Hiện nay, thanh toán học phí không dùng tiền mặt đang trở thành một giái pháp thanh toán được nhiều nhà trường sử dụng và luôn xuất hiện trong các mô hình giáo dục số hiện đại. Giải pháp này đã làm thay đổi không chỉ toàn bộ hoạt động thu đóng học phí mà còn định hình lại cách quản lý tài chính trong trường học theo hướng hệ thống và khoa học hơn, đồng thời cũng giúp tiết kiệm thời gian cho phụ huynh. Hãy cùng PHX Smart School đi sâu vào giải pháp này trong bài viết sau đây.
Nội dung
1. Thực trạng thanh toán học phí không dùng tiền mặt tại Việt Nam
Thanh toán học phí không dùng tiền mặt là hình thức chi trả học phí và các khoản dịch vụ giáo dục thông qua các phương tiện điện tử như chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử, cổng dịch vụ công… thay vì sử dụng tiền mặt trực tiếp. Đây là một phần ứng dụng trong bộ giải pháp thanh toán không dùng tiền mặt, không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro tiền mặt trong quá trình thu đóng học phí mà còn tăng cường tính minh bạch, tiết kiệm thời gian, chi phí cho hoạt động này của nhà trường. Ở góc độ khác, đây cũng là một bước đi thiết yếu trong việc xây dựng hệ sinh thái giáo dục số và phát triển mô hình trường học thông minh.
Trong nhiều năm trở lại, nhằm thúc đẩy triển khai hình thức thanh toán này, Chính phủ cùng Bộ GD&ĐT đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo mang tính định hướng chiến lược. Cụ thể, Quyết định số 1813/QĐ-TTg ngày 28/10/2021 của Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt Đề án phát triển thanh toán không dùng tiền mặt giai đoạn 2021–2025, trong đó đặt mục tiêu từ 90–100% cơ sở giáo dục tại đô thị thực hiện hình thức thanh toán này.
Bên cạnh quyết định trên, hành lang pháp lý cho việc triển khai thanh toán học phí không dùng tiền mặt cũng đã được hoàn thiện thông qua một số văn bản quan trọng như:
- Công văn 7030/BGDĐT-KHTC: Hướng dẫn triển khai, yêu cầu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ, đảm bảo an toàn dữ liệu và kết nối với nền tảng thanh toán trực tuyến quốc gia.
- Quyết định 4597/QĐ-BGDĐT: Quy định kỹ thuật về dữ liệu nhằm đảm bảo kết nối, chia sẻ thông tin giữa cơ sở giáo dục và tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
- Nghị định 13/2023/NĐ-CP: Quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm khái niệm, phân loại dữ liệu, quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu, nguyên tắc xử lý và các quy định liên quan đến chuyển dữ liệu ra nước ngoài và xử lý vi phạm.
Với sự chỉ đạo quyết liệt và hành lang pháp lý ngày càng hoàn thiện, thanh toán học phí không dùng tiền mặt đang trở thành giải pháp trọng điểm mà các trường học trên cả nước tích cực triển khai. Vai trò của giải pháp không chỉ dừng lại ở việc nâng cao hiệu quả thu đóng học phí, mà còn hướng đến mục tiêu lớn hơn là số hóa công tác quản lý tài chính trong nhà trường, tạo nền tảng vững chắc cho quá trình số hóa giáo dục toàn diện.
2. Các lợi ích của giải pháp thanh toán học phí không dùng tiền mặt
Thanh toán học phí không dùng tiền mặt mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các bên liên quan trong hệ sinh thái giáo dục, đặc biệt là đối với nhà trường, phụ huynh – học sinh và các cơ quan quản lý giáo dục.
2.1. Đối với nhà trường
- Tăng tính minh bạch và kiểm soát tài chính: Giảm tình trạng thất thoát, nhầm lẫn hay gian lận trong thu chi, nhờ vào việc tất cả các giao dịch đều được lưu vết và truy xuất dễ dàng.
- Tối ưu hóa quy trình quản lý: Dễ dàng thống kê, báo cáo, đối soát và lập kế hoạch tài chính; tiết kiệm nhân lực trong khâu thu học phí và xử lý sổ sách.
- Giảm rủi ro tài chính: Không phải lưu trữ, kiểm đếm và vận chuyển tiền mặt, từ đó hạn chế rủi ro mất mát, sai sót.
2.2. Đối với phụ huynh và học sinh
- Tiện lợi và nhanh chóng: Có thể thanh toán mọi lúc, mọi nơi qua điện thoại, máy tính, không cần đến trường nộp trực tiếp.
- Dễ theo dõi và kiểm soát chi phí học tập: Nhận thông báo thanh toán tự động, lưu giữ hóa đơn điện tử, truy xuất lịch sử đóng học phí dễ dàng.
- An toàn và bảo mật: Giảm rủi ro mang theo tiền mặt; thông tin cá nhân được bảo vệ theo các quy định pháp luật về dữ liệu cá nhân.
- Được lựa chọn linh hoạt phương thức thanh toán: Qua ví điện tử, app ngân hàng, mã QR, cổng dịch vụ công,… phù hợp với nhu cầu từng gia đình.
2.3. Đối với cơ quan quản lý giáo dục
- Tăng hiệu quả giám sát và quản trị: Dễ dàng nắm bắt tổng quan tình hình thu đóng học phí trên toàn hệ thống trường học.
- Thúc đẩy chuyển đổi số ngành giáo dục: Kết nối giữa hệ thống quản lý nhà trường và hệ thống thanh toán tạo nền tảng cho việc quản trị tài chính thông minh.
- Tối ưu hóa nguồn lực công: Giảm thời gian xử lý báo cáo, thống kê, đối soát tài chính trong toàn ngành.
Việc chuyển hoạt động thanh toán học phí lên nền tảng số đã tạo điều kiện để toàn bộ quy trình có thể thực hiện từ xa, không cần tiếp xúc trực tiếp, hoàn toàn dựa trên hệ thống dữ liệu và phần mềm quản lý. Nhờ đó, lợi ích của hình thức thanh toán học phí không dùng tiền mặt được lan tỏa đồng đều tới tất cả các cá nhân, tổ chức tham gia vào công tác giáo dục, từ nhà trường đến phụ huynh.
3. Hướng dẫn thanh toán học phí không tiền mặt
Thông thường, giải pháp thanh toán học phí không tiền mặt sẽ cung cấp cho nhà trường 02 lựa chọn thanh toán, tùy theo nhu cầu sử dụng của nhà trường: Thông qua ứng dụng ngân hàng (Banking App) hoặc theo hệ thống thanh toán chuyên dụng được hỗ trợ bởi các cổng thanh toán trực tuyến.
3.1. Thanh toán bằng ứng dụng ngân hàng
Hiện nay, với sự hợp tác ngày càng chặt chẽ giữa các cơ sở giáo dục và các tổ chức cung cấp dịch vụ tài chính, đặc biệt là các ngân hàng, nhiều ứng dụng ngân hàng đã tích hợp trực tiếp tính năng thanh toán học phí cho một số trường học. Các ngân hàng như BIDV, Techcombank, VietinBank, HDBank… là những đơn vị tiêu biểu trong việc triển khai dịch vụ này.
Mặc dù giao diện và quy trình thanh toán có thể khác nhau tùy theo từng ngân hàng, tuy nhiên về cơ bản, các bước thanh toán học phí qua ứng dụng ngân hàng đều theo trình tự sau:
- Bước 1: Truy cập ứng dụng ngân hàng từ màn hình chính
- Bước 2: Chọn mục “Học phí” hoặc tương đương
- Bước 3: Lựa chọn trường học hoặc đơn vị thu phí
- Bước 4: Nhập mã học sinh hoặc mã định danh theo yêu cầu
- Bước 5: Xác nhận và thực hiện thanh toán.
Trong trường hợp ứng dụng ngân hàng chưa tích hợp tính năng này, phụ huynh hoặc học sinh vẫn có thể thực hiện theo phương thức thủ công. Cụ thể, người dùng truy cập website hoặc ứng dụng của trường để lấy mã QR thanh toán, sau đó sử dụng ứng dụng ngân hàng để quét mã và nhập nội dung theo hướng dẫn. Việc thanh toán lúc này sẽ được thực hiện như một giao dịch chuyển khoản thông thường, nhưng vẫn đảm bảo chính xác và đúng quy trình do nhà trường quy định.
3.2. Thanh toán qua hệ thống thanh toán không tiền mặt chuyên dụng
Bên cạnh việc tích hợp tính năng thanh toán học phí qua ứng dụng ngân hàng, nhiều cơ sở giáo dục hiện nay cũng đang áp dụng các hệ thống thanh toán không tiền mặt chuyên dụng do nhà trường hoặc đối tác công nghệ triển khai. Đây thường là các cổng thanh toán điện tử tích hợp trực tiếp với phần mềm quản lý giáo dục, cho phép phụ huynh và học sinh thanh toán nhanh chóng thông qua tài khoản cá nhân được cấp riêng.
Một số hệ thống phổ biến trong các trường bao gồm: Sisap,VNPay, OneEdu, Viettel Money,… Các hệ thống này được thiết kế riêng cho môi trường giáo dục, giúp liên thông dữ liệu giữa nhà trường và người học, đồng thời hỗ trợ cập nhật, đối soát thông tin học phí theo thời gian thực.
Về cơ bản, quy trình thanh toán học phí qua hệ thống chuyên dụng được thực hiện như sau:
- Bước 1: Truy cập vào website hoặc ứng dụng của hệ thống thanh toán theo hướng dẫn từ nhà trường
- Bước 2: Đăng nhập bằng mã học sinh hoặc thông tin định danh cá nhân
- Bước 3: Chọn mục “Thanh toán học phí” hoặc tương đương
- Bước 4: Kiểm tra thông tin khoản thu và chọn phương thức thanh toán phù hợp
- Bước 5: Xác nhận và hoàn tất giao dịch
Các hệ thống thanh toán chuyên dụng thường hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như thẻ ngân hàng, ví điện tử, hoặc tích hợp với mã QR để thuận tiện cho phụ huynh và học sinh.
Trong trường hợp phụ huynh chưa nắm rõ quy trình, nhà trường thường có hướng dẫn cụ thể qua website, email hoặc thông báo trực tiếp trên phần mềm quản lý học sinh. Mọi giao dịch thực hiện qua hệ thống này đều được đồng bộ với hệ thống kế toán và quản lý tài chính của nhà trường, đảm bảo minh bạch, chính xác và dễ kiểm tra khi cần đối chiếu.
4. Giải pháp thanh toán của PHX Smart School
Giải pháp thanh toán học phí không dùng tiền mặt của PHX Smart School được phát triển như một tính năng tích hợp trực tiếp trong hệ thống quản lý nhà trường, hoặc có thể triển khai độc lập theo nhu cầu riêng của cơ sở giáo dục. Nhờ được thiết kế tối ưu theo từng đơn vị, toàn bộ dữ liệu và quy trình thanh toán đều được lưu trữ và liên kết chặt chẽ với hệ thống vận hành của nhà trường, đảm bảo tiết kiệm thời gian thực hiện, kiểm kê, đối soát.
Không chỉ dừng lại ở việc hiển thị thông tin học phí, giải pháp của PHX còn được mở rộng thêm nhiều tiện ích hỗ trợ người dùng như: lựa chọn khoản phí cần đóng, theo dõi trạng thái thanh toán, tra cứu lịch sử giao dịch… Ngoài ra, giao diện quản trị được xây dựng trực quan, cho phép nhà trường dễ dàng thống kê, phân tích theo lớp học, theo học kỳ hoặc các tiêu chí linh hoạt khác, giúp việc quản lý tài chính trở nên minh bạch và hiệu quả hơn.
Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án chuyển đổi số giáo dục, giải pháp thanh toán học phí của PHX Smart School được hoàn thiện liên tục để đáp ứng sát nhất với nhu cầu từ những người dùng thực tế. Chính nhờ sự phù hợp về tính năng và trải nghiệm người dùng, nhiều trường học lớn như Đại học Phenikaa, Trường Liên cấp Ban Mai… đã tin tưởng lựa chọn PHX Smart School làm đối tác công nghệ trong hành trình số hóa toàn diện hoạt động nhà trường, đặc biệt là công tác thanh toán học phí không dùng tiền mặt.
5. Tạm kết
Thanh toán học phí không dùng tiền mặt đang trở thành một phần không thể thiếu trong quá trình chuyển đổi số giáo dục, mang lại lợi ích rõ rệt cho cả nhà trường, phụ huynh và học sinh. Dưới sự định hướng của Chính phủ và hệ thống pháp lý ngày càng đồng bộ, các giải pháp thanh toán hiện đại đang được triển khai mạnh mẽ. Từ ứng dụng ngân hàng, cổng thanh toán chuyên biệt đến nền tảng tích hợp như PHX Smart School, hoạt động thu học phí trở nên dễ dàng, minh bạch và an toàn hơn. Đây chính là nền tảng thúc đẩy các trường học nâng cao năng lực quản trị và từng bước xây dựng mô hình giáo dục thông minh, hiệu quả.
Là doanh nghiệp hàng đầu về giải pháp giáo dục, đội ngũ PHX Smart School cam kết luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng các đơn vị trong mục tiêu hướng đến mô hình giáo dục số. Lấy người dùng làm trung tâm, chúng tôi luôn không ngừng phát triển các giải pháp tiên tiến, giúp chất lượng đào tạo và hiệu quả vận hành của đơn vị ngày một được nâng cao.
Nếu các đơn vị đang có nhu cầu về triển khai thanh toán học phí không dùng tiền mặt, hãy liên hệ ngay với PHX Smart School tại:
CTCP Dịch Vụ Và Giải Pháp Công Nghệ Giáo Dục PHX Smart School
- SĐT: (+84)392-601-425
- Email: khachhang@phx-smartschool.com
- Fanpage: PHX Smart School
Thạc sĩ chuyên ngành Công nghệ Giáo dục – Đại học Nam Kinh, 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Chuyển đổi số giáo dục tại Việt Nam.