Tổng hợp các quy định thanh toán không dùng tiền mặt 2025

Thanh toán không tiền mặt giờ đây đã trở thành một hoạt động khó thể tách rời trong mọi mặt của đời sống xã hội. Tuy nhiên, không phải ai trong số chúng ta cũng hiểu rõ các quy định thanh toán không dùng tiền mặt đang áp dụng cho chính bản thân mình. Với kinh nghiệm 05 năm triển khai giải pháp thanh toán không tiền mặt cho các nhà trường tại Hà Nội, hãy cùng PHX Smart School tìm hiểu và làm rõ các quy định pháp luật, cũng như những tư vấn triển khai trong bài viết này. 

1. Đối tượng áp dụng của các quy định thanh toán không dùng tiền mặt

Theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP, các quy định thanh toán không dùng tiền mặt được áp dụng cho toàn bộ tài khoản người dùng và các mô hình tổ chức trong xã hội. Dù bạn là đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán hay chỉ là người tiêu dùng phục vụ cho hoạt động cá nhân, bạn vẫn nằm trong phạm vi quy phạm của nghị định.

Để dễ hình dung, đối tượng áp dụng có thể được phân thành hai nhóm chính:

• Người cung cấp dịch vụ: là những tổ chức đóng vai trò “xương sống” trong hệ sinh thái thanh toán không tiền mặt, đảm bảo cho quá trình vận hành được thông suốt.
• Người sử dụng dịch vụ: là các cá nhân, tổ chức trực tiếp thực hiện các giao dịch thanh toán thông qua hệ thống này.

1.1. Người cung cấp dịch vụ

Với vai trò là người cung cấp dịch vụ, các đơn vị lại được chia thành đơn vị trực tiếp cung cấp và đơn vị trung gian cung cấp. Trong đó, đơn vị trực tiếp cung cấp sẽ bao gồm:

• Ngân hàng Nhà nước Việt Nam: cơ quan trung tâm điều phối hệ thống.
• Ngân hàng thương mại: nơi người dùng mở tài khoản, chuyển khoản, quẹt thẻ.
• Chi nhánh ngân hàng nước ngoài: phục vụ khách hàng quốc tế tại Việt Nam.
• Quỹ tín dụng nhân dân, tổ chức tài chính vi mô: phục vụ nhóm dân cư đặc thù.

• Doanh nghiệp bưu chính công ích: cung cấp dịch vụ chi hộ/thu hộ ở vùng sâu vùng xa.

Ngoài ra, còn các tổ chức đóng vai trò là trung gian cung cấp khác, thường là các công ty về công nghệ tài chính nhnhư:

• Ví điện tử: như MoMo, ZaloPay, VNPay,…
• Cổng thanh toán điện tử
• Dịch vụ hỗ trợ thu hộ/chi hộ
• Chuyển mạch tài chính và bù trừ điện tử: hạ tầng kết nối dữ liệu thanh toán giữa các tổ chức tài chính.

1.2. Người sử dụng dịch vụ

Đây là nhóm đối tượng đa dạng nhất, có thể chia thành ba nhóm nhỏ:

• Cá nhân: sử dụng thanh toán không tiền mặt cho các nhu cầu thường nhật như mua sắm, thanh toán hóa đơn, nhận lương, đóng học phí…

• Hộ kinh doanh và doanh nghiệp: có nhu cầu phức tạp hơn như tích hợp thanh toán với ngân hàng, ví điện tử, cổng thanh toán để phục vụ khách hàng, sử dụng POS, dịch vụ thu/chi hộ, trả lương cho nhân viên… Đồng thời, họ cũng có nghĩa vụ lưu trữ giao dịch, xuất hóa đơn và kê khai thuế theo yêu cầu từ cơ quan nhà nước.
• Tổ chức công: gồm các đơn vị như trường học, bệnh viện, cơ quan nhà nước. Dù có chức năng tương tự doanh nghiệp, nhưng nhóm này phải tuân thủ thêm các quy định đặc thù như: chuẩn kết nối với hệ thống quản lý cấp cao của Chính phủ, sử dụng mã định danh ngân hàng, và đảm bảo bảo mật dữ liệu người dân.

Với đặc thù chịu sự giám sát trực tiếp từ Ngân hàng Nhà nước, các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán hiện nay đã triển khai hoạt động theo một quy trình bài bản và tuân thủ đầy đủ các quy chuẩn pháp lý được ban hành. Tuy nhiên, ở chiều ngược lại với nhóm người sử dụng dịch vụ, mặc dù chiếm số lượng đông đảo và có sự đa dạng về nhu cầu lại chưa được phổ biến đầy đủ về các quy định thanh toán không dùng tiền mặt.

Chính vì vậy, bài viết này sẽ tập trung làm rõ những quy định đang được áp dụng đối với nhóm người sử dụng dịch vụ, nhằm giúp mọi người hiểu rõ hơn về quyền lợi, nghĩa vụ và cách thức tuân thủ pháp luật trong quá trình thực hiện các giao dịch không tiền mặt.

2. Quy định thanh toán không dùng tiền mặt với người dùng cá nhân

Trong quá trình đăng ký, người dùng cần cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin định danh, bao gồm giấy tờ tùy thân và dữ liệu sinh trắc học để xác thực. Việc này đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong bảo mật tài khoản, đồng thời đảm bảo giao dịch diễn ra an toàn, nhất là trong môi trường trực tuyến.

Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định rõ việc bảo mật thông tin truy cập, không chia sẻ, cho thuê, mua bán tài khoản, mã OTP hay thiết bị xác thực là thuộc về trách nhiệm cá nhân. Các hành vi trên có thể bị coi là vi phạm pháp luật và có thể dẫn đến việc tài khoản bị khóa vĩnh viễn, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền sử dụng dịch vụ.

Ngoài ra, một số hành vi bị nghiêm cấm tuyệt đối khi sử dụng phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt gồm có:

• Mở ví điện tử, tài khoản thanh toán giả danh, mượn danh hoặc nặc danh.
• Cho thuê, cho mượn, mua bán thông tin tài khoản hoặc ví điện tử.
• Sử dụng phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt cho các hoạt động bất hợp pháp như đánh bạc, rửa tiền, lừa đảo…

Trước thực trạng lừa đảo trên không gian mạng ngày càng tinh vi, việc định danh người dùng và áp dụng bảo mật sinh trắc học đa lớp không còn là lựa chọn mà là quy định bắt buộc đối với mỗi cá nhân. Đây là yếu tố then chốt để đảm bảo an toàn cho tài khoản cá nhân, giúp ngăn chặn hiệu quả các hình thức tấn công từ bên ngoài, bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư của người dùng trong môi trường số.

3. Quy định thanh toán không dùng tiền mặt với doanh nghiệp

3.1. Tài khoản doanh nghiệp

Theo các quy định thanh toán không dùng tiền mặt của Chính phủ, doanh nghiệp hay hộ kinh doanh cần chủ động đăng ký và sử dụng tài khoản thanh toán doanh nghiệp tại ngân hàng. Tài khoản này là công cụ trung tâm cho việc:

• Trả lương, thanh toán chi phí vận hành.
• Thu chi tiền hàng, hóa đơn từ khách hàng và đối tác.
• Nhận chuyển khoản từ các nền tảng thương mại điện tử, ví điện tử hoặc điểm thanh toán POS.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thiết lập liên kết với tổ chức trung gian thanh toán để tối ưu quy trình thu chi, bao gồm:

• Cổng thanh toán điện tử
• Ví điện tử doanh nghiệp
• Dịch vụ thu hộ/chi hộ phục vụ kênh phân phối hoặc người dùng chưa có tài khoản ngân hàng

Theo lời khuyên từ các chuyên gia PHX Smart School, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý sử dụng tài khoản thanh toán đứng tên pháp nhân trong mọi hoạt động giao dịch. Việc này không chỉ giúp tăng cường tính minh bạch, tách bạch rõ ràng dòng tiền cá nhân và doanh nghiệp, mà còn là yếu tố bắt buộc để phục vụ công tác kế toán, kê khai thuế và thanh tra tài chính theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

3.2. Hình thức thanh toán

Doanh nghiệp có thể chủ động lựa chọn và triển khai nhiều phương thức thanh toán không dùng tiền mặt, bao gồm:

• Máy POS: Phù hợp với điểm bán hàng trực tiếp, nhà hàng, bán lẻ.
• QR Code: Linh hoạt, chi phí thấp, dễ tích hợp, phù hợp cho mọi quy mô từ quán nhỏ đến chuỗi lớn.
• Cổng thanh toán điện tử: Tích hợp trên website, app để bán hàng trực tuyến, đặt hàng online.

• Ví điện tử và thẻ trả trước: Phục vụ khách hàng phổ thông, tăng khả năng tiếp cận thị trường số.

Các chuyên gia của PHX đã lên một bộ tiêu chí gồm 4 điểm giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp. Trong đó, bộ tiêu chí bao gồm:

• Hành vi thanh toán của khách hàng doanh nghiệp
• Quy mô hoạt động
• Khả năng kết nối hạ tầng công nghệ
• Chi phí vận hành trong khả năng

Trong trường hợp cần tăng độ linh hoạt và tính sẵn sàng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể triển khai đồng thời nhiều phương thức thanh toán. Cách tiếp cận này không chỉ gia tăng sự tiện lợi cho khách hàng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các đối tác trong quá trình giao dịch.

3.3. Trách nhiệm kỹ thuật và pháp lý

Khi triển khai, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định thanh toán không dùng tiền mặt về yếu tố pháp lý và kỹ thuật như sau:

• Cung cấp hồ sơ pháp lý đầy đủ: bao gồm giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số thuế, tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp.
• Tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu: như xác thực hai lớp, lưu trữ an toàn dữ liệu khách hàng và giao dịch.
• Thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ: đối với các dịch vụ liên quan đến trung gian thanh toán hoặc có liên kết với ngân hàng, phải gửi báo cáo giao dịch, số dư, khối lượng thanh toán theo mẫu biểu quy định của Ngân hàng Nhà nước.

3.4. Một số hoạt động nghiêm cấm

Việc triển khai không đúng hoặc thiếu tuân thủ có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, tài chính và uy tín. Do đó, doanh nghiệp cần chú ý:

• Không sử dụng dịch vụ không được cấp phép: ví dụ như tự phát triển ví điện tử nội bộ, hoặc triển khai thanh toán qua hệ thống không rõ nguồn gốc pháp lý.
• Tuyệt đối không dùng tài khoản cá nhân để thực hiện giao dịch kinh doanh: hành vi này có thể bị xử lý vì vi phạm quy định tài chính, gây khó khăn cho công tác kế toán và thanh tra thuế.
• Không lưu trữ hoặc chia sẻ trái phép dữ liệu khách hàng qua bên thứ ba không đảm bảo bảo mật.

Theo kinh nghiệm triển khai thực tế của PHX, quá trình trình triển khai hình thức này cần được thực hiện một cách có hệ thống, có quy trình và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp lý. Doanh nghiệp nên phối hợp chặt chẽ với ngân hàng, đơn vị trung gian uy tín và bộ phận pháp chế – tài chính nội bộ để quản lý rủi ro một cách chủ động.

4. Quy định thanh toán không dùng tiền mặt với tổ chức công

Việc chuyển đổi từ hình thức thu chi truyền thống sang thanh toán không dùng tiền mặt đang trở thành yêu cầu cấp thiết đối với các tổ chức công trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia. Theo quy định hiện hành, tổ chức công như trường học, bệnh viện, cơ quan hành chính… có thể đóng vai trò là đơn vị chấp nhận thanh toán không dùng tiền mặt cho các khoản lệ phí hành chính hay khoản thu dịch vụ công khác.

4.1. Quy định triển khai

Theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt, các tổ chức chỉ được phép ký hợp đồng cung cấp dịch vụ thanh toán với các đơn vị đã được Ngân hàng Nhà nước cấp phép. Việc hợp tác này cần đi kèm với việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý, bao gồm:

• Văn bản đề nghị cung cấp dịch vụ thanh toán
• Giấy phép hoạt động hoặc quyết định thành lập
• Tài khoản ngân sách hoặc tài khoản chuyên thu
  

Đặc biệt, đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp như trường học, nên ưu tiên tích hợp thanh toán không tiền mặt trực tiếp vào phần mềm quản lý hiện có nhằm tối ưu hóa vận hành và nâng cao hiệu quả quản trị.

Với các tổ chức công có thực hiện thu chi ngân sách nhà nước, cần tuân thủ thêm các yêu cầu chuyên biệt:

• Đăng ký mã định danh thanh toán theo chuẩn của Ngân hàng Nhà nước
• Kết nối hệ thống với Kho bạc Nhà nước hoặc các đơn vị thanh toán được chỉ định

4.2. Quy định tuân thủ cần lưu ý

Sau khi hoàn tất các yêu cầu triển khai, các tổ chức cần đặc biệt chú ý đến việc tuân thủ quy định trong quá trình sử dụng dịch vụ, cụ thể gồm:

• Không thu thêm các khoản phí ngoài hợp đồng hoặc vượt mức đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Mọi biểu phí cần công khai, minh bạch và nhận được sự đồng thuận từ người dân.
• Công khai đầy đủ thông tin giao dịch: bao gồm phát hành biên lai điện tử, gửi thông báo giao dịch, và đối soát kịp thời với người nộp.
• Bảo vệ dữ liệu cá nhân và thông tin thanh toán theo đúng quy định pháp luật hiện hành về an toàn thông tin, an ninh mạng và bảo vệ quyền lợi người dùng.

Để đảm bảo việc triển khai diễn ra hiệu quả và đúng chuẩn, các tổ chức nên ưu tiên lựa chọn đối tác dịch vụ uy tín, có kiến thức pháp lý vững vàng và kinh nghiệm triển khai thực tiễn trong lĩnh vực công. Việc này giúp tổ chức chuẩn hóa ngay từ đầu về quy trình nghiệp vụ và dữ liệu, đồng thời giảm thiểu rủi ro gây thất thoát ngân sách trong dài hạn.

Hiện nay, PHX Smart School là một trong những đối tác tiên phong và giàu kinh nghiệm trong triển khai thanh toán không dùng tiền mặt cho mô hình trường học, luôn cập nhật quy định pháp lý mới nhất để đảm bảo triển khai đúng chuẩn. Không chỉ dừng ở số hóa thu học phí, hệ sinh thái giải pháp PHX Smart School còn hướng tới xây dựng trường học thông minh toàn diện, với các phân hệ như quản lý học sinh, sổ liên lạc, báo cáo tài chính… được tích hợp đồng bộ, vận hành mượt mà trên một nền tảng thống nhất.

5. Tạm kết

Thanh toán không dùng tiền mặt đang dần trở thành chuẩn mực trong mọi hoạt động xã hội. Để đảm bảo an toàn, minh bạch và đúng pháp luật, mỗi cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức công cần hiểu và thực hiện đúng quy định thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chuẩn hiện hành. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn là bước đi cần thiết trong hành trình chuyển đổi số, giúp các chủ thể vận hành hiệu quả và bền vững trong môi trường số.

Là doanh nghiệp hàng đầu về giải pháp giáo dục, đội ngũ PHX Smart School cam kết luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng các đơn vị trong mục tiêu hướng đến mô hình giáo dục số. Lấy người dùng làm trung tâm, chúng tôi luôn không ngừng phát triển các giải pháp tiên tiến, giúp chất lượng đào tạo và hiệu quả vận hành của đơn vị ngày một được nâng cao. 

Nếu các đơn vị đang có nhu cầu về triển khai thanh toán không dùng tiền mặt, hãy liên hệ ngay với PHX Smart School tại:

CTCP Dịch Vụ Và Giải Pháp Công Nghệ Giáo Dục PHX Smart School 

• SĐT: (+84)392-601-425
• Email: khachhang@phx-smartschool.com
• Fanpage: PHX Smart School