Chuyển đổi sang thư viện số là bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa mô hình thư viện hiện nay, với các phần mềm thư viện số đóng vai trò trung tâm trong hệ thống vận hành mới. Vậy đâu là những giải pháp đang được các nhà trường tại Việt Nam tin tưởng lựa chọn? PHX Smart School sẽ cùng bạn khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.
Nội dung
1. Giới thiệu khái quát về thư viện số
Phần mềm thư viện số là một nền tảng công nghệ hỗ trợ quản lý, lưu trữ và phân phối các tài nguyên thông tin đã được số hóa. Khác với thư viện điện tử, vốn tập trung hỗ trợ nghiệp vụ cho thư viện truyền thống, phần mềm này hướng đến việc xây dựng và duy trì một kho tài nguyên số hóa tập trung, từ đó đóng vai trò như một thư viện hoàn chỉnh hoạt động trên không gian mạng.
Những phần mềm như này thường được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, hỗ trợ quản lý tập trung và chia sẻ tài nguyên giữa các thư viện. Các tính năng tiêu biểu thường sẽ bao gồm:
- Biên mục và phân loại tài liệu số
- Tìm kiếm và truy xuất dữ liệu thông minh
- Hỗ trợ nhiều định dạng như PDF, DOC, PPT
- Liên kết các thư viện số bên ngoài
- Kiểm soát quyền truy cập theo nhóm người dùng
- Tích hợp công cụ phân tích truy cập.
Điểm nổi bật của nền tảng thư viện số nằm ở khả năng triển khai độc lập, không bị phụ thuộc vào hệ thống sẵn của thư viện. Với việc ứng dụng mã nguồn mở cùng cơ chế quản trị linh hoạt, các phần mềm hiện nay không chỉ giúp đơn vị tối ưu chi phí vận hành mà còn tạo điều kiện thuận lợi để mở rộng quy mô khi cần thiết.
Trong mô hình thư viện thông minh, phần mềm thư viện số giữ vai trò làm cầu nối giữa thư viện và người dùng tin trong môi trường trực tuyến. Việc ứng dụng phần mềm thư viện số còn góp phần thúc đẩy học tập chủ động, học tập cá nhân hóa, đều là những yếu tố cốt lõi trong hệ sinh thái giáo dục số mà các trường học, cơ sở đào tạo và tổ chức giáo dục đang hướng tới.
2. Phần mềm thư viện số có phải phần mềm quản lý thư viện?
Về phần mềm quản lý thư viện, đây là một nền tảng hỗ trợ tự động hóa các nghiệp vụ cốt lõi trong một thư viện truyền thống như quản lý bạn đọc, mượn – trả sách, phân loại, thống kê và tra cứu tài liệu. Các phần mềm này thường được triển khai nội bộ và đóng vai trò là “xương sống” trong hai mô hình thư viện hiện nay là thư viện điện tử và thư viện thông minh.
So với thư viện số, cả hai phần mềm này đều đều hướng đến việc nâng cao trải nghiệm người dùng trong truy xuất và sử dụng tài nguyên thông tin. Trong nhiều mô hình thư viện hiện đại, hai phần mềm này có thể được tích hợp với nhau với vai trò:
- Phần mềm quản lý thư viện xử lý tài nguyên in ấn và nghiệp vụ quản lý
- Phần mềm thư viện số đảm nhiệm vai trò lưu trữ, truy xuất và phân phối tài liệu số hóa.
Song, chính những điểm khác biệt dưới đây sẽ giúp phân định rõ ràng giữa hai khái niệm này.
| Tiêu chí | Phần mềm thư viện số | Phần mềm quản lý thư viện |
| Mục tiêu chính | Quản lý nghiệp vụ thư viện | Quản lý tài nguyên số |
| Loại tài liệu được quản lý | Sách in, tài liệu vật lý | Tài liệu số |
| Hình thức triển khai | Cục bộ tại cơ sở giáo dục | Trên nền tảng đám mây, truy cập qua internet |
| Tính năng chính | Quản lý mượn trả, quản lý đầu sách | Cung cấp tài liệu số, biên mục và số hóa tài liệu |
| Phạm vi phục vụ | Phục vụ công tác quản lý thư viện trong nội bộ đơn vị | Phục vụ hoạt động sử dụng tài liệu cho người dùng cả trong và ngoài đơn vị |
Mục tiêu chính
Phần mềm quản lý thư viện ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu tổ chức và điều hành các hoạt động thư viện theo mô hình truyền thống, với trọng tâm là quản trị tài nguyên và hỗ trợ vận hành nội bộ. Ngược lại, phần mềm thư viện số xuất hiện như một giải pháp thích ứng với chuyển đổi số trong giáo dục, hướng đến việc phân phối tri thức số cho người học ở bất kỳ đâu, vượt qua rào cản không gian và thời gian.
Loại tài liệu được quản lý
Sự khác biệt dễ nhận thấy nằm ở loại tài nguyên mà mỗi hệ thống quản lý. Các phần mềm quản lý thư viện xử lý tài liệu in là chính, trong khi thư viện số lại chuyên biệt cho học liệu điện tử: từ giáo trình, video đến tài liệu tương tác. Nhờ vậy, thư viện số đặc biệt phù hợp với mô hình học tập linh hoạt, hỗ trợ người học khai thác tài nguyên mọi lúc trên nền tảng số.
Hình thức triển khai
Về mặt triển khai, phần mềm quản lý thư viện thường phụ thuộc vào hạ tầng nội bộ của nhà trường, cần máy chủ riêng và đội ngũ kỹ thuật duy trì. Ngược lại, phần mềm thư viện số được phát triển trên nền tảng đám mây, cho phép triển khai nhanh, tiết kiệm chi phí, dễ mở rộng liên kết và hỗ trợ người dùng truy cập từ xa một cách thuận tiện.
Tính năng chính
Nếu phần mềm quản lý thư viện chú trọng vào các nghiệp vụ như mượn – trả, biên mục và kiểm kê thì thư viện số lại nổi bật với khả năng tổ chức và phân phối tài liệu số. Các tính năng như tìm kiếm toàn văn, phân loại metadata, và hỗ trợ đa định dạng tài liệu giúp thư viện số đáp ứng tốt nhu cầu khai thác tri thức trong môi trường học tập hiện đại.
Phạm vi phục vụ
Phần mềm thư viện số được thiết kế để phục vụ cộng đồng người học rộng khắp, với khả năng truy cập từ mọi thiết bị có internet. Ngược lại, phần mềm quản lý thư viện vẫn chủ yếu phục vụ trong phạm vi nội bộ, phù hợp với những thư viện vận hành theo mô hình truyền thống. Đây chính là khác biệt phản ánh hai cách tiếp cận: một bên tối ưu vận hành tại chỗ, bên còn lại mở rộng khả năng tiếp cận.
Từ những điểm khác biệt trên, có thể khẳng định rằng phần mềm thư viện số không phải là phần mềm quản lý thư viện, mà là một hệ thống độc lập với chức năng và định hướng phát triển riêng. Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện nay, hai loại phần mềm này có thể bổ sung cho nhau, cùng tồn tại trong một hệ sinh thái thư viện thông minh nhằm phục vụ hiệu quả cả công tác quản lý và nhu cầu học tập, nghiên cứu của người dùng.
3. Top 5 phần mềm thư viện số phổ biến hiện nay
Từ kết quả khảo sát thực tế, PHX Smart School đã tổng hợp và đánh giá 5 phần mềm thư viện số đang được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Các phần mềm này đều đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế trong quản lý và vận hành thư viện số, góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị, lưu trữ và khai thác học liệu số. Danh sách bao gồm:
- Phần mềm vnEdu Digilib
- Phần mềm DLib
- Phần mềm Lạc Việt Vebrary
- Phần mềm DSpace
- Phần mềm BieLIB
Những phần mềm trên được phân thành hai nhóm chính: phần mềm miễn phí và phần mềm trả phí (thương mại). Mỗi nền tảng đều sở hữu những thế mạnh riêng phù hợp với từng quy mô và nhu cầu triển khai khác nhau. Chi tiết về từng phần mềm sẽ được trình bày trong nội dung dưới đây.
3.1. Phần mềm miễn phí
Phần mềm DLib
DLib là một giải pháp thư viện số hiện đại, được phát triển bởi TaiLieu.VN nhằm phục vụ nhu cầu quản lý, lưu trữ và khai thác học liệu số trong bối cảnh chuyển đổi số giáo dục. Xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây và công nghệ mã nguồn mở LAMP, DLib cho phép truy cập linh hoạt từ mọi thiết bị có kết nối Internet mà không bị giới hạn về không gian, thời gian. Với sự tích hợp sâu rộng trong hệ thống giáo dục và liên kết hơn 100 trường Đại học – Cao đẳng trên cả nước, DLib đang là một trong những nền tảng thư viện số được tin dùng và triển khai rộng rãi.
Tính năng nổi bật của phần mềm thư viện số DLib:
- Giao diện thân thiện, dễ tích hợp: Tùy biến giao diện phù hợp với website nhà trường, hỗ trợ tích hợp tên miền con và đăng nhập qua tài khoản sinh viên – giảng viên.
- Quản lý tài liệu khoa học: Phân loại, tổ chức tài liệu theo chủ đề; hỗ trợ biên mục theo chuẩn Dublin Core (DCMI) và hiển thị theo chuẩn ISBD.
- Tìm kiếm thông minh và toàn văn: Công cụ Search Engine nội bộ giúp tra cứu nhanh chóng theo nhiều tiêu chí (tiêu đề, tác giả, chủ đề…) và tìm kiếm toàn văn tài liệu.
- Nguồn tài nguyên phong phú: hơn 2 triệu tài liệu từ cộng đồng TaiLieu.VN, 500.000+ tài liệu liên kết từ hơn 100 trường ĐH–CĐ, nguồn nội sinh từ chính trường học (giáo trình, bài giảng, luận văn…).
- Hỗ trợ liên thông và trao đổi dữ liệu: Áp dụng giao thức OAI-PMH giúp kết nối dữ liệu giữa các thư viện số khác nhau.
- Quản lý metadata hiệu quả: Tạo và tìm kiếm metadata chi tiết cho mỗi tài liệu như tiêu đề, tác giả, chủ đề, ngày xuất bản…
Điểm khác biệt của DLib:
- Triển khai hoàn toàn miễn phí: Không yêu cầu chi phí đầu tư ban đầu, không phát sinh chi phí vận hành hàng tháng, không cần hạ tầng máy chủ riêng – giúp các trường dễ dàng tiếp cận.
- Khả năng tích hợp sâu với hệ thống trường học: DLib không chỉ là một nền tảng thư viện độc lập mà còn dễ dàng tích hợp vào hệ sinh thái CNTT của nhà trường: từ giao diện, đăng nhập người dùng đến liên kết học liệu.
- Nguồn tài nguyên cộng đồng mạnh mẽ: Khác với nhiều phần mềm thư viện đơn lẻ, DLib kết nối trực tiếp với hệ sinh thái chia sẻ của TaiLieu.VN với hơn 7,5 triệu thành viên, tạo nên mạng lưới tri thức mở rộng và cập nhật liên tục.
- Tối ưu SEO và thân thiện người dùng: Giao diện website được xây dựng chuẩn SEO, giúp tăng khả năng hiển thị và lượt truy cập, đồng thời hỗ trợ người dùng khai thác tài nguyên dễ dàng trên mọi thiết bị.
3.2. Phần mềm trả phí
Danh sách dưới đây sẽ là các phần mềm thư viện thông mình phiên bản tính phí trên thị trường. Với các phần mềm này, bạn gần như đều sẽ cần phải thanh toán một khoản chi phí để mở khóa các tính năng, tuy nhiên về chất lượng, các nhà trường và thầy cô sẽ được đảm bảo hơn so với các phần mềm miễn phí thông thường.
Phần mềm vnEdu DigiLib
vnEdu DigiLib là hệ thống phần mềm thư viện số do Tập đoàn VNPT phát triển, hướng đến việc xây dựng và vận hành thư viện điện tử hiện đại tại các cơ sở giáo dục, tổ chức và doanh nghiệp. Nền tảng này hỗ trợ toàn diện các nghiệp vụ quản lý thư viện truyền thống đồng thời mở rộng chức năng thư viện trực tuyến, giúp bạn đọc tra cứu, mượn và đọc ấn phẩm dễ dàng mọi lúc mọi nơi. Được thiết kế theo định hướng thư viện thông minh, vnEdu DigiLib không chỉ giúp tối ưu công tác quản lý học liệu mà còn góp phần thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện trong lĩnh vực giáo dục – đào tạo.
Tính năng nổi bật của phần mềm:
- Hệ thống phân quyền linh hoạt: Phân quyền theo vai trò (quản trị đơn vị, thủ thư, biên soạn…) đảm bảo bảo mật và phân công rõ ràng.
- Chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế: Tuân thủ chuẩn MARC, Dublin Core, Z39.50 trong biên mục và quản lý thông tin thư viện.
- Tích hợp và số hóa tài liệu: Hỗ trợ tài liệu số, tìm kiếm và truy xuất toàn văn dễ dàng.
- Quản lý nội dung truyền thông: Quản lý blog tin tức thư viện, danh sách liên hệ bạn đọc để tăng tính tương tác và cập nhật.
- Thống kê – Báo cáo – Đánh giá: Hệ thống biểu đồ, bảng thống kê giúp theo dõi hiệu quả vận hành.
Điểm khác biệt của vnEdu DigiLib:
- Thiết kế theo mô hình liên thông đa cấp: vnEdu DigiLib không chỉ phục vụ riêng lẻ cho từng trường học mà còn xây dựng được mạng lưới liên kết Trường – Phòng – Sở, cho phép chia sẻ tài nguyên học liệu và thống nhất quản lý trên phạm vi toàn ngành.
- Tích hợp sẵn trong hệ sinh thái vnEdu: Giúp đồng bộ hóa dữ liệu người dùng và thông tin học tập từ các nền tảng quản lý giáo dục khác như vnEdu LMS, SMAS, Portal… Từ đó nâng cao tính kết nối và liên tục trong quản lý thông tin trường học.
Phần mềm Lạc Việt Vebrary
Lạc Việt Vebrary – giải pháp thư viện số toàn diện của Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt – ra đời nhằm đáp ứng xu hướng tất yếu này. Không đơn thuần là phần mềm quản lý học liệu, Vebrary giúp các thư viện hiện đại hóa toàn bộ quy trình bổ sung, xử lý, tổ chức và khai thác tài liệu số trên nền tảng công nghệ tiên tiến, chuẩn hóa theo quốc tế. Đặc biệt, hệ thống hỗ trợ quản lý hàng triệu tài liệu số đa định dạng một cách hiệu quả và thuận tiện, từ sách, báo, bài trích đến tài liệu nghe nhìn.
Tính năng nổi bật của phần mềm:
- Số hóa tài liệu: Cho phép chuyển dạng, đóng góp, trao đổi hoặc mua tài liệu; tích hợp trực tiếp với máy scan và upload lên hệ thống.
- Biên mục chuẩn quốc tế: Biên mục theo chuẩn Dublin Core, MARC21; phân loại tài liệu rõ ràng.
- Tổ chức CSDL: Sắp xếp tài liệu thành các bộ sưu tập theo chủ đề và định dạng, hiển thị trên cây thư mục linh hoạt.
- Quản lý tài liệu đa định dạng: sách số, báo – tạp chí số, tài liệu nghe – nhìn,…
Điểm khác biệt của Lạc Việt:
- Tối ưu hóa toàn bộ chu trình thư viện số: Từ khâu số hóa, xử lý kỹ thuật đến khai thác và kiểm định – tất cả đều tích hợp trong một nền tảng duy nhất, giúp thư viện tiết kiệm nhân lực và thời gian triển khai.
- Khả năng sắp xếp và mở rộng không giới hạn: Nhờ cấu trúc cây thư mục động, thư viện dễ dàng điều chỉnh hệ thống lưu trữ theo từng giai đoạn phát triển, không bị bó hẹp bởi cấu trúc tĩnh.
- Không yêu cầu hạ tầng phức tạp: Dữ liệu có thể được chép trực tiếp lên máy chủ hoặc vận hành theo mô hình điện toán đám mây, giúp tiết kiệm chi phí phần cứng và nhân sự vận hành.
Phần mềm BieLIB
BieLIB là phần mềm thư viện số được phát triển chuyên biệt cho khối giáo dục phổ thông, hướng tới xây dựng hệ sinh thái thư viện số hiện đại, linh hoạt và có khả năng liên thông. Phần mềm cho phép quản lý, tổ chức và khai thác tài nguyên số hiệu quả, từ sách điện tử, bài trích đến tài liệu nghe nhìn, với các tính năng hỗ trợ chuẩn quốc tế như biên mục MARC21, phân quyền truy cập, tra cứu OPAC và đồng bộ mục lục liên hợp. BieLIB giúp trường học dễ dàng chuyển đổi từ thư viện truyền thống sang thư viện số mà vẫn đảm bảo quy trình nghiệp vụ chặt chẽ.
Tính năng nổi bật của phần mềm:
- Biên mục và tổ chức tài liệu số: Nhập dữ liệu tài liệu từ file MARC21 hoặc Excel; Tổ chức bộ sưu tập tài liệu số theo chủ đề, chủ điểm, mã phân loại DDC.
- Tra cứu và truy cập học liệu số: Hệ thống tra cứu OPAC
- Phân quyền tài nguyên số: Cho phép thiết lập quyền truy cập đối với từng loại tài liệu và từng nhóm bạn đọc.
- Liên thông và đồng bộ dữ liệu thư viện số: Đồng bộ tài liệu số từ mục lục liên hợp giữa các thư viện thành viên, Cho phép gửi tài liệu số vào hệ thống mục lục dùng chung.
- Theo dõi và báo cáo sử dụng tài nguyên số: Thống kê số lượng tài liệu số, lượt truy cập, lượt tải, số lần đọc online; Ghi nhận lịch sử của từng tài khoản người dùng.
Điểm khác biệt của BieLIB:
- Khả năng liên thông tài nguyên mạnh mẽ: BieLIB cho phép đồng bộ và chia sẻ tài liệu số giữa nhiều đơn vị trong hệ thống, giúp tối ưu hóa khai thác học liệu ở cấp toàn ngành.
- Triển khai cho nhiều mô hình đơn vị: Triển khai nhiều phiên bản khác nhau cho Sở/Phòng, nhà trường, bạn đọc.
- Cá nhân hóa trải nghiệm bạn đọc: Mỗi bạn đọc có thể xây dựng thư viện số cá nhân, lưu trữ, chỉnh sửa, theo dõi tài liệu đã đọc và đã tải.
Phần mềm Dspace
DSpace là phần mềm mã nguồn mở chuyên dụng trong việc xây dựng và quản lý các bộ sưu tập số toàn văn – một cấu phần cốt lõi của thư viện số hiện đại, đặc biệt trong môi trường đại học và nghiên cứu. Được phát triển từ năm 2002 bởi MIT Libraries và HP Labs, DSpace cung cấp giải pháp quản lý thông tin nội sinh như giáo trình, bài giảng, khóa luận, luận văn, tạp chí học thuật, công trình nghiên cứu… vốn là những nguồn tài liệu quý giá nhưng thường bị phân tán và ít được khai thác hiệu quả.
Tại Việt Nam, DSpace đã được nhiều đại học lớn triển khai thành công như ĐHQG Hà Nội, ĐHQG TP.HCM, ĐH Công nghiệp TP.HCM, ĐH Nguyễn Tất Thành… trở thành một công cụ trọng yếu để số hóa, lưu trữ, bảo tồn và chia sẻ tri thức học thuật.
Tính năng nổi bật của phần mềm:
- Tổ chức bộ sưu tập số theo mô hình nhiều cấp: Cho phép xây dựng các bộ sưu tập nhiều cấp tương ứng với đơn vị (khoa, phòng…) và từng loại tài liệu số.
- Biên mục bằng chuẩn Dublin Core Metadata: Sử dụng 15 trường siêu dữ liệu cốt lõi để mô tả và hỗ trợ tìm kiếm tài liệu số.
- Hỗ trợ đa định dạng tài liệu: Có thể lưu trữ và hiển thị tài liệu ở hơn 60 định dạng như PDF, MP3, MP4, JPEG…
- Tìm kiếm toàn văn và tìm kiếm nâng cao: Cung cấp cả tìm kiếm theo từ khóa lẫn biểu thức logic, hỗ trợ duyệt theo tác giả, nhan đề, chủ đề, năm xuất bản.
- Phân quyền chi tiết theo bộ sưu tập và người dùng: Quản lý quyền truy cập ở mức độ sâu, từ tải tài liệu đến xem biểu ghi hoặc toàn văn.
Điểm khác biệt của Dspace:
- Tập trung vào quản lý học liệu toàn văn nội sinh, phù hợp với môi trường đại học và nghiên cứu.
- Cấu trúc bộ sưu tập tổ chức linh hoạt, hỗ trợ lưu trữ quy mô lớn.
- Là phần mềm mã nguồn mở, cho phép tùy biến và mở rộng theo nhu cầu học thuật.
- Có cộng đồng phát triển toàn cầu và được cập nhật thường xuyên bởi tổ chức phi lợi nhuận DuraSpace.
4. Tạm kết
Lựa chọn đúng phần mềm thư viện số là yếu tố quan trọng giúp các cơ sở giáo dục nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác tài nguyên học liệu trong thời đại số. Những nền tảng như DLib, vnEdu DigiLib, Lạc Việt Vebrary, BieLIB hay DSpace đều mang lại những giá trị riêng, phù hợp với từng quy mô và định hướng triển khai. Dù khác biệt về tính năng, điểm chung của các giải pháp này là khả năng tổ chức tài liệu số khoa học, hỗ trợ truy cập mọi lúc mọi nơi và dễ dàng tích hợp vào môi trường học tập hiện đại. Trong tiến trình chuyển đổi số toàn diện, thư viện số không chỉ là xu thế mà còn là nền tảng thiết yếu cho một nền giáo dục đổi mới, linh hoạt và bền vững.
Là doanh nghiệp hàng đầu về giải pháp giáo dục, đội ngũ PHX Smart School cam kết luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng các đơn vị trong mục tiêu hướng đến mô hình giáo dục số. Lấy người dùng làm trung tâm, chúng tôi luôn không ngừng phát triển các giải pháp tiên tiến, giúp chất lượng đào tạo và hiệu quả vận hành của đơn vị ngày một được nâng cao.
CTCP Dịch Vụ Và Giải Pháp Công Nghệ Giáo Dục PHX Smart School
- SĐT: (+84)392-601-425
- Email: khachhang@phx-smartschool.com
- Fanpage: PHX Smart School
Thạc sĩ chuyên ngành Công nghệ Giáo dục – Đại học Nam Kinh, 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Chuyển đổi số giáo dục tại Việt Nam.