Cập nhật lần cuối vào Tháng 4 4th, 2025 at 01:21 chiều
Những năm trở lại đây, câu chuyện ứng dụng thanh toán không tiền mặt trong hoạt động thu đóng học phí vẫn còn không ít sự tranh cãi. Trong đó, thu phí giao dịch hay quy trình phức tạp vẫn luôn là những vấn đề xuất hiện phổ biến trên các mặt báo. Vậy đâu là giải pháp tối ưu nhất hiện nay? Hãy cùng PHX Smart School đi tìm lời giải chính xác nhất trong bài viết này.
Nội dung
1. Giới Thiệu Giải Pháp Quản Lý Và Thanh Toán Không Tiền Mặt
Giải pháp quản lý và thanh toán không tiền mặt được đội ngũ PHX Smart School phát triển để thực hiện công việc quản lý và thu/đóng các khoản phí trong trường học mà không cần sử dụng đến tiền mặt. Đây là giải pháp được đưa ra nhằm tiết kiệm thời gian và công sức đi lại của các vị phụ huynh cũng như bộ phận kế toán của trường, loại bỏ hoàn toàn các rủi ro liên quan đến việc sử dụng tiền mặt.
Khác với nhiều mô hình phổ biến khi nhà trường thường phải thông qua một đơn vị trung gian, giải pháp này được tích hợp trực tiếp vào hệ thống quản lý vận hành của trường. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu tài chính sẽ được bảo mật ở mức tối đa, đồng thời cho phép nhà trường hoàn toàn chủ động trong việc theo dõi các giao dịch thanh toán.
2. Lợi ích của giải pháp quản lý và thanh toán không tiền mặt
Việc áp dụng công nghệ vào quản lý và thanh toán học phí mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật của giải pháp này.
Đồng bộ dữ liệu nhà trường
Việc tích hợp trực tiếp vào hệ thống của trường giúp mọi dữ liệu liên quan đến hoạt động kế toán và quá trình thu/đóng phí được tổng hợp tại trung tâm lưu trữ dữ liệu, hay còn gọi là trục dữ liệu liên thông. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho nhà trường trong việc quản lý, theo dõi và báo cáo các đợt thu một cách dễ dàng và hiệu quả.
Tính Bảo Mật Cao
Với mô hình truyền thống, việc phụ huynh thanh toán qua bên thứ ba có thể tiềm ẩn rủi ro về việc rò rỉ thông tin ngân hàng và chuyển khoản. Giải pháp của PHX Smart School hoàn toàn loại bỏ vấn đề này, khi cán bộ trường sẽ trực tiếp quản lý và thực hiện quy trình thanh toán. Các kỹ thuật viên chỉ đảm nhận nhiệm vụ hỗ trợ và bảo trì hệ thống, đảm bảo sự vận hành liên tục và an toàn.
Cá Nhân Hóa
Mỗi trường học có cách vận hành đặc thù và yêu cầu riêng biệt khi triển khai thanh toán không tiền mặt. Vì vậy, mỗi giải pháp đề xuất cần được thiết kế và tối ưu hóa dựa trên trải nghiệm thực tế của người dùng tại từng trường. Nhận thức rõ điều này, đội ngũ PHX luôn cam kết đảm bảo rằng mỗi giải pháp khi triển khai sẽ được tối ưu các tính năng phù hợp nhất với nhu cầu và đặc điểm riêng của từng trường.
Bên cạnh đó, ứng dụng dành cho phụ huynh sẽ được đơn giản hóa, loại bỏ những chức năng không cần thiết trong quá trình sử dụng. Điều này nhằm đảm bảo phụ huynh có thể trải nghiệm việc thực hiện các giao dịch như thanh toán học phí hay các phí dịch vụ khác một cách nhanh chóng, tiện lợi, và không gặp phải bất kỳ vấn đề gì.
Triển Khai Linh Hoạt
Do đây là một module trong bộ giải pháp quản lý toàn diện cho trường học số, nhà trường có thể lựa chọn triển khai theo hai hình thức: đồng bộ hoặc đơn lẻ. Với hình thức đồng bộ, giải pháp sẽ được tích hợp cùng hệ thống quản lý tổng thể, giúp nhà trường tiến gần hơn đến mục tiêu chuyển đổi số bền vững. Ngược lại, với phương án triển khai độc lập, nhà trường sẽ tiết kiệm được chi phí đầu tư ban đầu nhưng sẽ gặp khó khăn trong việc hợp nhất với các phần mềm khác trong tương lai.
3. Các tính năng chính trong giải pháp
Với hai nhóm người dùng chính là nhà trường và phụ huynh học sinh, bộ tính năng của giải pháp quản lý và thanh toán không tiền mặt cũng được chia làm hai phần. Dưới đây là mô tả chi tiết.
3.1. Hoạt Động Quản Lý Của Nhà Trường
Các tính năng trong hoạt động này chủ yếu tập trung vào các thao tác quản lý và thiết lập các đợt thu phí tự động, trong đó bao gồm:
- Quản lý các loại phí, miễn giảm: Tính năng thiết lập và quản lý các khoản phí, chính sách thu phí, cũng như tạo các mức miễn giảm và chính sách ưu đãi cho học sinh.
- Tạo gói phí, gửi thông báo cho phụ huynh: Nhà trường có thể lập danh sách sinh viên và tạo phiếu thu với đầy đủ các thông tin chi tiết như thông tin học viên, các khoản cần đóng, phương thức thanh toán,…tự động gửi các thông báo đóng phí đên phụ huynh và học sinh theo thời gian tạo sẵn.
- Quyết toán chi phí: Kế toán sẽ thực hiện các công đoạn ghi nhận, đối soát và hoàn tất các khoản phí đã thu trên phần mềm quản lý thanh toán không tiền mặt, từ đó giảm thiểu những sai sót trong quyết toán tài chính.
- Thống kê, báo cáo: Hệ thống cho phép lập các báo cáo chi tiết như danh sách học viên đã hoàn tất hay nợ học phí cũng như tổng hợp học phí đã thu theo môn học, ngành học, và kỳ học. Đồng thời hiển thị đầy đủ các thông tin và khoản học phí cần thu để tránh xảy ra trường hợp sai sót, xem lịch sử giao dịch khi có khiếu nại hay yêu cầu.
3.2. Hoạt động thanh toán của phụ huynh
Thông báo sẽ được gửi hoàn toàn tự động về phụ huynh thông qua ứng dụng di động trên điện thoại hoặc qua email một cách dễ dàng và nhanh chóng. Phụ huynh sẽ thực hiện các bước thanh toán từ lựa chọn ưu đãi, cách thức và hình thức đóng học phí ngay trên giao diện phần mềm.
Bên cạnh đó, giải pháp quản lý và thanh toán không tiền mặt được tích hợp thêm lịch sử giao dịch giúp phụ huynh dễ dàng theo dõi và kiểm tra trong những trường hợp cần thiết.
4. Tạm Kết
Giải pháp uản lý và thanh toán không tiền mặt đã và đang giúp các trường học giải quyết hiệu quả những vấn đề còn tồn tại ở một số mô hình thanh toán trước đây. Nhờ vào việc tối ưu hóa quy trình và tăng cường tính linh hoạt, nó không chỉ cải thiện sự hiệu quả trong quản lý thanh toán mà còn nâng cao trải nghiệm của người dùng, giảm thiểu các rủi ro và hạn chế thường gặp.
Với mục tiêu thực hiện hóa giải pháp trên, đội ngũ PHX Smart School cam kết luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng đơn vị trong suốt quá trình triển khai dự án. Lấy người dùng làm trung tâm, chúng tôi luôn không ngừng phát triển các giải pháp tiên tiến, giúp chất lượng đào tạo và hiệu quả vận hành của đơn vị ngày một được nâng cao.
Nếu các thầy cô và nhà trường đang có nhu cầu triển khai giải pháp quản lý và thanh toán không tiền mặt, hãy liên hệ ngay với PHX Smart School tại:
CTCP Dịch Vụ Và Giải Pháp Công Nghệ Giáo Dục PHX Smart School
- SĐT: (+84)392-601-425
- Email: khachhang@phx-smartschool.com
- Fanpage: PHX Smart School
Thạc sĩ chuyên ngành Công nghệ Giáo dục – Đại học Nam Kinh, 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Chuyển đổi số giáo dục tại Việt Nam.