Tổng hợp các khoản chi phí xây dựng E-Learning UPDATE 2025

Câu chuyện về chi phí triển khai vẫn luôn là chủ đề được nhắc tới mỗi khi đưa một giải pháp giáo dục vào thực tế, và đào tạo E-Learning cũng không phải ngoại lệ. Hiện nay, nhiều tổ chức giáo dục và doanh nghiệp đang có nhu cầu rất lớn trong việc tìm hiểu về giảng dạy trực tuyến nhưng những thông tin liên quan đến chi phí xây dựng E-Learning vẫn chưa được để cập một cách cụ thể. Do đó, bài viết này sẽ mang đến những con số gần nhất với thực tế để các đơn vị có thể tham khảo cũng như dễ dàng hình dung hơn về chủ đề này.

1. Hiểu đúng về chi phí xây dựng E-Learning

Một thực tế ghi nhận từ các đơn vị, gồm nhiều trường học và doanh nghiệp, rằng chi phí xây dựng E-Learning là không hề rẻ. Hệ thống E-Learning không chỉ đơn thuần là khoản đầu tư vào phần mềm, mà còn bao gồm nhiều yếu tố quan trọng khác như triển khai nội dung đào tạo trực tuyến, hạ tầng công nghệ hay vận hành. Chính vì vậy, chi phí trung bình cho một dự án sẽ dao động từ 1 tỷ đồng trở lên, tùy vào quy mô người dùng và số lượng tính năng mà con số này sẽ có sự thay đổi.

Bên cạnh đó, việc tối ưu chi phí xây dựng E-Learning không đồng nghĩa với hành động cắt giảm các khoản đầu tư mà là sự cân đối giữa ngân sách bỏ ra và hiệu quả thu lại. Đây là một lưu ý đặc biệt quan trọng cho đội thực thi dự án. Để đánh giá được thì đơn vị cần sự cố vấn từ những chuyên gia giáo dục, họ sẽ hỗ trợ bạn quyết định xem nên triển khai hạng mục nào để đáp ứng vừa đủ nhu cầu trong 3-5 năm tới, từ đó tối ưu nguồn ngân sách.

Do kinh phí xây dựng E-Learning hiện nay vẫn chưa được dễ tiếp cận đến số đông mô hình tổ chức nên việc áp dụng giải pháp này vẫn đang bị trì hoãn. Với vấn đề này, những giá trị lâu dài của đào tạo trực tuyến cần được nhìn nhận lại một cách đúng đắn từ không chỉ riêng bộ phận quản lý cấp cao mà còn chính là người dùng trong tổ chức. 

Việc xác định chi phí xây dựng hệ thống E-Learning cũng một phần bị ảnh hưởng bởi hiểu biết của người thực hiện trong khía cạnh này. Nếu các thầy cô vẫn còn các khúc mắc liên quan tới chủ đề “E-Learning là gì?“, các thầy cô có thể tham khảo các bài chia sẻ của PHX Smartschool, được chia sẻ bởi các chuyên gia trong lĩnh vực giáo dục hiện đại.

2. Các khoản chi phí xây dựng hệ thống E-Learning

Dưới đây là tổng hợp 05 hạng mục chính trong chi phí xây dựng hệ thống E-Learning. Các hạng mục này trong hầu hết các dự án E-Learning đều là các yêu cầu tối thiểu mà thầy cô và nhà trường cần phải thực hiện. Chúng gồm: 

2.1. Chi phí lắp đặt hạ tầng máy chủ

Hạ tầng máy chủ, hay tên gọi phổ biến là hạ tầng server, là một khu vực tập hợp các phần cứng, phần mềm và tài nguyên được dùng để vận hành một máy chủ hoàn chỉnh. Hạ tầng máy chủ sẽ đảm bảo hệ thống E-Learning hoạt động hiệu quả, ổn định và bảo mật. Hạ tầng này được hoàn thiện từ 4 thành phần:

• Phần cứng: Máy chủ vật lý, bộ lưu trữ, thiết bị mạng.
• Phần mềm: Hệ điều hành, phần mềm quản lý server, hệ thống bảo mật.
• Mạng kết nối: Kết nối internet, tường lửa (kiểm soát truy cập mạng), VPN (mạng nội bộ).
• Dịch vụ hỗ trợ: Sao lưu, giám sát, cân bằng tải.

Với hạ tầng server, kinh phí xây dựng E-Learning cho hạng mục này có thể được cắt giảm nếu đã được xây dựng từ trước. Một số hạ tầng không đạt tiêu chuẩn sẽ cần nâng cấp thêm với chi phí linh hoạt, phụ thuộc vào mức độ đáp ứng hiện tại và mục tiêu triển khai.

Ngược lại, các tổ chức triển khai lần đầu như hệ giáo dục K-12 sẽ phải xây dựng một hạ tầng mới, thay thế cho hạ tầng mạng hiện tại. Ngân sách đầu tư cho hạ tầng máy chủ sẽ dao động từ 700,000,000 – 1,500,000,000 VNĐ, tùy vào quy mô người dùng..

2.2. Chi phí phát triển phần mềm

Phần mềm E-Learning có thể được coi là xương sống của cả mô hình đào tạo trực tuyến. Đây sẽ là nơi mà tất cả đối tượng từ quản trị viên đến học viên sẽ thực hiện hầu hết các công việc, hoạt động. 

Khi nhắc đến phần mềm E-Learning trong các dự án cụ thể, LMS và LCMS là những cái tên được ứng dụng phổ biến nhất. Với mỗi mô hình là trường học, doanh nghiệp hay trung tâm giáo dục, một trong hai phần mềm trên sẽ phù hợp hơn trong mục tiêu vận hành.

	LMS (Hệ thống quản lý học tập)	LCMS (Hệ thống quản lý nội dung học tập)
Định nghĩa	Nền tảng giúp quản lý, theo dõi công tác đào tạo, giảng dạy.	Nền tảng giúp tạo, quản lý, lưu trữ và phân phối nội dung học tập.
Mục đích sử dụng	Đảm nhiệm toàn bộ các hoạt động xoay quanh nội dung học tập.	Thực hiện toàn bộ các công việc xoay quanh hoạt động dạy và học.
Đơn vị dùng chính	Trường học, doanh nghiệp, tổ chức đào tạo cần quản lý và triển khai khóa học, chương trình đào tạo.	Các chuyên gia thiết kế nội dung học tập. Trung tâm giáo dục, doanh nghiệp muốn tạo và phân phối nội dung học tập/khóa học.
Hệ thống phổ biến	PHX, Moodle, Blackboard, TalentLMS.	Adobe Captivate Prime, Lectora Online, Xyleme.

Hiện nay, phần mềm đào tạo trực tuyến có nhiều phân khúc khác nhau do mọi người có thể chọn đầu tư theo dạng cài đặt mã nguồn mở hay trả phí. Đồng thời, việc lựa chọn giữa phần mềm được phát triển trong nước hay ngoài nước cũng khiến cho số tiền được chi trả cũng khác nhau. Do là thành phần cốt lõi nên kinh phí cho hạng mục này thường chiếm hơn 50% tổng ngân sách xây dựng E-Learning. 

2.3. Chi phí xây dựng nội dung E-Learning

Trong khâu này, toàn bộ các văn bản, tài liệu vật lý sẽ được chuyển sang dạng điện tử để sử dụng trên các hệ thống quản lý. Bên cạnh đó, đơn vị đồng thời sẽ biên soạn thêm các bài giảng E-Learning để đóng gói chương trình đào tạo, phục vụ cho việc tái sử dụng nội dung.

Nhằm đảm bảo tiêu chuẩn E-Learning, hầu hết các cơ sở giáo dục hay doanh nghiệp hiện nay sẽ ưu tiên việc thuê đội ngũ thiết kế bên ngoài. Cụ thể, chi phí trung bình để hoàn thiện một khóa học hay môn học cơ bản sẽ dao động từ 150,000,000 – 400,000,000 VNĐ. Với các chương trình có lượng bài giảng lớn hơn hay mức độ phức tạp cao hơn, con số có thể lên đến 500,000,000 – 1,000,000,000 VNĐ. 

2.4. Chi phí đào tạo nhân sự vận hành

Nhân sự vận hành là một hạng mục không thể thiếu trong chi phí xây dựng E-Learning, hoạt động chủ yếu là tuyển dụng và xây dựng một đội ngũ nhân sự chuyên trách mảng vận hành. Trong đó, đội ngũ sẽ bao gồm 4 vị trí:

• Quản trị viên hệ thống (từ 2 người trở lên): Bộ phận hỗ trợ ban lãnh đạo đơn vị công tác quản lý, giám sát người dùng và các hoạt động trên hệ thống E-Learning. 
• Chuyên viên kỹ thuật (từ 2 người): Bộ phận đảm nhận và xử lý các vấn đề về phần mềm và yếu tố kỹ thuật khác.
• Chuyên viên thiết kế nội dung (từ 2 người trở lên): Bộ phận chuyên sản xuất các bài giảng, nội dung điện tử phục vụ cho hoạt động dạy và học trực tuyến.
• Hỗ trợ viên (từ 3 người trở lên): Bộ phận ghi nhận các phản hồi, vấn đề từ người dùng và sẵn sàng giải đáp cũng như xử lý yêu cầu khi cần thiết. 

Nhiều đơn vị hiện nay lựa chọn việc thuê nhân sự ngoài để lược bỏ hạng mục này trong chi phí xây dựng E-Learning. Tuy nhiên, việc đào tạo từ đội ngũ nhân sự hiện tại cũng là một phương án giúp tiết kiệm chi phí vận hành về lâu dài. Nếu lựa chọn phương án này, khối lượng công việc được giao cần đảm bảo không ảnh hướng quá nhiều đến vị trí hiện tại mà họ đang nhận.

Với hình thức thuê ngoài, đơn vị sẽ hoàn toàn cần bỏ ra khoản chi phí này. Ngược lại, chi phí đào tạo lên từ nhân sự nội bộ sẽ phụ thuộc vào mức độ chuyên môn của mỗi người đối với các vị trí nhất định. Các công việc đòi hỏi chuyên môn cao như chuyên viên kỹ thuật và chuyên viên thiết kế nội dung sẽ tốn nhiều ngân sách hơn để đào tạo.

2.5. Chi phí bảo trì

Sau khi hoàn thiện hệ thống E-Learning, đơn vị sẽ cần đối mặt với một khoản khác đó là chi phí bảo trì. Đây là mức chi phí cố định hằng năm để duy trì khả năng vận hành của hệ thống cũng như khắc phục các lỗi phát sinh và chi phí nâng cấp phiên bản.

Thông thường, chi phí bảo trì sẽ được quyết định bởi số lượng người dùng tại đơn vị, cụ thể là:

• Dưới 1000 người dùng: 150,000,000 – 400,000,000 VNĐ
• 1000 -> 5000 người dùng: 400,000,000 – 1,000,000,000 VNĐ
• 5000 -> 20000 người dùng: 1,000,000,000 – 2,500,000,000 VNĐ

Các con số ở trên chỉ mang tính chất tham khảo giúp mọi người dễ hình dung hơn về các khoản cần chi thực tế. Trong trường hợp đơn vị muốn một bảng chi phí xây dựng E-Learning cụ thể, lời khuyên của PHX Smart School là bạn nên liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp để có con số cụ thể nhất cho mô hình của mình, cũng như có cơ hội trao đổi về triển khai hệ thống E-Learning.

3. Cách tiết kiệm các chi phí xây dựng E-Learning quan trọng.

Qua quá trình thực hiện nhiều dự án thực tế, một số kinh nghiệm mà PHX Smart School đã đúc rút và đang áp dụng cho những khách hàng của mình đó là: 

3.1. Tối ưu phần mềm E-Learning

Với những đơn vị có mô hình đào tạo chủ yếu là phân phối hay sử dụng khóa học, hệ thống LCMS sẽ lựa chọn tối ưu và tiết kiệm chi phí hơn so với hệ thống LMS. Sau khi lựa chọn xong phần mềm E-Learning, đơn vị cần đánh giá các tính năng cần thiết, đáp ứng vừa đủ cho công việc hiện tại vì càng nhiều tính năng thì chi phí xây dựng E-Learning càng lớn. Ngoài ra, không gian dữ liệu không cần thiết phải đầu tư quá lớn gây lãng phí ngân sách. Thay vào đó, đơn vị có thể mua một không gian vừa đủ để lưu trữ trong 3-5 năm tới.

3.2. Tận dụng giảng viên nội bộ

Trong khâu lên chương trình E-Learning, đơn vị có thể tận dụng đội ngũ giảng viên của mình để thực hiện một số bước cơ bản như xây dựng khung chương trình và lên kịch bản bài giảng. Các chuyên viên thiết kế sẽ hỗ trợ giảng viên làm quen với giao diện phần mềm, từ đó cho phép họ đảm nhận được những công đoạn khó hơn trong quy trình biên soạn nội dung.

3.3. Phân bổ nhân sự vận hành

Một đội ngũ vận hành hiệu quả không nhất thiết hoàn toàn bởi những chuyên viên giàu kinh nghiệm. Ngược lại, đơn vị nên phân bổ tỷ lệ giữa nhân sự nội bộ và nhân sự ngoài thông qua cách tối ưu sau để tiết kiệm chi phí xây dựng E-learning.

• Quản trị viên hệ thống: Nhân sự phòng hành chính – thiết bị của tổ chức có thể được đào tạo để đảm nhận toàn bộ vị trí này.
• Chuyên viên kỹ thuật: Ngoài các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ phần mềm, hầu hết các đơn vị sẽ cần thuê những chuyên viên bên ngoài ít nhất từ 2 năm kinh nghiệm.
• Chuyên viên thiết kế nội dung: Trong giai đoạn đầu, bộ phần này sẽ cần được thuê ngoài 100% để đảm bảo tiêu chuẩn nội dung. Sau đó, các vị trí này sẽ được “nội bộ hóa” bằng cách chuyển đổi dần sang giảng viên nội bộ do công việc này về bản chất khá tương đồng với nghiệp vụ của giảng viên hiện tại. 
• Hỗ trợ viên: Đơn vị có thể phát triển từ đội ngũ nhân sự từ phòng dịch vụ. 

Ngoài những cách trên, việc xác định đúng đối tượng, vấn đề và lên kế hoạch cụ thể là những việc cần được thực hiện để tránh sử dụng ngân sách không hiệu quả. Qua đó, đơn vị có thể tiết kiệm tối đa các khoản ngân sách trong chi phí xây dựng E-Learning. 

4. Các câu hỏi thường gặp về chi phí xây dựng E-Learning

4.1. Tổng chi phí xây dựng E-Learning là bao nhiêu?

Từ 1,000,000,000 VNĐ trở lên, con số này sẽ thay đổi phụ thuộc vào hai yếu tố bao gồm nguồn lực hiện tại và mức độ yêu cầu của đơn vị. Với nguồn lực, yếu tố này được thể hiện qua nguồn lực con người và nguồn lực cơ sở vật chất. Nếu hai nguồn lực càng lớn thì chi phí xây dựng E-Learning càng giảm. Ngược lại, mức độ yêu cầu của đơn vị càng lớn thì hệ thống E-Learning càng phức tạp, từ đó chi phí sẽ gia tăng. 

4.2. Những chọn phần mềm mã nguồn mở hay phần mềm trả phí để tiết kiệm chi phí?

Dưới đây là bảng so sánh ưu nhược điểm giữa hai dạng phần mềm này. 

	Phần mềm mã nguồn mở	Phần mềm thương mại
Ưu điểm	Không tốn chi phí đầu tư Đơn vị chủ động về chỉnh sửa, thay đổi tính năng trong phần mềm	Giao diện thân thiện với người dùng Dễ sử dụng Không tốn chi phí phát triển
Nhược điểm	Chi phí vận hành cao Giao diện cơ bản, cần chỉnh sửa nhiều Cần ngân sách chỉnh sửa lại phần mềm	Tùy chỉnh hạn chế Chi phí vận hành cao Phụ thuộc vào nhà cung cấp

Nếu đánh giá về chi phí đầu tư, phần mềm mã nguồn mở sẽ cần mức ngân sách lớn hơn do đơn vị phải thuê kỹ thuật viên để phát triển và tinh chinh lại phần mềm. Ngoài ra, các chi phí ẩn như mua hosting cho website, lưu trữ đám mây có thể sẽ phát sinh trong giai đoạn đầu. Do đó, nếu đơn vị bạn muốn tiết kiệm chi phí, phần mềm dễ sử dụng thì hình thức thương mại hay trả phí là lựa chọn tốt nhất của bạn.

5. Tạm kết

Xây dựng một hệ thống E-Learning hiệu quả không chỉ đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu mà còn cần sự cân nhắc kỹ lưỡng về các yếu tố như nền tảng công nghệ, nội dung giảng dạy, chi phí vận hành và bảo trì. Tùy thuộc vào quy mô, mục tiêu đào tạo và mức độ tùy chỉnh, tổng chi phí có thể dao động đáng kể. Tuy nhiên, nếu được triển khai hợp lý, E-Learning sẽ mang lại lợi ích lâu dài, tối ưu hóa chi phí đào tạo, mở rộng khả năng tiếp cận giáo dục và nâng cao chất lượng giảng dạy. 

Với mục tiêu thực hiện hóa các mô hình E-Learning, đội ngũ PHX Smart School cam kết luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng đơn vị trong suốt quá trình triển khai dự án. Lấy người dùng làm trung tâm, chúng tôi luôn không ngừng phát triển các giải pháp tiên tiến, giúp chất lượng đào tạo và hiệu quả vận hành của đơn vị ngày một được nâng cao. 

Nếu các thầy cô và nhà trường đang có nhu cầu triển khai hệ thống E-Learning, hãy liên hệ ngay với PHX Smart School tại:

CTCP Dịch Vụ Và Giải Pháp Công Nghệ Giáo Dục PHX Smart School

• SĐT: (+84)392-601-425
• Email: khachhang@phx-smartschool.com 
• Fanpage: PHX Smart School