Trong bối cảnh chuyển đổi số giáo dục diễn ra mạnh mẽ, nhiều công việc vận hành truyền thống trong nhà trường đang được thay thế bằng các giải pháp công nghệ hiện đại — trong đó có hoạt động quản lý thư viện. Trong đó, giải pháp được quan tâm hàng đầu hiện nay chính là phần mềm quản lý thư viện. Vậy phần mềm này có gì đặc biệt? Hãy cùng PHX Smart School khám phá trong bài viết sau.
Nội dung
1. Phần mềm quản lý thư viện là gì?
Phần mềm quản lý thư viện, trong tiếng Anh là Library Management Software, là giải pháp công nghệ được thiết kế để tự động hóa và chuẩn hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ thư viện. Hệ thống này hỗ trợ quản lý danh mục tài liệu, theo dõi mượn – trả sách, quản lý bạn đọc, tính phí, lập báo cáo thống kê, và tích hợp tra cứu trực tuyến. Thay vì ghi chép thủ công, các hoạt động như lập danh mục, lưu thông tài liệu hay tra cứu trở nên nhanh chóng, chính xác và đồng bộ trên một nền tảng số. Trong môi trường giáo dục, phần mềm này giúp nhà trường tổ chức dữ liệu thư viện một cách khoa học, thân thiện và dễ truy cập hơn cho cả cán bộ thư viện và học sinh – sinh viên.
Hiện nay, việc ứng dụng phần mềm quản lý thư viện đã trở thành xu thế tất yếu trong quá trình chuyển đổi số ngành giáo dục. Đặc biệt tại các trường học, thư viện thông minh đang được chú trọng đầu tư như một phần quan trọng của hệ sinh thái học tập hiện đại. Nhiều địa phương và cơ sở giáo dục đã triển khai phần mềm thư viện theo hướng tích hợp dữ liệu, kết nối với hệ thống quản lý trường học và kho học liệu số. Việc áp dụng phần mềm không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn giúp thư viện trở thành không gian học tập mở, thúc đẩy văn hóa đọc và tiếp cận tri thức theo hướng số hóa toàn diện.
2. Các chức năng của phần mềm quản lý thư viện
Phần mềm quản lý thư viện tích hợp nhiều tính năng giúp số hóa và tự động hóa quy trình hoạt động của thư viện. Các chức năng có thể chia thành hai nhóm chính:
- Chức năng cơ bản: Nhóm chức năng phục vụ quản lý hệ thống và nghiệp vụ hàng ngày.
- chức năng nâng cao: Nhóm chức năng hỗ trợ tối ưu hóa trải nghiệm người dùng, tăng hiệu quả vận hành và bảo mật hệ thống.
2.1. Các chức năng cơ bản
Phần mềm quản lý thư viện trường học thường tích hợp 5 chức năng cơ bản.
Quản lý người dùng
Chức năng cho phép xây dựng hồ sơ thành viên thư viện, bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử mượn trả và phân loại người dùng theo nhóm (sinh viên, giảng viên, cán bộ…). Chức năng này cũng hỗ trợ cấp phát thẻ thư viện có tích hợp mã vạch hoặc RFID để quản lý ra vào và giao dịch mượn sách.
Báo cáo và thống kê (MIS Reports)
Hệ thống tạo ra các báo cáo theo yêu cầu về tình hình mượn – trả sách, bổ sung tài liệu, sử dụng ngân sách, số lượng sách theo thể loại, ngôn ngữ hoặc tình trạng mất mát. Đây là công cụ quan trọng giúp thủ thư và ban lãnh đạo đưa ra quyết định quản trị hiệu quả. Đồng thời, báo cáo và thống kê cũng là chức năng bắt buộc, xuất hiện trong hầu hết các phần mềm trường học hiện nay như hệ thống LMS hay hệ thống E-Learning.
Quản lý mượn – trả
Theo dõi toàn bộ hoạt động mượn, trả, gia hạn và đặt trước tài liệu. Hệ thống kiểm soát số lượng sách mượn theo quy định và gửi thông báo tự động qua SMS hoặc email.
Tra cứu trực tuyến (OPAC và M-OPAC)
OPAC là công cụ tìm kiếm tài liệu trực tuyến theo từ khóa như tên sách, tên tác giả hoặc chủ đề. M-OPAC là phiên bản di động, cho phép người dùng truy cập thông tin thư viện mọi lúc, mọi nơi thông qua ứng dụng trên smartphone.
Quản lý đầu sách (Cataloguing & Classification)
Chức năng này hỗ trợ thủ thư trong việc phân loại, lưu trữ và cập nhật thông tin tài liệu. Từng đầu sách được nhập liệu đầy đủ các trường thông tin như mã tài liệu, tên sách, tác giả, thể loại, ngôn ngữ, nhà xuất bản… Việc tích hợp công nghệ RFID giúp gắn thẻ điện tử cho từng tài liệu, từ đó tự động hóa quy trình kiểm kê và định vị sách.
2.2. Các chức năng nâng cao
Bên cạnh đó, nhằm đáp ứng các yêu cầu đặc thù từ phía nhà trường, các chức năng dưới đây sẽ được triển khai để tối ưu hoá hoạt động vận hành thư viện.
Liên kết kho học liệu số
Khi được chuyển đổi số toàn diện, thư viện không chỉ là nơi cung cấp các nguồn tài liệu tham khảo mà còn đáp ứng khả năng lưu trữ kho học liệu chính thống của nhà trường. Khó học liệu này sẽ liên kết chặt chẽ với hệ thống quản lý học tập LMS để thuận tiện trong việc phân phối nội dung, đề cương môn học. Kho học liệu này sẽ hỗ trợ đa dạng các định dạng lưu trữ như sách điện tử, sách nói, bài giảng E-Learning, ngân hàng đề,…
Quản lý kho và kiểm kê bằng RFID
Công nghệ RFID (Radio Frequency Identification) là giải pháp nhận dạng bằng sóng vô tuyến, cho phép truyền dữ liệu không tiếp xúc giữa thẻ gắn trên vật thể và thiết bị đọc. Trong lĩnh vực thư viện, RFID được ứng dụng để quản lý mượn trả sách, kiểm kê kho và chống thất thoát tài liệu một cách tự động và chính xác.
Nhờ khả năng quét nhanh nhiều đối tượng cùng lúc, RFID giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả vận hành và hiện đại hóa quy trình quản lý thư viện.Việc kiểm kê sách được thực hiện nhanh chóng nhờ đầu đọc RFID cầm tay, không cần tiếp xúc trực tiếp từng cuốn sách. Chức năng này cũng hỗ trợ định vị sách tức thời theo vị trí trên giá.
Bảo mật và an toàn dữ liệu
Hệ thống được trang bị các biện pháp bảo mật như phân quyền người dùng, mã hóa dữ liệu và sao lưu định kỳ nhằm bảo vệ thông tin cá nhân và tài nguyên số.
Các chức năng trên đây là những chức năng phổ biến thường được tích hợp trong các mô hình trường học tại Việt Nam từ hệ phổ thông đến đại học. Tùy vào quy mô và mục tiêu triển khai, các đơn vị có thể lựa chọn cấu hình phần mềm phù hợp, kết hợp giữa chức năng cơ bản và nâng cao để xây dựng một hệ thống thư viện hiện đại, thân thiện, hiệu quả và bền vững theo thời gian.
3. Các lợi ích mà phần mềm quản lý thư viện đem lại
Phần mềm quản lý thư viện không chỉ là công cụ hỗ trợ kỹ thuật, mà còn là nền tảng quan trọng giúp nâng cao chất lượng quản lý và phục vụ tại các thư viện hiện đại. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà phần mềm mang lại:
- Tăng cường hiệu quả vận hành: Việc tự động hóa các tác vụ thường ngày như đăng ký tài liệu, quản lý mượn – trả, tính toán thời hạn và phí trễ giúp giảm thiểu đáng kể khối lượng công việc thủ công cho nhân viên thư viện. Nhờ đó, họ có thể tập trung nhiều hơn vào các hoạt động mang tính chuyên môn như hỗ trợ bạn đọc, phát triển kho sách,…
- Quản lý tài nguyên tối ưu: Hệ thống giúp lưu trữ và cập nhật chính xác dữ liệu tài liệu, từ sách in đến tài liệu số, đảm bảo khả năng tra cứu, kiểm kê và theo dõi tình trạng sử dụng một cách hiệu quả. Công nghệ RFID tích hợp cho phép nhận diện và kiểm soát tài liệu nhanh chóng, hỗ trợ kiểm kê và ngăn ngừa thất thoát.
- Nâng cao trải nghiệm người : Người đọc có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu thông qua các hệ thống như OPAC và M-OPAC, tra cứu theo tên sách, tác giả, chủ đề,… Các chức năng như kiosk tự phục vụ, trả sách tự động và thông báo nhắc hạn trả qua email hoặc ứng dụng giúp việc mượn – trả trở nên thuận tiện và thân thiện hơn.
- Tiết kiệm chi phí vận hành: Dù cần đầu tư ban đầu, phần mềm giúp giảm thiểu chi phí dài hạn nhờ hạn chế sử dụng giấy tờ, giảm lỗi do nhập liệu thủ công và tối ưu hóa nhân sự. Việc quản lý hiệu quả cũng góp phần giảm tỷ lệ mất mát, hư hỏng tài liệu.
- Cải thiện khả năng truy cập: Thư viện không còn giới hạn trong không gian vật lý. Người dùng có thể truy cập tài liệu, quản lý tài khoản và sử dụng dịch vụ từ xa thông qua giao diện trực tuyến. Việc tích hợp với kho tài nguyên số như eBook, eMagazine mở rộng đáng kể phạm vi tiếp cận tri thức.
- Hỗ trợ phân tích và ra quyết định: Các công cụ báo cáo thống kê đi kèm phần mềm cung cấp dữ liệu quan trọng như số lượt mượn sách, tần suất sử dụng, hành vi người dùng,… Từ đó, ban quản lý có cơ sở để đưa ra quyết định về bổ sung tài liệu, cải tiến dịch vụ và tối ưu nguồn lực.
- Tính linh hoạt và dễ tùy chỉnh: Các giải pháp phần mềm hiện nay thường được thiết kế với khả năng tùy biến cao, đáp ứng linh hoạt nhu cầu quản lý của từng loại thư viện – từ quy mô nhỏ tại các trường học đến hệ thống lớn tại các thư viện tỉnh, thành phố hay cơ quan nghiên cứu.
Nhìn chung, Phần mềm quản lý thư viện là giải pháp công nghệ giúp thư viện vận hành hiệu quả, kiểm soát tài nguyên chặt chẽ và nâng cao chất lượng phục vụ. Nhờ tự động hóa quy trình, mở rộng khả năng truy cập, tối ưu chi phí và hỗ trợ phân tích dữ liệu, phần mềm này ngày càng trở thành yếu tố quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số của thư viện hiện đại.
4. Một số phần mềm quản lý thư viện phổ biến nhất
4.1. Phần mềm PHX Smart School
Khác với các phần mềm quản lý hiện nay, phần mềm quản lý thư viện PHX Smart School được tích hợp dưới dạng một module trong hệ thống quản lý trường học toàn diện do công ty cung cấp. Nhờ đó, phần mềm sở hữu lợi thế vượt trội trong việc đồng bộ và chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận chức năng trong nhà trường.
Phần mềm bao gồm đầy đủ các chức năng thiết yếu cho công tác quản lý thư viện, từ quản lý người dùng, quản lý đầu sách, mượn – trả cho đến báo cáo – thống kê hay biên mục . Với giao diện thân thiện, được đầu tư chỉn chu về mặt hình ảnh, phần mềm mang đến trải nghiệm trực quan, dễ sử dụng cho cả cán bộ thư viện và học sinh – sinh viên.
Hiện nay, phần mềm thư viện của PHX Smart School đã được triển khai tích hợp tại nhiều mô hình trường học, tiêu biểu như Hệ thống Trường Liên cấp Ban Mai, Trường Đại học Phenikaa và Trường Liên cấp Iris.
4.2. Phần mềm Vietware Library
Đây là phần mềm quản lý thư viện trường học trực tuyến, hỗ trợ quản lý cả sách in và sách điện tử, giúp thư viện tổ chức danh mục tài liệu đa dạng một cách hiệu quả. Phần mềm cung cấp giao diện đơn giản, dễ sử dụng, tích hợp truy vấn thông minh và khả năng thống kê, báo cáo chi tiết, hỗ trợ ban quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động thư viện. Ngoài ra, Vietware Library còn tích hợp với các hệ thống thư viện số và đảm bảo an toàn dữ liệu thông qua kiểm soát truy cập và mã hóa thông tin.
4.3. Phần mềm DTSoft
Phần mềm quản lý DTSoft là một giải pháp hiện đại, hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý thư viện. Với khả năng phân loại sách theo nhiều tiêu chí như tên sách, tác giả, nhà xuất bản và thể loại, DTSoft giúp việc tra cứu và quản lý tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép quản lý thông tin độc giả thông qua số thẻ và dữ liệu cá nhân, đồng thời hỗ trợ in thẻ và phiếu mượn sách tự động. Giao diện thân thiện và dễ sử dụng của DTSoft phù hợp với nhiều đối tượng người dùng, kể cả những người không chuyên về công nghệ.
4.4. Phần mềm Libol
Một phần mềm mạnh mẽ khác mà các nhà trường có thể tham khảo là Libol. Libol hiện đang là phần mềm quản lý thư viện thông minh và chất lượng cao, được nhiều thư viện lớn tại Việt Nam tin dùng. Phần mềm cung cấp giải pháp hiệu quả cho việc quản lý thư viện tại các trường học, bao gồm quản lý đầu sách, theo dõi số lượng sách xuất nhập và số sách đã được mượn, cũng như quản lý cổng thông tin trực tuyến một cách dễ dàng và nhanh chóng.
4.5. Phần mềm VIELIB
VIELIB là phần mềm thư viện điện tử do Tập đoàn Công nghệ Quảng Ích phát triển từ năm 2003, được ứng dụng rộng rãi tại nhiều trường học trên cả nước. Hệ thống này tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ thư viện truyền thống và hiện đại, hỗ trợ quản lý sách, biên mục, mượn trả, báo cáo và thống kê một cách tự động và chính xác. Với nền tảng điện toán đám mây, VIELIB cho phép người dùng truy cập và quản lý thư viện mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối Internet.
5. Tạm kết
Tổng kết lại, phần mềm quản lý thư viện chính là chìa khóa để hiện thực hóa mục tiêu xây dựng thư viện thông minh trong kỷ nguyên số. Bằng việc tự động hóa quy trình, tối ưu nguồn lực và nâng cao trải nghiệm người dùng, các phần mềm này không chỉ cải thiện hiệu quả vận hành mà còn mở rộng khả năng tiếp cận tri thức cho cộng đồng. Việc đầu tư và triển khai phần mềm quản lý thư viện phù hợp chính là bước đi chiến lược giúp các thư viện bắt kịp xu hướng chuyển đổi số và phát triển bền vững trong tương lai.
Là doanh nghiệp hàng đầu về giải pháp giáo dục, đội ngũ PHX Smart School cam kết luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng các đơn vị trong mục tiêu hướng đến mô hình giáo dục số. Lấy người dùng làm trung tâm, chúng tôi luôn không ngừng phát triển các giải pháp tiên tiến, giúp chất lượng đào tạo và hiệu quả vận hành của đơn vị ngày một được nâng cao.
Nếu các đơn vị đang có nhu cầu về triển khai phần mềm quản lý thư viện, hãy liên hệ ngay với PHX Smart School tại:
CTCP Dịch Vụ Và Giải Pháp Công Nghệ Giáo Dục PHX Smart School
- SĐT: (+84)392-601-425
- Email: khachhang@phx-smartschool.com
- Fanpage: PHX Smart School
Thạc sĩ chuyên ngành Công nghệ Giáo dục – Đại học Nam Kinh, 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Chuyển đổi số giáo dục tại Việt Nam.