát nên tập trung vào các khía cạnh như thói quen học tập, cách thức tra cứu tài liệu, mức độ sử dụng thư viện hiện tại, khả năng tiếp cận và sử dụng các công cụ công nghệ số, cũng như kỳ vọng của người dùng đối với một thư viện hiện đại.

Tiếp theo là việc rà soát và phân tích thực trạng của thư viện hiện hữu. Nhà trường cần xem xét các yếu tố như cơ sở vật chất khu vực thư viện, hệ thống phần mềm và thiết bị đang được sử dụng, kho tài nguyên thông tin, và đặc biệt là năng lực đội ngũ cán bộ thư viện. Việc đánh giá cần được thực hiện một cách khách quan, có hệ thống để nhận diện rõ những điểm mạnh cần phát huy và những điểm yếu cần cải thiện trong lộ trình chuyển đổi số.

Từ dữ liệu khảo sát và đánh giá hiện trạng, nhà trường sẽ xây dựng mục tiêu cụ thể cho việc xây dựng thư viện thông minh. Mục tiêu có thể tập trung vào một hoặc nhiều hướng như: số hóa tài liệu và quản lý học liệu nội sinh, tự động hóa các quy trình nghiệp vụ như mượn – trả tài liệu, tích hợp thư viện với hệ thống quản trị học tập trực tuyến, hoặc mở rộng không gian học tập theo hướng linh hoạt, sáng tạo và tương tác cao. Việc xác định mục tiêu rõ ràng, sát với nhu cầu thực tế không chỉ tạo tiền đề cho các bước triển khai tiếp theo mà còn là căn cứ để đánh giá mức độ thành công của dự án.

Giai đoạn 2: Tuân thủ các tiêu chuẩn và nền tảng pháp lý

Trước khi triển khai bất kỳ hoạt động công nghệ hay đầu tư nào, thư viện cần được thiết kế và vận hành trên một nền tảng pháp lý và tiêu chuẩn rõ ràng. Đây là cơ sở để đảm bảo sự đồng bộ, tính chính danh và khả năng mở rộng, liên kết với hệ thống thư viện trong và ngoài nước.

Đầu tiên, nhà trường cần rà soát và đối chiếu kế hoạch xây dựng thư viện thông minh với các văn bản pháp lý hiện hành đã được PHX đề cập ở trên. Những văn bản này là căn cứ để xác định các tiêu chuẩn về không gian, tài nguyên, thiết bị, nhân lực và hoạt động thư viện cần đạt được. 

Song song đó, thư viện cần chuẩn hóa các nghiệp vụ kỹ thuật dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế đã được công nhận rộng rãi. Trong đó, nổi bật là:

• MARC21 và MARCXML: Chuẩn biên mục tài liệu đọc máy giúp dễ dàng quản lý và chia sẻ dữ liệu thư viện.
• Z39.50: Chuẩn giao thức cho phép thư viện kết nối và tra cứu tài nguyên từ các hệ thống thư viện khác.
• ISO 2709: Chuẩn định dạng lưu trữ và trao đổi dữ liệu thư viện.
• Các quy tắc mô tả như AACR2, RDA và tiêu chuẩn phân loại như DDC, UDC…

Việc tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn này không chỉ giúp đồng bộ hóa dữ liệu và nghiệp vụ thư viện trong nội bộ trường, mà còn tạo nền tảng để liên thông với hệ thống thư viện quốc gia, thư viện liên trường và quốc tế. 

Cuối cùng, nhà trường cần thể chế hóa các quy định thành quy chế hoạt động thư viện, quy trình xử lý tài liệu, chuẩn năng lực nhân sự, và các văn bản quản trị liên quan nhằm đảm bảo thư viện vận hành hiệu quả, minh bạch và đúng định hướng giáo dục số.

Giai đoạn 3: Thiết kế mô hình thư viện thông minh

Thiết kế mô hình là bước quan trọng giúp đơn vị phác thảo dự án xây dựng thư viện thông minh của minh. Tùy vào quy mô và bài toán thực tế, đơn vị sẽ có thể triển khai theo nhiều hướng khác nhau, không nhất thiết phải triển khai toàn diện ngay từ đầu. Một số mô hình phổ biến đang được áp dụng như:

• Mô hình thư viện trung tâm – vệ tinh: Thư viện trung tâm đóng vai trò quản lý và chia sẻ tài nguyên cho các thư viện vệ tinh tại các điểm trường hoặc cơ sở trực thuộc.
• Mô hình thư viện học liệu số liên thông: Liên kết hệ thống thư viện của nhà trường với các nền tảng học liệu mở, cơ sở dữ liệu trực tuyến và hệ thống quản lý học tập (LMS) để tạo nên một không gian học tập liền mạch.

Sau khi xác định mô hình, cần tiến hành thiết kế không gian sử dụng phù hợp, với các khu chức năng cụ thể bao:

• Khu vực đọc cá nhân: Không gian yên tĩnh dành cho học sinh, sinh viên tự đọc, tra cứu hoặc học tập độc lập.
• Phòng học nhóm: Khu vực dành cho các hoạt động học tập hợp tác, thảo luận nhóm, làm việc dự án.
• Khu trải nghiệm media: Trang bị thiết bị nghe nhìn, công cụ tương tác, VR/AR để học tập đa phương tiện.
• Phòng số hóa tài liệu: Nơi thực hiện việc quét, lưu trữ và xử lý tài liệu nội sinh của nhà trường.
• Khu trưng bày học liệu: Giới thiệu sách mới, học liệu chủ đề, tài liệu tự làm của học sinh hoặc giáo viên.
• Vùng tự phục vụ: Tích hợp máy mượn – trả tự động, tra cứu tài liệu, in ấn, đăng ký dịch vụ thư viện.
• Khu quản trị hệ thống: Dành cho cán bộ thư viện vận hành hệ thống phần mềm, quản lý tài nguyên và hỗ trợ người dùng.

Bên cạnh việc thiết kế không gian, một yêu cầu quan trọng trong xây dựng thư viện thông minh là thiết lập kiến trúc công nghệ theo mô hình ba lớp nhằm đảm bảo hệ thống vận hành một cách tối ưu. Cụ thể, kiến trúc này bao gồm: lớp thu nhận (tiếp nhận dữ liệu từ các thiết bị như RFID, camera AI, cảm biến môi trường…), lớp xử lý (hệ thống phần mềm quản lý thư viện thực hiện phân tích và điều phối dữ liệu), và lớp hiển thị (trả kết quả về các thiết bị đầu cuối phục vụ người dùng như máy tra cứu, ứng dụng di động…). Trong quá trình triển khai, các công đoạn kỹ thuật này sẽ được đơn vị cung cấp giải pháp hỗ trợ trực tiếp về mặt chuyên môn để đảm bảo tính chính xác.

Giai đoạn 4: Triển khai hạ tầng công nghệ

Trong giai đoạn này, thư viện cần được đầu tư đầy đủ hệ thống hạ tầng công nghệ nhằm đáp ứng yêu cầu vận hành thông minh và tối ưu trải nghiệm người dùng. Trước hết, cần trang bị các thiết bị thư viện thiết yếu như:

• Máy scan chuyên dụng: dùng để số hóa các tài liệu vật lý, xây dựng kho học liệu nội sinh có thể truy cập trực tuyến.
• Hệ thống an ninh RFID: bao gồm cổng từ, thẻ RFID và đầu đọc – giúp kiểm soát tài sản thư viện, đồng thời tự động hóa toàn bộ quy trình mượn – trả – kiểm kê sách.
• Camera an ninh: giám sát hoạt động trong thư viện, đảm bảo an toàn cho tài nguyên và người dùng.
• Máy mượn trả tự phục vụ: cho phép người dùng chủ động đăng ký mượn – trả tài liệu nhanh chóng, không cần sự hỗ trợ trực tiếp từ nhân viên.

Hoạt động triển khai hạ tầng công nghệ tương đối phức tạp và dễ gây nhầm lẫn chức năng của từng phần. Các thầy cô trước khi tiến hành đầu tư nên tìm hiểu thêm các thiết bị thư viện thông minh trong bài viết “Thư viện thông minh là gì? Giải pháp quản lý thư viện thông minh”, được chia sẻ từ kinh nghiệm và kiến thức của các chuyên gia tư vấn tại PHX Smart School.

Bên cạnh phần cứng, phần mềm quản lý thư viện tích hợp (ILS) là nền tảng cốt lõi giúp vận hành toàn bộ hệ thống. Phần mềm này cần hỗ trợ đầy đủ các chức năng như: quản lý vận hành, biên mục, báo cáo,… Ngoài ra, khả năng tích hợp với cổng tra cứu trực tuyến (OPAC), kết nối hệ thống quản lý học tập (LMS) và hỗ trợ API mở để liên thông với các nền tảng học liệu số là yếu tố cần thiết trong môi trường giáo dục hiện đại.

Cuối cùng, hạ tầng công nghệ cần được xây dựng với yêu cầu cao về tính ổn định, bảo mật và khả năng mở rộng. Hệ thống cần có máy chủ chuyên dụng, cơ chế sao lưu dữ liệu an toàn, phần mềm kiểm soát truy cập và phân quyền người dùng chặt chẽ. Đồng thời, hạ tầng mạng nội bộ và đường truyền Internet phải đủ mạnh để duy trì kết nối đồng thời cho nhiều thiết bị trong trường cũng như hỗ trợ truy cập từ xa một cách mượt mà.

Giai đoạn 5: Phát triển nguồn tài nguyên số

Nhiệm vụ chính cần thực hiện trong giai đoạn này là số hóa tài liệu hiện có của thư viện từ giáo trình, tài liệu đến đề tài nghiên cứu và các tài liệu do giáo viên và học sinh tạo ra. Quá trình này không chỉ đơn thuần là scan tài liệu, mà cần được xử lý để có thể tra cứu dễ dàng, cho phép chỉnh sửa và tương tác trên các nền tảng điện tử.

Song, việc liên kết và tìm kiếm các nguồn từ bên ngoài là điều nên làm để kho tài nguyên được phong phú. Những nguồn này không chỉ giúp cập nhật kiến thức mới mà còn giảm gánh nặng chi phí số  nội dung.

Giai đoạn 6. Đào tạo năng lực số cho đội ngũ thư viện

Một kế hoạch đào tạo cần được xây dựng bài bản, bao gồm cả hình thức học trực tiếp lẫn trực tuyến, kết hợp với việc thực hành trên hệ thống thư viện thực tế. Ngoài cán bộ thư viện, giáo viên và học sinh cũng cần được tập huấn về cách tìm kiếm tài liệu, sử dụng thư viện số và ứng xử an toàn trong môi trường học tập trực tuyến.

Điều quan trọng là tạo ra một văn hóa học tập chủ động, trong đó thư viện không chỉ là nơi cung cấp tài nguyên mà còn là trung tâm hỗ trợ kỹ năng thông tin cho toàn trường. Cán bộ thư viện nên được xem như người đồng hành công nghệ, sẵn sàng hỗ trợ cả về kỹ thuật và học tập cho giáo viên và học sinh.

Giai đoạn 7. Đánh giá và cải tiến hệ thống

Khi thư viện đã đi vào vận hành, việc đánh giá thường xuyên là cần thiết để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và phục vụ đúng nhu cầu người dùng. Nhà trường cần xác định một số tiêu chí quan trọng để theo dõi, như mức độ sử dụng tài nguyên, lượt truy cập, thời gian phản hồi dịch vụ hoặc mức độ hài lòng của học sinh – giáo viên.

Thông qua các dữ liệu thu thập được, cán bộ quản lý thư viện có thể điều chỉnh nội dung, nâng cấp thiết bị, thay đổi cách tổ chức không gian hoặc bổ sung chức năng mới cho hệ thống. Đây cũng là cơ sở để từng bước nâng tầm thư viện – từ mô hình hỗ trợ học tập sang vai trò trung tâm học tập và đổi mới sáng tạo của nhà trường.

4. Triển khai xây dựng thư viện thông minh khi nào?

Câu hỏi phổ biến nhất mà nhiều trường đặt ra khi nói đến thư viện thông minh là: “Khi nào thì nên bắt đầu?” Câu trả lời thực tế là: Hãy bắt đầu khi nhà trường thật sự sẵn sàng về chuyển đổi và có một lộ trình rõ ràng.

Thực tế cho thấy, rất nhiều trường ở Việt Nam đã đi những bước đầu tiên từ khá sớm. Ngay từ năm 2015, Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.HCM đã giới thiệu mô hình S.hub – thư viện mở phục vụ cộng đồng với công nghệ hiện đại. Gần đây hơn, nhiều trường đại học và phổ thông tại TP.HCM, Hà Nội và các tỉnh thành khác cũng đã bắt đầu chuyển đổi từng phần, từ số hóa tài liệu, triển khai phần mềm thư viện đến xây dựng không gian học tập mở. Tất cả cho thấy: triển khai thư viện thông minh không cần phải “làm lớn ngay từ đầu” – điều quan trọng là bắt đầu từ điều phù hợp nhất với trường của mình.

Nếu đơn vị đang xây mới, cải tạo thư viện, hoặc có kế hoạch chuyển đổi số, thì đó chính là thời điểm lý tưởng để tích hợp yếu tố thông minh vào ngay từ khâu thiết kế. Còn nếu thư viện vẫn đang vận hành theo mô hình truyền thống, đơn vị hoàn toàn có thể bắt đầu bằng những việc nhỏ như xây dựng kho tài nguyên số, thử nghiệm phần mềm thư viện. Những bước đi này vừa ít rủi ro, vừa giúp đội ngũ và người dùng làm quen với cách vận hành mới.

Điều quan trọng là mỗi đơn vị cần nhìn nhận một cách đúng đắn về quá trình xây dựng thư viện thông minh cả về tư duy lẫn chuyên môn. Về câu chuyện này, đội ngũ chuyên gia của PHX Smart School hoàn toàn có đủ kinh nghiệm thực tế để sẵn sàng hỗ trợ những thắc mắc từ mọi người.

5. Tạm kết

Xây dựng thư viện thông minh tại Việt Nam là một quá trình tổng hòa giữa đổi mới công nghệ, chuẩn hóa theo quy định, tổ chức lại hoạt động và phát triển đội ngũ. Mô hình này không chỉ hiện đại hóa thư viện mà còn góp phần định hình lại vai trò thư viện như một trung tâm học tập và sáng tạo của nhà trường. Dù mỗi đơn vị có xuất phát điểm khác nhau, lộ trình chuyển đổi có thể linh hoạt theo từng điều kiện cụ thể. Quan trọng là cần bắt đầu đúng cách, có chiến lược rõ ràng và từng bước nâng cao chất lượng thư viện theo hướng bền vững.

Là doanh nghiệp hàng đầu về giải pháp giáo dục, đội ngũ PHX Smart School cam kết luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng các đơn vị trong mục tiêu hướng đến mô hình giáo dục số. Lấy người dùng làm trung tâm, chúng tôi luôn không ngừng phát triển các giải pháp tiên tiến, giúp chất lượng đào tạo và hiệu quả vận hành của đơn vị ngày một được nâng cao. 

Nếu các đơn vị đang có nhu cầu về triển khai thư viện thông minh, hãy liên hệ ngay với PHX Smart School tại:

CTCP Dịch Vụ Và Giải Pháp Công Nghệ Giáo Dục PHX Smart School 

• SĐT: (+84)392-601-425
• Email: khachhang@phx-smartschool.com
• Fanpage: PHX Smart School