06 bước triển khai hệ thống E-Learning hoàn chỉnh từ A-Z

Cập nhật lần cuối vào Tháng Một 14th, 2025 at 05:37 chiều

Triển khai hệ thống E-Learning từ lâu đã là một thách thức lớn đối với không ít đơn vị, tổ chức mong muốn số hóa chương trình đào tạo. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc mọi người chưa thực sự hiểu đúng về lộ trình thực tế cần trải qua những bước nào. Do đó, trong bài viết này, PHX Smart School sẽ trình bày 6 bước triển khai chi tiết, được tổng hợp qua hơn 30 dự án mà đơn vị đã thực hiện.

1. Giới thiệu về hệ thống E-Learning

Hệ thống E-Learning hiện đang là giải pháp được nhiều đơn vị ưu tiên lựa chọn khi số hóa chương trình đào tạo. Với sự hỗ trợ bởi những phần mềm E-Learning mạnh mẽ, mọi công việc liên quan đến đào tạo trực tuyến từ quản lý, vận hành đến phân tích hay tổng hợp dữ liệu đều được xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Không dừng lại ở mô hình trường học, một số đơn vị có hình thức đào tạo đặc biệt như doanh nghiệp hay chính phủ cũng đã triển khai hệ thống E-Learning. Bằng việc tối ưu lại một số tính năng như quản lý học viên, hệ thống đã cho phép tự động hóa hoàn toàn các hoạt động đào tạo nhân sự và truyền thông nội bộ, giúp tối ưu chi phí vận hành.

Về lâu dài, việc ứng dụng hệ thống E-Learning không chỉ giúp tối ưu về chi phí mà còn duy trì tính nhất quán trong nội dung đào tạo. Các bài giảng được chuẩn hóa và đóng gói thành một chương trình hoàn chỉnh sẽ đảm bảo kiến thức đến với mọi người theo cùng một cách tiếp cận. Các thầy cô có thể tìm hiểu chi tiết hơn về E-Learning và các giải pháp đào tạo trực tuyến trong bài phân tích chi tiết của PHX Smart School, được tổng hợp và cập nhật thường xuyên bởi các chuyên gia trong lĩnh vực.

2. Triển khai hệ thống E-Learning cần chuẩn bị gì?

Trước khi bắt đầu, đơn vị cần thành lập một đội quản lý dự án phụ trách chính các công việc trong quá trình xây dựng và triển khai hệ thống E-Learning. Đây cũng là bộ phận đóng vai trò là người đại diện để làm việc với nhà cung cấp cũng như kết nối các giải pháp công nghệ đến gần hơn với người dùng.

Thông thường, một đội quản lý đủ điều kiện nên có ít nhất từ 3 thành viên trở lên, trong đó:

• Chuyên viên về nội dung đào tạo, có nhiệm vụ đánh giá và tìm kiếm các công cụ phần mềm soạn thảo nội dung phù hợp.
• Nhân viên chuyên về hệ thống LMS/LCMS, được đào tạo bài bản để có thể xác định hệ thống quản lý phù hợp và thiết lập các tính năng cần thiết. 
• Kỹ thuật viên đảm nhiệm công việc hỗ trợ xử lý các lỗi phát sinh và đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru.

Ngoài ra, mỗi phòng ban nên có thêm một người được ủy quyền tham gia vào dự án. Điều này giúp đảm bảo mọi bộ phần đều đóng góp vào việc xây dựng hệ thống, từ đỏ tăng khả năng kết nối các quy trình làm việc với nhau.

3. 6 bước triển khai hệ thống E-Learning

Quá trình triển khai hệ thống E-Learning thông thường sẽ trải qua 6 bước:

• Bước 1: Xây dựng kế hoạch triển khai
• Bước 2: Lựa chọn & xây dựng phần mềm E-Learning
• Bước 3: Sản xuất nội dung đào tạo
• Bước 4: Kiểm thử hệ thống E-Learning
• Bước 5: Hướng dẫn người dùng
• Bước 6: Bảo trì & cải thiện hệ thống

Bước 1: Xây dựng kế hoạch triển khai

Đây là bước quan trọng nhất để định hình toàn bộ cách thức triển khai hệ thống E-Learning. Trong bước này, việc đầu tiên cần thực hiện là đánh giá lại thực trạng hoạt động và bối cảnh triển khai thông qua một số câu hỏi sau:

• Đối tượng sử dụng có những ai?
• Độ tuổi trung bình của người dùng là bao nhiêu? 
• Khả năng công nghệ của người dùng đến đâu?
• Các nội dung giảng dạy sẽ số hóa là gì?
• Mức độ yêu cầu tuân thủ đối với học viên là cao hay thấp? 
• Yêu cầu về cách thức và hình thức truyền tải nội dung như thế nào?
• Các hoạt động cần được số hóa trong hiện tại và tương lai gần là gì?
• Định hướng phát triển của đơn vị trong công tác đào tạo là gì?
• Khoản đầu tư và chi phí duy trì trong phạm vi ngân sách là bao nhiêu?

Để trả lời các câu hỏi trên, đội phụ trách có thể tiến hành các cuộc khảo sát và phỏng vấn trực tiếp với các đối tượng người dùng thực tế như giáo viên, học sinh, nhân viên nhà trường. Đồng thời, các quyết định được đưa ra cần theo sát chủ trương, chính sách và đường lối phát triển của hội đồng ban lãnh đạo.  

Sau đó, mọi người có thể bắt đầu xây dựng một bản kế hoạch sơ lược với các thông tin như mục tiêu dự án, thời gian triển khai, bộ tiêu chí lựa chọn phần mềm E-Learning. Bên cạnh đó, kế hoạch này cũng nên đề cập đến chiến lược phát triển hệ thống E-Learning trong tương lai khi số lượng học viên gia tăng và nhu cầu học tập thay đổi.

Bước 2: Lựa chọn & xây dựng phần mềm E-Learning

Hiện nay, các đơn vị có thể lựa chọn một trong hai hình thức là thuê nhà cung cấp ngoài hoặc chủ động phát triển. Tuy nhiên, hình thức hai thường chỉ phù hợp với các đơn vị, tập đoàn lớn với đội ngũ kỹ thuật nội bộ đủ chuyên môn. Ngược lại, đa số những đơn vị vẫn ưu tiên phương án thuê ngoài để đảm bảo các tiêu chuẩn cho hệ thống đào tạo trực tuyến. 

Các phần mềm E-Learning hiện nay xoay quanh chủ yếu vào 3 dạng: hệ thống LMS, hệ thống LCMS, phần mềm thiết kế bài giảng. Trên thực tế, hệ thống LMS là thành phần đóng vai trò chính trong hầu hết các hệ thống hiện nay với nhiệm vụ quản lý chương trình học, theo dõi quá trình học tập, quản lý học viên,…Do đó, đây là phần mềm đầu tiên mà đơn vị cần tìm kiếm

Khi lựa chọn hệ thống LMS, đơn vị nên quan tâm đặc biệt đến tính thân thiện với người dùng, tính dễ sử dụng và các tính năng đáp ứng chính xác kế hoạch ban đầu. Ngoài ra, đơn vị nên tính đến khả năng mở rộng và tích hợp công cụ ngoài để linh hoạt trong viết sửa đổi hệ thống. 

Tiếp đó là phần mềm thiết kế bài giảng, đây là nền tảng cho phép xây dựng các nội dung học tập trực tuyến với các công cụ thiết kế, hiển thị, đồ họa, trò chơi,…Do yêu cầu về chuyên môn, đội ngũ biên soạn của đơn vị cần có khả năng công nghệ từ trước để khai thác một cách hiệu quả. Để hạn chế rủi ro, đơn vị nên ưu tiên các phần mềm có giao diện trực quan, hỗ trợ tiếng Việt, tránh các phần mềm có quá nhiều tính năng không dùng đến. 

Bước 3: Sản xuất nội dung đào tạo

Sau khi đã có hệ thống vận hành, đơn vị cần sản xuất nguồn nội dung đào tạo để phục vụ cho hoạt động dạy và học. Do hình thức giảng dạy là trực tuyến nên bài giảng cần có nhiều yếu tố tương tác để kích thích học viên chủ động học tập. Các yếu tố tương tác về mặt hình ảnh, đồ họa, mô phỏng cần được đầu tư để không tạo cảm giác nhàm chán cho người học. 

Ngoài mặt hiển thị, các tiêu chuẩn quốc tế cho hệ thống E-Learning như SCORM, AICC,…cùng cần được tuân thủ trong quá trình biên soạn. Điều này nhằm đảm bảo tính thống nhất trong ngôn ngữ thiết kế khi triển khai hệ thống E-Learning cũng như các công cụ hay nội dung sử dụng, từ đó cho phép một bài giảng có thể tương thích trên nhiều hệ thống khác nhau.

Bước 4: Kiểm thử hệ thống E-Learning

Sau khi hoàn thiện bản thử nghiệm, đội quản lý dự án sẽ tiến hành trải nghiệm thực tế để đánh giá chính xác nhất về giao diện và khả năng vận hành của hệ thống E-Learning. 

Trong bước này, PHX Smart School gợi ý cho bạn một số hạng mục kiểm thử sau đây:

• Giao diện người dùng: Tính phù hợp với đối tượng người dùng, tính nhất quán trong thiết kế (bố cục, màu sắc, font chữ, biểu tượng,…), tính rõ ràng trong bố cục & nội dung hiển thị. 
• Trải nghiệm người dùng: Khả năng dễ tìm các phím chức năng/công cụ, tính tối ưu không gian làm việc, tính logic trong quy trình xử lý. 
• Hiệu suất vận hành: Tốc độ phản hồi và chuyển đổi giữa các trang, khả năng tương thích trên các thiết bị, khả năng chia sẻ và nhập/xuất dữ liệu. 

Giai đoạn kiểm thử sẽ diễn ra đến khi hệ thống đủ điều kiện vận hành trên quy mô rộng, đảm bảo tốc độ xử lý mượt mà và đạt toàn bộ các tiêu chí nghiệm thu ban đầu.  

Bước 5: Hướng dẫn người dùng

Trong giai đoạn đầu đưa vào sử dụng, đơn vị sẽ khó tránh khỏi vấn đề người dùng không đón nhận những quy trình vận hành mới như kỳ vọng. Để khắc phục tình trạng này, hội đồng lãnh đạo cùng đội thực thi dự án nên làm một số hoạt động như chuyên đề trải nghiệm hay trao đổi trực tiếp để tuyên truyền về giá trị của giải pháp.

Để rút ngắn thời gian tập huấn, một kinh nghiệm mà PHX Smart School vẫn thường áp dụng cho các đối tác của mình là cho người dùng ứng dụng hệ thống E-Learning để giải quyết chính các công việc thường ngày. Chẳng hạn như học viên, họ có thể được yêu cầu làm bài tập sau buổi thông qua các module bài tập trực tuyến.

Đây là bước đòi hỏi sự kiên trì cao từ mọi người, đặc biệt là đối tượng người dùng. Trong thời gian đầu, đơn vị nên tập trung hướng dẫn kỹ cho một nhóm nhất định đến khi họ đủ năng lực để khai thác hiệu quả các tính năng có trên hệ thống. Những người này sau đó sẽ cùng bộ phần hỗ trợ tiếp tục hướng dẫn cho các nhóm tiếp theo, từ đó tối ưu được rất nhiều thời gian và nhân lực cho đơn vị.

Bước 6: Bảo trì & cải thiện hệ thống E-Learning

Sau khi người dùng đã biết cách sử dụng, bước cuối cùng để hoàn tất dự án triển khai hệ thống E-Learning đó là duy trì khả năng vận hành. Trong đó, đội hỗ trợ kỹ thuật sẽ cần ghi nhận các phản hồi về trải nghiệm người dùng, các lỗi phần mềm để có thể giải quyết kịp thời. Đây là các vấn đề mà chỉ xuất hiện khi có lượng người dùng lớn truy cập vào hệ thống.

Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng, người dùng có thể phát sinh thêm một số yêu cầu. Do đó, hệ thống cũng cần được nâng cấp thêm các tính năng mới để ngày một hoàn thiện hơn.

4. Các câu hỏi thường gặp khi triển khai hệ thống E-Learning

4.1. Thời gian triển khai hệ thống E-Learning thường kéo dài bao lâu?

Thời gian triển khai trung bình kéo dài từ 6-12 tháng. Trong đó, xây dựng hệ thống và sản xuất nội dung là hai giai đoạn chiếm nhiều thời gian nhất. Đối với các hệ thống phức tạp với nhiều tính năng, thời gian triển khai có thể kéo dài thêm. 

4.2. Nên tự triển khai hay thuê một nhà cung cấp bên ngoài?

Điều này phụ thuộc vào năng lực của đơn vị. Đối với các tập đoàn công nghệ lớn như Phenikaa hay FPT, họ có thể chủ động xây dựng với nguồn nhân lực sẵn có. Tuy nhiên, mức độ phức tạp cũng như các tiêu chuẩn khắt khe của hệ thống E-Learning là một bài toán lớn đối với các đơn vị quy mô nhỏ như trường học hay doanh nghiệp tư nhân. Khi đó, thuê một nhà cung cấp phần mềm bên ngoài là vẫn là phương án tối ưu nhất.

4.3. Đâu là bước quan trọng nhất khi triển khai hệ thống E-Learning?

Đó là bước lên kế hoạch. Bản kế hoạch đóng vai trò quyết định lên toàn bộ các hoạt động, quyết định trong quá trình triển khai hệ thống. Việc lên một kế hoạch cụ thể và chính xác sẽ giúp đơn vị đẩy nhanh thời gian thực hiện cũng như tránh được các rủi ro không đáng gây thiệt hại về ngân sách.

4.4. Một số nguyên nhân có thể khiến dự án buộc phải dừng lại là gì?

Mỗi giai đoạn đều tiềm ẩn không ít các rủi ro nhất định, thâm chí ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Qua quá trình tìm hiểu, đội ngũ PHX ghi nhận được 3 nguyên nhân phổ biến sau: 

• Phát sinh thêm các hạng mục triển khai vượt quá ngân sách dự kiến
• Người dùng không đủ khả năng công nghệ để sử dụng hệ thống
• Yêu cầu hoặc chiến lược triển khai thay đổi khiến hệ thống hiện tại không đáp ứng được nhu cầu.

4.5. Chi phí đầu tư cho một hệ thống E-Learning hoàn chỉnh?

Thực tế hiện nay cho thất không có một khoảng giá cụ thể nào được công bố cho một hệ thống E-Learning hoàn chỉnh. Để xác định con số cuối cùng, nhà cung cấp sẽ cần đánh giá trên nhiều các tiêu chí như số tính năng, số lượng người dùng, thiết kế giao diện,…Mức đầu tư nhờ đó mà cũng dao động từ vài chục triệu đến hàng tỷ đồng tùy vào quy mô dự án. 

5. Tạm kết

Tổng kết lại, triển khai hệ thống E-Learning là một quá trình đòi hỏi rất nhiều nguồn lực về thời gian, con người, tài chính và đặc biệt là yếu tố chuyên môn cao. Chính vì vậy, để dự án thành công, các trường học, doanh nghiệp hay tổ chức cần đến những nhà cung cấp có nhiều năm kinh nghiệm thực tế, am hiểu về ngành và thị hiếu người dùng, từ đó giúp đơn vị tránh được những rủi ro không đáng có.

Với mục tiêu thực hiện hóa các dự án hệ thống đào tạo trực tuyến, đội ngũ PHX Smart School cam kết luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng đơn vị trong suốt quá trình nghiên cứu và triển khai dự án. Lấy người dùng làm trung tâm, chúng tôi luôn không ngừng phát triển các giải pháp tiên tiến, giúp các đơn vị nâng cao chất lượng giảng dạy và quản lý vận hành một cách toàn diện.

Nếu các thầy cô và nhà trường đang có nhu cầu tham khảo về giải pháp đào tạo trực tuyến, hãy liên hệ ngay với PHX Smart School tại:

CTCP Dịch Vụ Và Giải Pháp Công Nghệ Giáo Dục PHX Smart School

• SĐT: (+84)392-601-425
• Email: khachhang@phx-smartschool.com
• Fanpage: PHX Smart School